Aplikace informačních systémů ve všech odvětvích lidského konání, prošla v 90. letech právě končícího století nebývalým rozmachem, který lze charakterizovat jako informační explozi. Ta přinesla nesmírné množství informací, vyžadující nové přístupy k tradičním i novým činnostem a dávající dříve netušené možnosti a příležitosti zvýšit efektivitu lidské práce a uvolnit tvořivý potenciál člověka k aktivitám, u nichž je jeho role nenahraditelná.

Následující seriál článků tak, jak budou postupně prezentovány, si klade za cíl především nastolit jeden z možných pohledů na problematiku informačních systémů a informačních technologií (IS/IT) v oblasti řízení lidských zdrojů. Nemá ambici se prohlásit za jediné správné řešení, avšak díky mnoha praktickým zkušenostem autora a zejména jeho zaměstnavatele z každodenní praxe, ověřenými početnými aplikacemi, chce naznačit řešení standardní, tradiční, prověřená a převážně úspěšná. Naproti tomu usiluje i o prezentaci a upozornění na méně efektivní či neúspěšné postupy v této oblasti. Při vytváření tohoto seriálu byl významně upřednostněn akcent na praktické poznatky s aplikací do oblasti personálního řízení (HR).

Vývoj IS v oblasti řízení lidských zdrojů
K dobrému pochopení všech souvislostí týkajících se postupné aplikace informačních technologií v oblasti personálního řízení, je zapotřebí se krátce ohlédnout do historie. Je nutné připomenout, jak vlastně personální řízení vypadalo, jaké typy či druhy personálních dat byly shromažďovány a jakým způsobem.

Od papírové evidence k softwarovému řešení
Hlavním smyslem personálního řízení 60. až 80. let bylo především vést mzdovou agendu, plnit legislativní podmínky - vést spisy zaměstnanců se smlouvami, potvrzeními, zápočtovými listy apod., vést agendu (především povinných) školení vyplývajících ze zákonných předpisů případně jiných školení a vzdělávání (studium při zaměstnání apod.) a nakonec vést také nechvalně známou agendu kádrových spisů.

Pokud tomu bylo jinak a personální útvar řešil i agendy mající úzkou souvislost s modernějším a tvořivějším přístupem v oblasti personálního řízení bylo to spíše světlou výjimkou.

Přes fakt, že veškerá data byla na počátku zachycena personálním útvarem (nazývejme ho osobní oddělení), pak po úvodním zaevidování došlo zpravidla k separaci a všechny zainteresované útvary si často značně nekonzistentně tj. nárazově a bez valné snahy o spolupráci, udržovaly - aktualizovaly vlastní papírové evidence (kartotéky), přičemž databáze (zaveďme zde poprvé tento pojem) kádrových útvarů musela být oddělena z politických důvodů. Oddělení ostatních databází bylo dáno především organizačním začleněním (ekonomický vs. personální útvar), avšak i teritoriální polohou útvarů v rámci organizace. Je pozoruhodné, že i dnes, v roce 2000, nalezneme v některých firmách zakonzervovaný tento styl práce (samozřejmě bez kádrových útvarů), ale o tom až později.

Můžeme tak zrekapitulovat, že v běžném podniku 60. až 80. let existovaly databáze osobního spisu, kádrového spisu, evidence PaM a mzdové účtárny a v některých případech evidence útvaru výchovy a vzdělávání, případně dílčí evidence jednotlivých útvarů.

Pro tyto "systémy" je příznačná tuhá centralizace, kdy veškeré vykonávání úkonů personálního řízení včetně mzdové agendy je svěřeno pouze pověřeným specializovaným útvarům. Tyto se řídí nesmírným množstvím zákonů, předpisů a nařízení, z nichž základním fundamentem na jedné straně je zákoník práce a související předpisy a na druhé straně stovky nařízení a vyhlášek upravujících mzdovou oblast.

Připomeňme si, že zákon o mzdě platný od roku 1992 byl ve svém znění mnohem stručnější než jeho část s výčtem zrušených norem, kterých bylo neuvěřitelných 348!! Kádrová práce se řídila nejrůznějšími nařízeními a usneseními, které často ani neměly oporu v zákoně, leč jejich nerespektování či obcházení bylo prakticky nemožné.

Dalším jejich význačným rysem je mizivá účast vedoucích pracovníků, kteří neurčují ani počet svých podřízených ani jejich kvalitu - vše je systemizováno. Nemají možnost určit požadovanou délku praxe, výši odměny mimo zanedbatelných korekcí nadtarifních složek (prémie, odměny), jejichž velikost byli povinni projednat s tehdejšími odborovými bossy. Vedoucí pracovníci se aktivně nepodíleli ani na tvorbě vzdělávacích plánů, které se rodily z centrálních resortních metodik, a které nikterak neodráželi skutečné hodnocení, které se odehrávalo opět na centralizované rovině tzv. komplexních hodnocení řízených kádrovými útvary. Zde byl jejich hlas pouze hlasem poradním a tzv. pracovní hodnocení sestávalo nikoliv z kritériálních hodnotících analýz, ale ze stručných tezovitých formálních textových posudků sestavovaných hodnotícím slovníkem této doby.

60. - 80. léta - Technická podpora personalistiky
Od ručního výpočtu mezd na stolních mechanických kalkulátorech, který zaměstnával početné týmy mzdových účetních a činil z této agendy nesmírně náročnou a stresující činnost, došlo k přechodu k automatizovanému zpracování mezd s nástupem velkých sálových počítačů. V tomto období, které od svých ranných začátků v 60. letech skončilo mnohde až v 90. letech, se data zpracovávala centrálně ve výpočetních střediscích, které často byly mimo areál (i město či okres) podniku, k transportu dat docházelo formou fyzického převozu typizovaných formulářů pro zpracování příslušné agendy a následného pracného děrování. Dalším příznačným rysem bylo pravidelné pracovní napětí kolem uzávěrek, které probíhaly zhruba týden před skončením sledovaného období - zbytek období bylo nutno prognózovat. Veškerá data byla "vyvážena" mimo podnik do cizího subjektu, což vzhledem k neexistenci konkurence nebylo na závadu. Data nebylo téměř možné dodatečně upravovat.

Nástup mikropočítačů (minipočítačů) prvních PC v 2. polovině 80. let paradoxně nepřináší do této oblasti žádný efekt. Technika je poruchová, nehodí se pro obsáhlé datové soubory, paměťová kapacita je malá, pro první PC zde ještě není potřebný SW, jedná se o nelokalizovanou embargovanou techniku, chybí vůle vrcholového podnikového vedení tuto techniku používat, existují politické překážky. Všechny tyto důvody pak mají za následek prakticky nulový přínos pro personalistiku jako takovou - výjimku tvoří tiskové sestavy, které personalisté dostávali jako souborné datové tisky na nichž si mohli jediným způsobem ověřit reálný stav svých "papírových databází" - kartoték.

Počátek 90. let - nástup nových trendů
Období změny politického režimu zasadil mnohde personálnímu řízení těžký knockout, z něhož se tento důležitý obor firemního managementu vzpamatovával jen velmi obtížně a leckde ještě nyní dohání ztráty získané většinou dlouhotrvajícím bezkoncepčním tápáním.

Kořeny této situace můžeme hledat v právě dříve komentované tuhé centralizaci celé oblasti HR, která se po zcela oprávněném pádu předchozích direktiv ocitla bez jakéhokoliv nového know-how. Velké škody napáchalo také jakobínství některých prvních porevolučních managementů, které aniž by studovaly zahraniční prameny, snažily se mnohde personální řízení doslova smést z povrchu zemského z popudu spravedlivého hněvu na kádrové útvary, které zmizely doslova přes noc (bohužel často i s důležitou dokumentací). Paradoxně nikdo ani na moment nepochyboval o nezbytnosti byť korigovaného ekonomického řízení, obchodu, výroby, logistiky apod., zatímco u personalistiky, jako opravdové žáby na prameni a žumpě na peníze, padaly často ty nejradikálnější soudy. Snaha po redukci personálního řízení na "paní, co bude psát smlouvy a dávat podklady pro mzdovou účtárnu", naštěstí neměly dlouhého trvání a zejména díky vstupu zahraničních firem na náš trh se dočkalo personální řízení během několika let oprávněné renesance v odideologizované podobě, avšak mnohde se značnou časovou ztrátou.

Počátkem 90.let PC vytlačuje nekompromisně předchozí řešení, zároveň také nastupují poloprofesionální "domácích" řešení. Jedná se často o neudržované a negarantované SW aplikace vytvořené nadšenci v podnicích a prvními "živnostníky" na volné noze. Dochází k nekoordinované tvorbě a nákupu, aplikace stojí pár tisíc max. desítek tisíc. Vzniká první zárodek existence několika SW pro řízení HR v jediném podniku. Avšak na některých místech se již objevují první profesionální řešení SW aplikací od skutečných výrobců (první "SW domy") tj. garantované udržované, upgradované a updatované produkty mnohdy i s poradenstvím a uživatelskou podporou.

Na trhu je patrná dominance českých tvůrců, protože zahraniční dodavatelé zpočátku neznají specifické české prostředí a legislativu a lokalizace SW podpory pro řízení lidských zdrojů je ekonomicky nezajímavá. Rozvoji IS v personalistice brání také častá řevnivost personálních a ekonomických útvarů jako hlavních nositelů know-how oboru personalistiky. V oblasti dominují odborníci z oblasti IT, což má někdy za následek fakt, že technika dostává přednost před reálnými potřebami řízení lidských zdrojů.

Podniky často lpějí na "tradičních řešeních" ve smyslu: co funguje neměňme, dokud se výpočetní středisko nerozpadne, spolupracujme s ním, až bude větší klid (ekonomická stabilita), budeme technicky řešit personální oblast. Další nedostatkem je nejednotnost řešení, kdy každý útvar má svá data - "beztak každý útvar zajímá jiná oblast".

Řada firemních managementů si však začíná uvědomovat, že personální řízení není pouze evidencí osobních dat a jejich statistikou, a že není jen věcí malé skupiny firemních specialistů, ale vedoucích všech stupňů.

1. polovina 90. let - Expertní řešení
S nástupem prvních seriózních firem, se na trhu začala objevovat na svou dobu velmi vyspělá a v duchu tehdejších požadavků relativně komplexní řešení splňující dva základní požadavky - poskytnutí dostatečně bohaté evidence osobních údajů včetně možnosti tiskových výstupů a umožnění legislativně správného výpočtu mezd a dostatečných informačních a statistických výstupů.

Vše se samozřejmě odehrává nad jedinou databází společných dat jak pro personální, tak pro mzdové využití.

SW řešení počátku 90. let
Základním účelem těchto řešení je personální evidence a výpočet mezd, systém je z časového hlediska statický, data s časem neprocházejí žádnými změnami bez zásahu uživatelů. Systémy slouží především specialistům pro řízení lidských zdrojů, personalistům, mzdové účtárně apod., tj. analytikům a koncovým uživatelům (pořizovatelům), jsou navrženy na bázi platformy operačního systému MS DOS a zpravidla pracují v databázovém síťovém provozu. Uživatelské rozhraní systémů poskytuje jednorozměrný pohled na databázi osob, pracuje v textovém režimu a je přizpůsoben pro velmi rychlé klávesové ovládání. Systémy již vykazují vysokou systémovou spolehlivost ochrany dat z hlediska nežádoucího přístupu do sítě a k databázi a také před nekvalifikovaným uživatelským zásahem.

Aplikace poskytují značné množství výstupních dat a umožňují jejich výběr. Jsou vybaveny bohatou výbavou uživatelských sestav a tvořícím aparátem pro další generaci sestav dle individuálního přání uživatele. Řešení bývají zpravidla uživatelsky snadno přizpůsobitelné, umožňují interakci s externími systémy. Díky jejich vhodnosti pro širokou škálu záznamů se nabízí jejich použití velkému počtu uživatelů.

2. polovina 90. let - Komplexní integrovaná řešení
Zvyšující se nároky uživatelů spolu se stabilizací oblasti HR (tj., že personální řízení konečně nachází své místo na slunci a začíná vycházet z moderních světových poznatků aplikovaných na tuzemské firemní strategie), přináší spolu s explozivním rozvojem oblasti HW i SW, zcela nové požadavky i do oblasti aplikace informačních systémů v oblasti personalistiky. Základní myšlenkou nových řešení je obohatit dosavadní systémy o možnost angažování managementu při jejich používání, rozšířit analytické možnosti a promítnout do designu aplikací nejmodernější poznatky IT a učinit tak systémy SW podpory pro řízení lidských zdrojů maximálně uživatelsky srozumitelné a přátelské, aniž by jakýmkoliv způsobem utrpěl odborný charakter problematiky.

Současně zůstává cílem zachovat veškeré přednosti, které měly systémy předchozí generace.

Základním účelem těchto systémů je personální evidence a výpočet mezd, umožňují řešení některých analytických úloh z oblasti personálního řízení a organizace firmy, z časového hlediska jsou procesní a dynamické - data podléhají s časem automatickým změnám. Systémy slouží nejen specialistům pro řízení lidských zdrojů, personalistům, mzdové účtárně apod., ale jsou schopny prezentovat data manažerům všech stupňů. Využívají tzv. relačních databází a architekturu client - server. Uživatelské rozhraní systémů poskytuje strukturované hierarchické pohledy na data z více úhlů, je vybaveno moderním grafickým rozhraním za preference názorného intuitivní ovládání. Systémy jsou zpravidla modulární s relativní možností existence samostatných modulů.

Z hlediska dnes tolik ceněné bezpečnosti vykazují velmi vysokou systémovou spolehlivost ochrany dat z hlediska nežádoucího přístupu do sítě a k databázi stejně jako i před nekvalifikovaným uživatelským zásahem. Bohatá výbava uživatelských sestav a sestav dle individuálního přání uživatele poskytuje možnost vybírat si data dle nejrůznějších kritérií.

Systémy jsou samozřejmě HW náročnější, nevybočující však ze současného standardu trhu PC. Díky možnosti nasazení na široké spektrum záznamů (od stovek až po desetitisíce) podle přání klienta jsou systémy efektivnější i z ekonomického hlediska.

Umožňují interakci se externími systémy jako např. evidencí docházky, systémem účetnictví, kancelářských aplikací (Excel apod.) a ve většině případů umožňují také převést data ze starších systémů.

Autor článku pracuje ve společnosti Elanor, s.r.o.
Předním dodavatelem informačních řešení pro řízení lidských zdrojů.