V dnešní informační ekonomice jsou informace právem považovány za jednu ze základních deviz podnikání. Snaha využít efektivně informace v celém podniku už není jen nuancí pro odlišení od konkurence - dnes je to spíše předpoklad podnikání. Informace jsou v podnicích získávány, zpracovávány a distribuovány na různých typech médií, stále větší roli v jejich správě mají moderní technologie. Pojmy jako dokument a správa dokumentů již dnes plně nevystihují charakter a moderní metody práce s informacemi v celopodnikovém měřítku.


Výstižnější a přesnější je mluvit o obsahu a správě obsahu. Úkol správy obsahu, který je dnes dynamičtější, komplexnější a sdílený více lidmi v celém podniku v celém podniku, je zřejmý stejně jako nezbytnost a přínosy integrace tohoto obsahu s obchodními procesy. Aktuální vývoj na trhu technologií pro správu dokumentů a obsahu popisuje termín Enterprise Content Management (ECM, „správa podnikového obsahu“).

Vznik a vývoj ECM
Termín ECM se vyvinul z několika předchozích termínů, jako Integrovaná správa dokumentů (Integrated Document Management, IDM) a novějšího termínu Správa obsahu webu (Web Content Management, WCM). Tento vývoj byl hnán především poptávkou na trhu a neschopností WCM poskytnout očekávané obchodní přínosy. Správa obsahu webu nebyla příliš efektivní pro zlepšení obchodních procesů a správu různých forem obsahu v organizaci. Úrovně řízení workflow a obchodních procesů integrovaných s WCM byly navíc většinou velmi zjednodušené, takže nemohly uspokojit komplexní požadavky podniků.

Komunita analytiků a oborových asociací proto začala označovat tento trh šířeji jako trh ECM. Ve snaze přesněji vymezit vznikající prostor vytvořila společnost META Group, přední výzkumná a poradenská firma v oboru informačních technologií, následující definici:

„ECM je technologie, která poskytuje prostředky pro vytváření/sběr, správu/zabezpečení, ukládání/uchovávání/likvidaci, publikování/distribuci, prohledávání, personalizaci a prezentaci/prohlížení/tisk veškerého digitálního obsahu (tj. fotografií/obrázků/textu, zpráv, videa, audia, dat o transakcích, katalogu, kódu). Tyto systémy se primárně soustředí na sběr, ukládání, vyhledávání a distribuci digitálních souborů pro podnikové užití.“
 

Hodnota nestrukturovaného obsahu
Nestrukturovaný obsah je digitální obsah, který není zachycen ve strukturované (např. databázové) formě v podnikovém informačním systému. Označuje informační zdroje od jednoduchých dokumentů (např. korespondence, faktur a objednávek) až po komplexní dokumenty tvořené obrázky, videem a množstvím elektronických formátů.

Ve výrobním prostředí mohou být nestrukturovaným obsahem technické výkresy, dokumenty o kontrole jakosti, popisy procesů apod. V pojišťovnictví to mohou být formuláře pro předkládání nároků, smlouvy, informace o pojistných smlouvách, vyšetřovací zprávy. V bankovnictví to jsou žádosti o kreditní karty, výpisy z účtu, zákaznická korespondence, dokumentace o stavu účtu nebo záznamy o mezibankovních transakcích. To všechno jsou typy informací, které chce ECM systém zapojit do obchodního procesu.

ECM přináší obchodní hodnotu webu
Aby si podniky zachovaly konkurenceschopnost, musí zkvalitňovat své aktivity na webu zefektivněním a zvýšením produktivity procesů, které se odehrávají v pozadí. Technologie ECM nabízejí podnikům možnost tyto obchodní procesy zrychlit, provázat osoby, které se na těchto procesech podílejí, prostřednictvím webu a využít nestrukturovaný obsah.

Pokud například pojišťovna zpracovává pojistný nárok a majitel pojistky na tomto procesu aktivně spolupracuje přes web poskytnutím informací nezbytných k vyřešení nároku, přinese to organizaci prospěch snížením transakčních nákladů a zvýšením spokojenosti zákazníka. Zpřístupnění obchodních procesů majiteli pojistky i dalším stranám a zapojení nestrukturovaného obsahu, například naskenovaných policejních zpráv, fotografií pořízených likvidátory nebo e-mailové korespondence se získateli a majiteli pojistek, dramaticky zvyšuje výkonnost procesu řešení nároku.

Nástroje ECM zaručují, že se obchodně kritické informace dostanou k těm správným lidem ve správný čas. Nedochází ke zpožďování obchodních procesů v podniku a nestrukturovaný obsah a zdroje informací se integrují do jediného celistvého pohledu, čímž poskytují příležitost k provádění cenných obchodních rozhodnutí.

Vyhlídky trhu ECM
Vznikající trh ECM bude podle očekávání odrážet vzrůstající obchodní požadavky dnešního podnikání. Podle IDC, přední výzkumné firmy v oboru, rostl celosvětový trh technologií pro správu dokumentů a obsahu v roce 2000 úctyhodným tempem 89,9 procenta. Největší zásluha na tomto růstu je přisuzována vývoji trhu ECM. Společnosti s největším podílem na trhu ECM zahrnují tradiční prodejce systémů pro správu dokumentů a obsahu i množství nových hráčů. Lídrem na trhu systémů pro správu podnikového obsahu a společností s největším podílem na trhu (podle IDC, údaje z let 1998-2000) je firma FileNET, která se svou produktovou řadou Panagon má za sebou uznávanou historii přední společnosti na trhu technologií pro správu dokumentů a obsahu.

Systém Panagon byl původně koncipován tak, aby pomáhal organizacím optimalizovat procesy a spravovat nestrukturovaný obsah. Díky letům výzkumu a vývoje dnes Panagon podporuje stále více formátů nestrukturovaného obsahu. Tyto formáty dnes zahrnují vše od naskenovaných papírových formulářů po dokumenty ve stylu Microsoft Office a množství různých dalších elektronicky vytvářených souborů, jejichž obsah integruje Panagon pod jedinou střechou.

S pomocí webově orientovaných možností zpracování a správy obsahu nabízí Panagon dnešním podnikům ECM řešení, které je schopné rozšířit obchodní procesy mimo zdi společnosti a které se zároveň může vyvíjet, aby splňovalo měnící se obchodní požadavky.

Kdy se ECM vyplatí
Požadavky na ECM řešení závisí na specifických nárocích podniku. Před zavedením systému ECM je nezbytné důkladně vyhodnotit specifické obchodní procesy nebo aplikace podniku. Abyste zjistili, zda vaše organizace může využít výhod ECM řešení, položte si následující otázky:

Zvládá váš podnik výjimky z obchodních procesů dobře organizovaným, efektivním způsobem?

Zajišťuje váš podnik přístup k informacím shromážděným přes web nebo v papírové podobě pro všechny segmenty vašeho podniku, které mohou těchto informací využít?

Je váš podnik schopen spojovat informace z různých zdrojů, například korespondence zaslané zákazníkem, výkazů a informací vyměňovaných mezi podniky, a zpřístupnit je příslušným zaměstnancům vaší organizace?

Pokud má pro vaše podnikání význam web, rozšiřuje váš podnik prostřednictvím webu své interní obchodní procesy a příslušný obsah na potenciální externí účastníky?

Pokud výše uvedené otázky představují problémy, s kterými se potýkáte už dnes, může nabídka dobře implementovaného ECM softwaru přinést skutečné odpovědi na potřeby vašeho podniku.

Pozn.: Autor článku zastává funkci product marketing manager ve společnosti FileNET Corp.