V posledním díle našeho miniseriálu o využití informačních technologií v personalistice se znovu zaměříme na některá z nadstavbových řešení společnosti Sabris, která byla v průběhu let implementace SAP HR modulů vytvořena na základě zkušeností implementačního a programátorského týmu a na žádosti uživatelů těchto modulů. Ti chtěli vytvořit nástroje, které by jim účinně pomohly řešit řadu činností spojených s řízením lidských zdrojů.

Značnou část personální agendy zaujímá evidence příchodů a odchodů, dovolené, pracovní cesty, nemocenská, výkazy práce a efektivní plánování časového harmonogramu pracovníků a jednotlivých oddělení. Proto bylo pro naše uživatele velice přinosné a výhodné vytvořit řešení, které by tyto činnosti co nejvíce zautomatizovalo a propojilo s dalšími vnitropodnikovými systémy a navázalo na dané postupy společnosti.

Upravený docházkový systém, resp. jakýsi převodový můstek - interface v rámci systému mySAP Business Suite byl vyvinut na základě potřeby firem, podniků, státních a jiných organizací, vést prokazatelnou evidenci docházky svých zaměstnanců. Jednak pro vlastní potřebu, ale z povinnosti dané Zákoníkem práce. Tato evidence se dále zavedením povinných přestávek v práci značně zkomplikovala. Docházkový systém byl upraven tak, aby co nejvíce zjednodušil ovládání a předával data z docházkového systému do systému SAP.

V současnosti se skládá z komponent uvedených obr. 1.

Obr. 1: SAP - docházkové systémy

Všechny uvedené komponenty jsou integračně propojeny a záleží na požadavcích zákazníka, které z nich bude používat. Základní funkcionalita je složena z Kmenových dat, Hospodaření s časem a Vyúčtování. Zpravidla je funkční i komponenta Plánování a Controlling. Správa uchazečů a Cestovní náhrady nejsou nutné, ale doplňují funkcionalitu, která je v některých firmách a podnicích nezbytností a podstatně zjednodušuje náročnost administrativní práce.

Architektura systému je založená na propojení mezi SAP a docházkovými systémy, které si vzájemně předávají data. Uživatelé tak pracují s informačním systémem SAP i s vybraným docházkovým systémem. Pro zadávání příchodů, odchodů, typů práce, krátkodobých a celodenních absencí lze volitelně kromě počítače využít i docházkový terminál. Vše záleží především na zvoleném docházkovém systému. Zjednodušeně můžeme říci, že lze propojit jakýkoliv docházkový systém s informačním systémem SAP. Nejvíce praktických zkušeností máme s docházkovým systémem Anet - time (firmy ANET Brno).

K tomu, aby se předávala data z docházkového do informačního systému SAP, není zapotřebí žádných velkých propojení nebo modifikací. Není nutné plánovat opět další náklady a časové prodlevy. Vše, co je potřeba, lze velmi jednoduše provést v komponentě Časového managementu, která je součástí běžného HR modulu a kde se nastaví následující funkcionality:

. nastavení terminálu HR,
. volba negativní nebo pozitivní evidence osob,
. nastavení plánů měsíční doby,
. přiřazení směn,
. zavedení organizačních jednotek nebo nákladových středisek k docházkovému systému,
. propojení na mzdy a platy,
. zpracování výkaznictví (Reporting).

Po nastavení této funkcionality je systém připraven k řešení běžné agendy docházky zcela automaticky.

Obr. 2: Časový management

Pro lepší představu toho, jak funguje propojení systémů, vám nabízíme schéma fungování mezi systémy (obr. 3). Použili jsme "Měsíční plán pracovní doby" a jako další rozlišovací funkci jme zvolili negativní evidenci osob.

Obr. 3: Fungování mezi systémy

Vzájemnou výměnou datových informací mezi systémy lze získat nadstandardní funkcionalitu, která přináší uživatelům důležité informace k tomu, aby sledování docházky bylo přehledné a srozumitelné pro všechny zaměstnance.

Správné nastavení a vzájemné předávání dat zjednodušuje administrativní činnost na personálních odděleních a umožňuje provádět nejrůznější analýzy a hodnocení. Komplexně lze shrnout funkcionalitu do těchto několika kategorií:

Databáze osob. Najdete zde všechna personální data a zařazení v organizaci jednotlivých zaměstnanců, databázi identifikačních prvků (karet/čipů) s možností jejich přidělování a změn, dále pak přehled o průchodech pracovníka za konkrétní období.

Zpracování mezd. Kompletní zpracování mzdové agendy, zpracování průchodů pro výpočet mezd, přehled přítomných a nepřítomných osob včetně důvodu nepřítomnosti. Lze provádět definice vlastních typů mzdových složek a vlastních typů průchodů, systém rovněž průběžně zohledňuje legislativní úpravy dle Zákoníku práce. Odpovědný pracovník může provádět konfigurace dle potřeb a kolektivních smluv organizace a definovat výpočtové kombinace dle potřeb organizace. Existují zde tři volitelné typy výpočtu salda: měsíční, týdenní, čtyřtýdenní, převody salda do dalšího období z nastavitelného počtu minulých měsíců/týdnů. Automatická generace příplatkových účtů: odpolední příplatek, noční příplatek, příplatek za sobotu, neděli a svátek, příplatek za nepřetržitý režim, stejně tak i automatické rozložení odpracované doby na různé účty (měsíční mzda, hodinová mzda, smluvní mzda apod.) plus automatické rozložení přesčasů příplatků dle doby, kdy jsou vykonávány (všední denní, všední noční, sobotní, přesčas ve svátek apod.) jsou samozřejmostí. Exporty do mezd SAP R/3, obecný konfigurovatelný export ve formátu DBF, TXT rovněž.

Databáze osob

Pracovní doba. Umožňuje volbu mezi základními typy modelů pracovní doby: Standardní THP, směnný s pevně stanoveným harmonogramem, směnný s dynamickým harmonogramem, směnný dle definice systému SAP, individuální definice směn pro každý den atd. Fond možno porovnávat proti harmonogramu směn nebo proti plánovacímu kalendáři, lze automaticky přidělovat pohotovosti, včetně pohotovostí s výkonem. V systému je možné dle §89 Zákoníku práce definovat přestávky jak pevně rámci směn, tak automaticky dynamicky vkládat po odpracování nastaveného počtu hodin, převádět práce ve svátek za účelem výběru náhradního volna dle §91. Systém umožňuje plánování absencí nezávislé na skutečných průchodech, plánování a agendu pohotovostí. Je k dispozici agenda cestovních příkazů v závislosti na označených služebních cestách v průchodech. Všechny náklady lze jednoduše přiřazovat dle definice struktury nákladových středisek a přiřazení práce pracovníka k tomuto středisku včetně automatického přihlášení k nákladovému středisku dle přihlášení na terminálu.

Statistiky. Lze nastavit řadu statistik - odpracovaných hodin na libovolných mzdových účtech nebo skupinách účtů dle: pracovníků, organizačních středisek. Dále je možné nákladových středisek, grafické znázornění statistik, přehled chyb, pozdních příchodů a předčasných odchodů, docházky pro kontrolu, měsíční přehled přítomnosti, výpis odpracovaných hodin včetně výpočtu dat, čerpání a převod dovolené, prodej stravenek v závislosti na docházce, speciální zákaznické statistiky dle potřeb klienta.

Je pochopitelné, že existují vazby mezi databázemi: přehrávání dat off-line nebo on-line mezi samostatnými databázemi nebo automatická synchronizace dat mezi databázemi, export problémů pro usnadnění zákaznické podpory při konfiguraci přes internet a internetový klient.

O samotnému docházkovém systému Anet lze říci ve stručnosti, že umožňuje následující funkcionalitu:

Databáze osob
V této databázi jsou uloženy informace o osobách, se kterými systém pracuje. Informace lze do databáze zadávat přímo prostřednictvím systému ANeT-Time, nebo je lze importovat z jiných informačních systémů.

Statistiky
Slouží k vytváření nejrůznějších uživatelských statistik za libovolné období. Tyto statistiky je možno vytvořit pro osobu, pro jednotlivá střediska nebo pro celou firmu. Je možno kombinovat s výběrem účtů (např. odpracováno, dovolená, nemoc), kterých se má statistika týkat.

Pracovní list zaměstnance
Pracovní list poskytuje přehled o docházce pracovníka detailně po dnech. Umožňuje potvrzování a korekci příplatků, přesčasů a salda.

Zpracování a vyhodnocování docházkových informací zaměstnanců provází u středních a velkých firem odbavení velkého množství dat. Vytvoření řešení pro uživatele systému SAP nabízí maximální automatizaci všech prací týkající se obsluhy, obzvlášť pak při propojení se systémem SAP - Anet. Vedle značné úspory času a financí poskytuje plně automatické zpracování i vysokou bezpečnost a bezchybnost dat.

V dnešním vysoce konkurenčním prostředí se klade sále větší důraz na flexibilitu, rychlost, bezpečnost a správnost. To vše je možné získat a zabezpečit používáním kvalitního informačního systému, kterým SAP rozhodně je. V praxi je dokázáno, že vynaložené náklady se vrací nejen v podobě uspořených mzdových prostředků za nadbytečné zaměstnance, ale i v podobě vyšších výkonů spokojených zaměstnanců, kteří velice brzy vycítí, že jejich podnik má skutečný zájem o personální politiku, a tím pádem o i ně.

Autor článku, pracuje ve společnosti Sabris, s.r.o. jako senior konsultant modulů SAP HR.