Nástroje pro spolupráci různých projektových týmů prostřednictvím interaktivního webového rozhraní se stávají díky svým možnostem pro mnohé projektové týmy upřednostňovaným, někdy dokonce jediným možným, efektivním způsobem komunikace, koordinace a vzájemné spolupráce.

Na svých pracovištích se dnes lidé snaží plnit své úkoly nezávisle v rámci distribuovaného týmu, který má společný cíl. Současně musí každý členové takového týmu pracovat v úzkém spojení, produktivně a kreativně. Musí plánovat, vytvářet strategie, vyměňovat si informace a rozhodovat při návrhu a zavádění nových produktů, při realizaci dodávek pro své klienty nebo při nasazování dnešních informačních technologiích. Příkladem řešení těchto úkolů v rámci jednotné ECM platformy je aplikace Documentum eRoom.

Ve zkratce je možné eRoom představit jako webové řešení, které lze rychle nasadit pro podporu specifického projektu, procesu nebo obchodního záměru. Kolegové a spolupracovníci z různých oddělení a především z různých lokalit mohou v prostředí eRoom spolupracovat, tak jako by byli v jedné místnosti. Manažeři procesů mají k dispozici vždy aktuální stav rozpracovaných projektů a procesů. Jaké možnosti podpory komunikace a koordinace projektových týmů eRoom nabízí? Podívejme se na základní vlastnosti a funkce tak, jak by asi probíhaly v reálném projektu:

Při zahájení projektu vyberete příslušné členy týmu z adresáře a pozvete je do eRoom. Každý z nich pak dostane e-mail s pozváním a webovým odkazem, který jej přenese přímo na "pracoviště". Samozřejmá integrace s aplikacemi typu Office, Outlook a dalšími umožňuje všem členům týmu rovnou přispívat ke znalostní bázi projektu.

Diskusní fóra a on-line schůzky umožňují rozhodování "za pochodu", rychlé řešení problémů a společné plánování. Třešničkou na dortu je pak např. funkce on-line hlasování.

Všichni členové týmu jsou neustále aktuálně informováni o změnách v projektu pomocí notifikací a hlášení, která zajišťují nepřetržitou synchronizaci informací všech členů týmu. Ti pak mohou lehce najít klíčové informace k projektu v době, kdy jsou připojeni k portálu a pracovat na nich například i doma nebo na cestách, když nemají na portál přímé spojení.

Pro sdílení a práci nad důležitými projektovými dokumenty jsou k dispozici všechny "standardní" funkce systému pro správu obsahu, který tvoří s eRoom jeden celek: fulltextové vyhledávání k rychlému nalezení a znovupoužití dokumentů či dat, využití verzování ke sledování historie dokumentů a rychlá konfigurace vícekrokového workflow pro schválení důležitých dokumentů a dodávek projektu.

Dokončení projektu rychleji a efektivněji je také věcí dobrého návrhu struktury projektu. Šablony pro rychlý start projektu, stejně jako vlastní vyzkoušené projekty, plány, procedury, diskuse a ověřená řešení coby šablony pro budoucí použití jednoznačně usnadňují start a dokončení každého projektu a uživatelé se tak zdokonalují ve svých činnostech s každým novým projektem.

Aplikace eRoom je příkladem využití systému pro správu obsahu pro konkrétní speciální oblast při zachování výhod jednotné datové základny umožňující bezproblémové sdílení znalostí.

Ing. Milan brabec, EFCON a.s.