Dobré hospodářské výsledky společnosti jsou podmíněny dobrými hospodářskými výsledky jednotlivých zakázek. Proto jedním z nejdůležitějších faktorů úspěšného řízení společnosti je kvalitní řízení již na úrovni zakázek, které ovšem vyžaduje operativní přístup k relevantním informacím. K tomuto účelu je nezbytný integrovaný informační systém poskytující informace na všech úrovních řízení podniku.

Architektura systému
Komplexní informační systém INFOS je určen pro společnosti, které chtějí kvalitně řídit jednotlivé zakázky (projekty) a jejichž předmětem činnosti je projektování, poskytování a zajišťování inženýrských prací, dodávky a zprostředkování dodávek investičních staveb, nebo tuzemská i zahraniční obchodní činnost.

Charakteristickou vlastností systému tohoto českého produktu je právě orientace na řízení projektů.

Důležitou vlastností každého podnikového informačního systému (IS) je integrovanost všech jeho částí (podsystémů). V případě IS orientovaného na řízení projektů to musí být především tok informací z různých zdrojů potřebných pro dlouhodobé i operativní sledování, reporting a řízení projektů.

IS INFOS je tvořen vzájemně integrovanými podsystémy s úzkými vazbami na zakázky:

· Sledování projektů
· Účetnictví a saldokonto
· Pokladny
· Banky
· Personalistika a mzdy
· Evidence majetku
· Doprava
· Sklady
· Manažerský informační systém

Všechny údaje vstupují do systému v místě svého vzniku a bezprostředně se promítají do všech ostatních míst IS. Tím je zajištěna aktuálnost a konzistence informací v libovolných částech informačního systému. Systém je postaven na architektuře klient-server. Data a dokumenty jsou uloženy v centrální databázi a jsou dostupné uživatelům podle profesního zařazení a systému oprávnění a ochrany dat před neautorizovaným přístupem.

Zpracování dat potom probíhá na serveru nebo na klientských stanicích v závislosti na typu procesu.

Rozhodujícím faktorem ovlivňujícím úspěšnou implementaci IS v podniku je flexibilita systému. IS INFOS umožňuje parametrické nastavení chování podle platné legislativy, potřeb a metodiky uživatele.

Především v oblasti řízení projektů je důležitá neustalá komunikace s uživateli, která umožňuje průběžné zdokonalování a rozvoj systému a rozšiřování o novou funkcionalitu. Nezbytná se ukazuje nejen integrace s jinými používanými produkty a řešeními v rámci firmy, jako je např.: MS Project, Primavera, MS Office atd., ale i integrace nad rámec firmy s partnerskými organizacemi, jako jsou banky, dodavatelé, odběratelé apod.

Sledování projektů
Podsystém Sledování projektů poskytuje komplexní nástroj pro řízení projektů z kapacitního, časového, komerčního a finančního hlediska. Každý projekt může obsahovat dodatky a subdodávky, které jsou sledovány jednotlivě a současně agregovány do projektu jako celku. Projekty, dodatky a subdodávky je možné považovat za obchodní případy určené smluvním vztahem s partnerem.

Kapacitní a časové sledování projektů
Kapacitní a časové sledování projektů předpokládá členění projektu z hlediska organizačního podle útvarů, profesí, činností a z hlediska technologického podle provozních celků, provozních souborů nebo stavebních objektů, zařízení nebo dokumentů (např. výkresů).

Sleduje se zejména pracnost v normohodinách a progres prací v procentuelním vyjádření. Uživatel (vedoucí projektu a jeho tým) má vždy přístup k údajům smluvním, plánovaným, předpovídaným a skutečným.

Práce (normohodiny a progres) lze plánovat a sledovat v jednotlivých obdobích (např. měsíc, dekáda) a získávat tak přehled o skutečném vytížení jednotlivých pracovníků, profesí a útvarů nebo do budoucna zjistit relace mezi disponibilními a požadovanými kapacitami. Skutečně odpracované a vykázané hodiny vlastních prací jsou automatizovaně přepočítávány na finanční vyjádření a přenášeny do kalkulace projektu. Výkaz práce slouží i jako základní evidence docházky pro podsystém Mzdy s možností integrace s elektronickým docházkovým systémem.

Komerční a finanční sledování projektů
Informační systém INFOS podporuje všechny komerční fáze obchodních případů, dodatků i subdodávek, tedy poptávky došlé a vydané, nabídky došlé a vydané, vyhodnocení nabídek došlých, objednávky došlé a vydané, smluvní vztah, realizaci, ukončení projektu a reklamace.

Z obecné kalkulační osnovy se odvozují jednotlivé varianty určené pro různé typy a velikosti projektů (subdodávek a dodatků) a umožňují tak efektivně plánovat a sledovat náklady a výnosy, případně další kalkulační položky na zvolené úrovni podrobnosti.

Rozložení nákladů a výnosů do období podle dohodnutých platebních kalendářů s odběratelem a s dodavateli umožňuje skládat cash-flow projektu a celé firmy, signalizovat očekávané platby a inkaso, a to samozřejmě i v různých měnách nebo s ohledem na DPH, které může výrazně ovlivňovat cash-flow podniku.

Zdrojem dat pro stanovení skutečných hodnot v kalkulaci jsou ostatní podsystémy IS. Stav projektu se reportuje prostřednictvím různých operativních náhledů, např. tzv. měsíční zprávy projektu.

Ekonomické podsystémy
Je zřejmé, že celý podsystém Sledování projektů musí mít úzké vazby na okolní podsystémy, jako např. Účetnictví a saldokonto, Pokladny, Banky, Evidence majetku a Mzdy.

Účetní podsystémy tvoří jádro celého integrovaného systému a řeší problematiku všeobecné a finanční účtárny. Umožňují mj. účtovat v cizích měnách, parametricky definovat analytické členění účtů podle různých hledisek, automaticky číslovat doklady podle potřeb uživatele, účtovat podle předem definovaných šablon. Mezi účetní osnovou a kalkulační osnovou projektů je definována přesná vazba.

Saldokonto dodavatelů a odběratelů eviduje pohledávky a závazky podle parametrického nastavení párovacích údajů. Odděleně lze vést účetní a finanční saldokonto. Párování v saldokontu se provádí automatizovaně včetně generování kurzových rozdílů a haléřového vyrovnání v předepsané toleranci a přenosu informací do podsystému Sledování projektů.

Modul Banky je určen především pro generování, přenášení a zpracování platebních příkazů v Kč i cizí měně.

Modul Pokladny podporuje libovolný počet pokladen korunových i devizových. Pokladní doklady lze rozepisovat na projekty podle sledovaných kalkulačních položek.

Podsystém Evidence majetku je nástroj pro evidenci investičního, drobného, finančního a operativního majetku a jeho účetní a daňové odpisování. Jeho součástí jsou agendy včetně detailní evidence technického a programového vybavení, nemovitostí, automobilů, sledování provozních nákladů a plánování oprav jednotlivých položek majetku atd.

Podsystém Sklady tvoří integrovanou část informačního systému INFOS. Standardní funkce skladové evidence umožňují evidovat skladové zásoby, příjmy, výdaje, převody atp., to vše samozřejmě podle projektů.

Integrace s manažerským systémem
Informační systém INFOS je integrován s produkty manažerského informačního systému kanadské firmy Speedware, které umožňují prezentovat informace přehlednou formou tabulek a grafů pro vrcholový management.