Výběr typu IS pro řízení lidských zdrojů
Kompetentní struktury uživatele, tj. odborné (expertní) útvary spolu se strategickými útvary (představenstvo, vrcholový management) si společně musí ujasnit základní východiska výběru a mít na paměti několik obecně platných premis, které platí pro nasazování jakéhokoliv informačního systému obecně:

· pořízení a zavedení IS (uvedení do rutinního procesu) do důležité oblasti firemního řízení je obtížně vratný jev
· pořízení a zavedení IS je do značné míry celofiremní záležitost
· pořízení a zavedení IS je "během na dlouhé trati" - nikdy se nejedná o záležitost dnů či pár týdnů
· pořízení a zavedení IS by mělo být v souladu s dlouhodobou firemní strategií a jejími podnikatelskými záměry
· IS a jeho dokumentace musí bezpodmínečně splňovat podmínky národního prostředí a to legislativně včetně jazykové lokalizace

Při výběru typu SW pro řízení lidských zdrojů (vycházíme z 2 základních typů, které byly prezentovány v předchozích článcích) je pro jednoduchost nazývejme:

· evidenční SW
· komplexní řešení HR

Uživatel (zákazník) si musí na samém začátku položit několik zásadních otázek

· Jakým způsobem byla problematika personálního řízení řešena dosud ?
· Jaké výhody a nevýhody dosavadní řešení přinášelo ?
· Co očekávám od nového řešení (jaké změny a přínosy)?
· Budou tato očekávání (záměry) kompatibilní s celkovou firemní strategií (např. budoucí změna vlastníka, klíčového produktu, restrukturalizace apod.) ?
· Jaká data jsou trvale k dispozici a jaká bychom chtěli sledovat ?
· Známe dobře své HW vybavení a firemní záměry v této oblasti ?
· Je známa budoucí koncepce celofiremního IS ?
· Komu mají výstupy z IS sloužit ?
· Je k dispozici tým specialistů - odborníků, kteří se budou zabývat zaváděním IS, jeho údržbou, aktualizací dat a servisními činnostmi pro ostatní uživatele ?
· Jaký objem finančních prostředků mohu investovat a za jaké období ?

Odpověď na tyto otázky v jisté modifikované formě bude po požadovat každý seriózní dodavatel SW vybavení.

Na základě první analýzy provedené pomocí tohoto souboru otázek, již první kontakty s dodavateli SW pak budou budoucího uživatele směřovat k nejvhodnější volbě typu SW prostředku. Dokonce není vyloučeno, že povede po jistou dobu k zachování současného stavu, neboť pořízení evidenčního SW nepřináší očekávané efekty, zatímco komplexní řešení HR je z nejrůznějších důvodů prozatím nerealizovatelné.

Výběr dodavatele IS
Výběr dodavatele IS je klíčovým krokem, který může ovlivnit velmi podstatným způsobem další chod firmy. Z tohoto důvodu je nutné výběru věnovat maximální pozornost a splnit jisté podmínky již na samém počátku výběrové procedury.

Na trhu SW produktů pro řízení lidských zdrojů se pohybují desítky tuzemských i zahraničních dodavatelů, přičemž o žádném v této branži nelze říci, že by byl vysloveně neseriózní, leč rozdíly v možnostech jejich produktů a kvalitě všeobecně jsou často markantní, byť pochopitelně z důvodů obchodní strategie na počátku nabízejí všichni všechno, což může přivést zákazníka k čirému zoufalství, protože si nedokáže vybrat. Jeden z důvodů může být i ten, že vlastně neví co chce (o tom byla předchozí kapitola).

Základní podmínky pro výběr dodavatele

· ustavení výběrového týmu, jako budoucího realizačního týmu pro zavádění SW jehož složení by mělo sestávat z:
· odborníků-expertů - budoucí uživatele (personalisté, "vzdělávači", PaM, mzdová účtárna, organizace a řízení a další )
· odborníků z oblasti IT
· kompetentních představitelů vedení firmy vybavené rozhodovacími pravomocemi a to i pro oblast finanční
· vyhlášení výběrového řízení (i neveřejného - např. zápisem z porady vedení apod.) se stanovením základních vstupních podmínek výběru (základní parametry SW....)
· stanovení zdrojů z jakých se budou dodavatelé rekrutovat (příznivé reference, katalogy, veletrhy, INTERNET, SW v sesterských firmách, doporučení poradenských firem apod.) či zda bude proveden výběr z přihlášek na základě oznámení v médiích
· stanovení termínu do něhož musí být výběrové řízení ukončeno
· určení organizace procedury výběru (kolik nabídek na počátku, jaká třídící kritéria, jaké závěrečné kolo apod.)
· určení managementu výběrového řízení (vedoucí týmu, "sekretariát", vedení dokumentace.......)
· určení ochrany (zajištění) před únikem informací

Znaky optimálního dodavatele

· dlouhodobá existence na trhu
· větší množství instalací SW
· zjistitelné majetkové poměry
· ochota ke sdělení referencí
· přiměřená rychlost reakce na požadavky a plnění všech příslibů (i ústních)
· umění dodavatele za určitých okolností odmítnout a zdůvodnit takové odmítnutí
· odpovídající grafický projev a úroveň komunikace
· realistické stanovené termíny dodávek - implementace (ověřitelné - např. dle konkurence)
· dostatečně dimenzované a odborné vývojové (programátoři a analytici) a podpůrné týmy (konzultanti zákaznické podpory) a jejich odborný profil
· znalost prostředí a oboru uživatele
· možnost navštívit firmu dodavatele
· možnost získat prezentační verzi SW (je-li to technicky schůdné)
· možnost navštívit dodavatelovy zákazníky
· možnost dokonalé (podrobné) prezentace SW
· ustavení stálých kontaktních osob pro nabídkové řízení
· rozumná teritoriální vzdálenost dodavatele nebo alespoň jeho pobočky

Výběr subdodavatelů a poradenství
Bude-li o samého počátku znám fakt, že SW pro oblast HR bude vyžadovat nějaké subdodávky, poradenství či sám bude subdodávkou jakéhosi velkého celofiremního řešení, je nutné rovněž od samého počátku všechny subjekty o tomto informovat, neboť v průběhu implementace mohou vzniknout téměř neřešitelné třecí plochy dané např.:

· historickým vztahem těchto subjektů
· rozdílnými koncepčními přístupy

Totéž platí, působí-li již před rozhodnutím o pořízení SW ve firmě poradenská firma pro oblast HR. Pokud subdodavatel vstupuje později a není-li zvláštní důvod, ponechává se volba subdodavatele na hlavním dodavateli, jemuž jsme dali důvěru při výběrovém řízení. Cílem je maximální harmonizace dodávky. Renomovaní dodavatelé mají zpravidla vlastní dvorní subdodavatele.

Materiální předpoklady
Pro úspěšné zavedení IS ve firmě je nutné splnit jisté podmínky, které seriózní dodavatelé sdělují dříve než dojde k podpisu obchodní smlouvy . Jako materiální požadavky lze pojmenovat vše hmotné i "nehmotné" (zejména SW), co bude uživatel potřebovat k tomu, aby SW uvedl do provozu a mohl jej rutinně bez zbytečných omezení používat. Patří sem např.:

· Počítače koncových uživatelů
· Počítačová síť
· Server nebo servery
· Tiskárny
· Operační systém a db platforma
· Další související SW
· Pracoviště pro zkoušky a testování a jeho vybavení
· Dopravní prostředky pro dopravu vlastních specialistů na detašovaná či méně dostupná pracoviště při implementačních pracích

Finanční předpoklady
V obchodně- technické specifikaci nabídky je uživatel seznámen s finančním rozpočtem prostředků, které bude muset vynaložit a to zpravidla v určitém časovém období včetně pravidelné roční údržby.

Uživatel musí velmi pečlivě zvážit zda nabízenou finanční strategii přijme a zda je schopen dlouhodobě dostát závazkům, které by podpisem smlouvy na sebe přijal. Je nutné si uvědomit plnou závažnost situace, která spočívá v tom, že renomovaní dodavatelé již nejsou závislí na jediném uživateli a legislativně náročný SW produkt, jakým jsou SW pro HR mohou ponechat při dlouhodobém neplnění závazků bez údržby a tudíž nechat věc dojít až do kolapsu, např. mzdové agendy nebo nedokončit či pozastavit implementaci SW produktu, což může mít stejně katastrofální důsledky.

Personální předpoklady.
Pro úspěšné zavedení SW je rovněž nutné zvážit, zda budou ve firmě k dispozici všichni potřební specialisté z jednotlivých oblastí personálního řízení, firemní organizace, IT apod., a to nejen po dobu implementace, ale i v režimu rutinního provozu. Dodavatel v některých oblastech může pomoci svými odborníky.

Důležité je rovněž, aby bylo předem kalkulováno při sestavování plánu práce, že tito odborníci budou po jistou omezenou dobu implementace systému pracovat nejen na svých běžných agendách, ale budou současně členy tzv. realizačního týmu.

Tato skutečnost může výrazně ovlivnit celkovou dobu zavádění IS.

Organizační předpoklady
Tam, kde dochází k realizaci komplexního řešení HR, tj. u rozsáhlejších projektů, je reálný předpoklad, že dodavatel se bude muset seznámit podrobněji s firemními procesy oblasti HR, poznat chod a organizaci spolupracujících útvarů a bude mu předána nejrůznější interní dokumentace (směrnice, metodiky, pokyny, kolektivní smlouva apod.). K tomuto je nutné vytvořit určité interní organizační předpoklady, aby předaná dokumentace byla od počátku kompletní a platná a byli k dispozici potřební odborní interní konzultanti z odborných útvarů uživatele. Tj. je nutné každou konzultaci předem dobře připravit a účastníky včas seznámit s jejím programem. Čím lépe jsou nastaveny tyto komunikační kanály, tím je zpravidla implementace SW úspěšnější.

Je rovněž nutné stanovit formální stránku oficiální komunikace (formuláře, textový editor...) a způsoby předávání dokumentů.