Údržba a management technických aktiv

Obor profesionální údržby technického majetku se v posledních letech výrazně rozvíjí a zasahuje do nových oblastí. Hovoříme zde o technických aktivech, což je pojem dostatečně obecný pro označování jakýchkoli majetkových položek technické povahy, ať už se jedná o stroje, zařízení, IT prostředky, budovy, plochy a tak dále. Zároveň s rozšiřováním záběru do nových oblastí probíhá také přesun důrazu od managementu údržby ke komplexnímu managementu technických aktiv.
Komplexní management technických aktiv přináší posun od činností k efektům. Zatímco management údržby myslí na to, jak správně a efektivně provádět činnosti údržby, management technických aktiv se ptá, zda je efektivní danou majetkovou položku ještě vůbec udržovat, nebo zda má být nahrazena něčím novým či jiným. V moderních vysoce optimalizovaných provozech a organizacích se stává nutností zabývat se danou technickou položkou již před jejím faktickým pořízením, kdy je nutné odhadovat budoucí údržbové náklady a další parametry využitelnosti, efektivity a vlivu na kvalitu.

Informační systémy podporující správu a údržbu

Systémy pro podporu profesionální správy a údržby technického majetku rovněž prošly v posledních letech mimořádně rychlým vývojem. Z dílčích, uživatelsky limitovaných a funkčně izolovaných softwarových řešení se staly rozsáhlé, technicky vyspělé a sofistikované informační systémy, schopné přinášet řadu zajímavých efektů. Někteří autoři ve světě hovoří o dnešní době jako o potenciální „zlaté éře“ v oboru systémů pro majetek a údržbu. Důvodem je skutečnost, že tyto informační systémy dosáhly dosud netušené úrovně svých schopností, vyspělosti používaných technologií a uživatelského komfortu a ty nejvyspělejší z nich dnes:

• Pokrývají všechny typy a varianty technických aktiv a nabízejí různé možnosti jejich evidence v rámci stromových struktur, sítí nebo tras. Možná je i práce s tak zvanými lineárními aktivy, charakterizovanými proměnnými parametry, nebo například se zasíťovaným IT majetkem, stejně jako s jakýmikoli jinými typy položek.
• Jsou založeny na řadě dalších špičkových technologií a díky svým webovým nebo i mobilním řešením přinášejí nezávislost na místě použití a zároveň nízké hardwarové nároky. Přitom respektují bezpečnostní požadavky a nároky správy uživatelských práv na nejvyšší současné úrovni a využívají špičková robustní databázová řešení přinášející novou kvalitu práce s daty a spolehlivost provozu.
• Přinášejí schopnost obsluhovat komplikované organizace sestávající z více subjektů a organizačních jednotek stejně jako spravovat majetek v cizím vlastnictví, obsluhují všechny myslitelné oblasti a varianty správy a údržby majetku stejně jako procesy týkající se uživatelských požadavků a příslušné komunikace.
• Jsou mohutnou součástí informačních systémů firem a organizací, přes integrační vazby jsou schopny spolupráce s nejvyspělejšími ERP systémy, a zdaleka ne pouze s nimi.

Opravdu „zlatá éra“?

Výraznému rozšíření špičkových systémů podporujících komplexní management technických aktiv včetně údržby zdánlivě nic nestojí v cestě. Kupodivu ne vždy se to takto jeví i v běžné praxi, přičemž důvody jsou převážně subjektivní povahy. Podivnost uvedeného stavu vynikne tím více, že podniková údržba a praktické provádění majetkového managementu je často jednou z mála oblastí, ve které jsou firemní procesy realizovány bez řádné a úplné podpory informačním systémem. Přitom se jedná o kritické činnosti, rozhodující o schopnosti vykonávat vlastní hlavní činnost, dosahovat přitom efektivity a kvality odpovídající potřebám. V čem tedy spočívají hlavní – a jak bylo řečeno hlavně subjektivní – příčiny tohoto stavu, který nelze označit za dobrý:

• Významný vliv mají návyky z časů, kdy podniky disponovaly vysokou nadbytečnou kapacitou a každý nefunkční prostředek byl nahraditelný. Profesionální péče o technická aktiva proto nebyla pociťována jako kritická, vždyť „vždycky se všechno nakonec vyřešilo“. Oddělení údržby (správy majetku) je proto tradičně vnímáno jako málo významná součást organizace s minimem prestiže, což se projevuje i na bagatelizaci jeho IT potřeb.
• Stále se těžce prosazuje pochopení významu managementu majetku jako komplexní strategické činnosti s výrazným vlivem na efektivitu a kvalitu „finálního produktu“, ať už se jedná o výrobky, dodávané služby, nebo dokonce veřejnou službu.
• Často existuje ekonomická krátkozrakost, která vidí v majetkové/údržbářské složce podniku pouze generátor komplikací, nákladů a zdržení. Nebo naopak dochází k rozpočtářskému chápání, kdy relativně malý rozpočet údržby oproti hlavní činnosti svádí k podceňování, tedy ke strategicky mylnému podcenění významu managementu technických aktiv.

Ke všem uvedeným faktorům ještě přistupuje často malá informovanost podnikových managementů v problematice údržby. Teorie údržby se v posledních letech dostala na vysokou úroveň, ale zatím nepronikla dostatečným způsobem do programů manažerského vzdělávání.
Popisované nepřijetí strategické změny situace managementu majetku (údržby) ve firmě z okraje dění mezi základní a důležité procesy je žel také z druhé strany ovlivněna nedostatečnou aktivitou technického managementu. Leckterý „tradiční“ údržbář je v podstatě spokojen se svou zavedenou úlohou ve firmě, nadneseně řečeno – raději si oblékne své montérky a jde někam s nářadím, než aby se učil novým nárokům a výzvám moderního organizačního myšlení.

Technický management dnes

Moderní technický management by měl být skutečným managementem, tedy strukturou činící rozhodnutí, strategicky a operativně řídící a kontrolující procesy a ekonomické parametry. Měl by být také schopen iniciativy, zejména v oblasti vylepšení daného stavu v zájmu zprůchodnění výrobních a zpracovatelských provozů nebo lepšího poskytování služeb.
Požadavkem doby již není být realizační složkou, ale naopak stát se řídící strukturou. Vždyť moderní outsourcingové přístupy umožňují dokonce to, že vlastní oddělení údržby samo nevykonává téměř žádné výkonné technické práce, ale organizuje a kontroluje činnosti specializovaných externích dodavatelů.
Právě takový informační systém, jako je Maximo, se po určité době pravidelného využívání stává neobyčejně zajímavým zdrojem dat z reálné vlastní praxe, která jsou vyhodnotitelná ve formě statistik a trendů a mohou se díky tomu stát významnou podporou pro rozhodování. Ještě výrazněji tento fakt vynikne, jakmile se začneme zabývat skutečně komplexním managementem majetku jako významnou strategickou činností v praxi organizace. Posuzování toho, zda se danou majetkovou položku ještě vyplatí opravovat, nebo má být nahrazena novým zařízením, porovnání efektivity údržby vlastními silami versus externí specializovanou firmou, pravidelné hodnocení dodavatelů, sběr nákladů v čase a další úlohy je prakticky nemožné provádět bez dat konzistentně sebraných a vyhodnocených prostřednictvím informačního systému.

Aktivní reakce na ekonomickou recesi

Paradoxně právě dnes je nejvhodnější čas k přípravě na nový rozběh ekonomiky. To platí i přesto, že výzvy ke zdokonalování firemních procesů, optimalizaci a zabývání se budoucími úsporami se mohou zdát uprostřed ekonomické krize nevhodné. Je třeba si ovšem uvědomit některá fakta.
Náklady na výrazná zlepšení dosahované prostřednictvím intenzivního využívání systému pro podporu managementu aktiv nejsou enormně vysoké. Zdaleka se nejedná o tak významné investice, jaké obvykle provázejí implementace „velkých“ ERP systémů. Do těch přitom firmy a organizace vstupovaly v minulých letech bez velkého váhání, přestože hlavním efektem často bylo hlavně částečně zlepšené fungování podnikové ekonomiky bez další přidané hodnoty.
Naopak u systémů pro profesionální správu, údržbu a evidenci technických aktiv nacházíme vždy vysoký potenciál pro všeobecné zvýšení efektivity. Investice nejsou enormně velké a zároveň je jejich návratnost rychlá. Krizové období paradoxně uvolňuje ruce k podílení se na implementačních projektech odpovídajícího rozsahu u lidí, kteří jsou obvykle příliš zaměstnáni denní operativou. V neposlední řadě by ani pracovníci IT departementů neměli zapomínat na to, že realizovaný projekt může znamenat vhodnou aktivitu pro toto období, kdy jinak může docházet k personálním úsporám v obslužných činnostech a nečerpané rozpočty mohou založit nepříjemné škrty pro budoucí období.
Právě nyní by se firmy a jiné organizace měly zamyslet nad tím, jaký vklad by do své příští prosperity a efektivity mohly a měly vložit. Výrazné koncepční změny a posílení činností v oblasti údržby, nebo daleko spíše přímo přechod na novou úroveň profesionálního managementu technických aktiv patří mezi nejzajímavější možnosti. K tomu nevyhnutelně patří implementace špičkového softwarového nástroje pro podporu příslušných procesů, analýza a realizace optimálních integračních vazeb na jiné systémy a zdroje dat, čímž dojde k zaplnění posledních „bílých míst“ v celopodnikovém informačním systému – a to je velmi dobrý program pro následující rok či dva.

Autor je vedoucím implementačního týmu Maximo IDS Scheer ČR.