facebook LinkedIN LinkedIN - follow
IT řešení pro veřejný sektor a zdravotnictví

Facility management – teorie versus česká praxe



MDP GEODalo by se říci, že teoreticky je vše již dostatečně softwarově podchyceno. Máme systémy podporující facility management (CAFM), řešení pro modelování objektů ve 3D (CAD, BIM), systémy pro sledování životního cyklu strojů (PDM/PLM) nemluvě o životním cyklu dopravní infrastruktury – silničních komunikací zvláště (model HDM 4). Vše by tedy mělo optimálně fungovat a plýtvání finančními prostředky na neefektivní údržbu by mělo teoreticky být redukováno na minimum. Jaká je ovšem česká praxe?


Jde stát příkladem?

Současný ministr financí doslova naříká, že nemůže efektivně a hospodárně nakládat se státní majetkem, protože de facto neví, jak rozsáhlý majetek stát spravuje. CRAB (centrální registr administrativních budov) měl napomoci tento nedostatek eliminovat. Ovšem, dodnes není tento systém naplněn potřebnými daty, sice je v provozu a stojí nemalé prostředky na technické podpoře, ale říci, že by se s již pořízenými daty dalo pracovat směrem k efektivnímu hospodaření s cílem optimalizace prostředků, opravdu nelze. Jinými slovy, pořídil se systém, aby stát věděl, co spravuje, ale v reálu to stát neví, neboť systém není naplněn daty. Jistě, stát je poměrně velká organizační jednotka. Ale upřímně, ani kraje či obce nemají naprosto dokonalý přehled o rozsahu a především stavu majetku, který vlastní a spravují… Nezapomínejme, že dle Zákona o obcích 128/2000 Sb. (§38) jsou obce „ povinny pečovat o zachování a rozvoj svého majetku“.

Pokrok přinesly GISy (geografické informační systémy), ve kterých je majetek obce přehledně zobrazen a evidován. Problémem je, že s pořízenými daty se aktivně nepracuje. Navíc málokde existuje vazba na interní systémy městských úřadů. Zkrátka, chybí koncepční ICT strategie s cílem sestavit architekturu postupné integrace již zavedených softwarových řešení. Navíc není zcela zřejmé, zda datová struktura stávajících dat je postačující k aplikaci systému pro zefektivnění a optimalizaci výdajů plynoucích do rozvoje obecního majetku.

Facility management a průmyslové podniky

Poněkud optimističtější pohled se naskýtá, když se zaměříme na průmyslové podniky. Prioritu zde hraje bezproblémový a především bezporuchový chod strojního vybavení. Není proto divu, že se systémy na sledování životního cyklu strojů (PDM/PLM) resp. jednotlivých strojních částí (např. ložisek) jsou samozřejmostí. Nechybí automatizované systémy podchycující pravidelný servis, revize, kontroly. Strojní vybavení – srdce každého závodu – má tedy nastavený FM (facility management), tak aby se předešlo poruchám, odstávkám a aby se maximalizovala délka životnosti jednotlivých strojů. Ovšem jak je to s budovami, kde jsou tyto stroje umístěny? Zejména ve starých průmyslových areálech jsou stavební objekty až na posledním místě. Chybí základní informace o stavu objektů, není zřejmý průběh podzemních inženýrských sítí. Programy a koncepce na optimalizaci výdajů do správy nemovitého majetku chybí a de facto se velmi často řeší pouze havarijní stavy.

Administrativní budovy a dokonalý systém

Pokud bychom hledali vzor systémů podchycujících facility management, pak nové administrativní budovy budou tím správným místem. Je samozřejmostí Technologický velín s fungujícím BIM (building information modelling) a softwarová řešení CAFM (computer-aided facility management) pomáhající s optimálním nastavením nejen energetického managementu, úklidu (cleaning management & service – na základě znalostí typu a velikosti podlahových ploch, počtu oken, mobiliáře), rozúčtování výdajů, kontroly strojního vybavení (building technology) atp. Vše bývá integrováno do jednoho robustního řešení – tzv. IFM (Integrated Facility Management). Zde je aplikován opravdový facility management a to na základě dokonalé znalosti stavu a rozsahu majetku, nad kterým pracují jednotlivé systémy a správci. Vše integrované s automatizovanou kontrolou, aby výdaje plynoucí do správy majetku byly na nejnižší možné hranici při zachování rozsahu a kvality zajišťovaných služeb.

Kde začít?

Nesmíme nikdy zapomínat na fakt, že jakýkoli facility management má vždy tři základní stavební kameny – data, SW řešení a správce, nejlépe certifikovaného manažera CFM (Certificated Facility Manager). A vše samozřejmě něco stojí. Zde se dostáváme k meritu věci, jakýkoli manager se vždy bude ptát: kolik bude stát zavedení systému, kolik prostředků se ušetří a jaká bude celková návratnost projektu? Debaty o nasazení facility managementu bohužel zpravidla končí konstatování, že „ono nám to nějak funguje a nevidím důvod, proč by to nemělo fungovat i do budoucna.“ Výsledkem je nákup krabicových SW řešení, která nereflektují potřeby podniku, nepropojenost interních systémů vede k dvojí i trojí evidenci majetku, pokusy o úspory nákladů končí na nedohledatelnosti vstupních dat, papírové evidenci či excelovských tabulkách.

Samotné úspory plynoucí z nasazení FM systému jsou variabilní, záleží na druhu organizace (město vs. průmyslový areál), která se rozhodne jít cestou efektivního hospodáře. Zpravidla dosahují 30 – 40 %. Tento údaj je kombinací snížení výdajů za energie, za nákupy služeb, za prevenci náhlých poruch a havarijních situací, za prevenci pracovních úrazů atd.

MDP GEO, s.r.o.

Samotné zavedení facility managementu je v podstatě jeden obrovský projekt, s postupnými cíli a etapami. Klíčovým je proto konzultant/facility manager, který by měl celkovou situaci správně zanalyzovat, vyhodnotit a navrhnout kroky včetně časového harmonogramu, které je třeba uskutečnit, aby se postupně naplňovaly vytčené cíle na poli úspor a zefektivnění správy majetku. Je nepochybně zajímavým trendem poslední doby, že společnosti nabízející úspory na základě správně nastaveného facility managementu, nejsou placeny na základě „Smlouvy o dílo“ atp. ale na základě podílu z objemu financí, které ušetří svému zákazníkovi. Riziko neúspěchu je tedy plně přeneseno na stranu dodavatele, který pochopitelně učiní vše pro to, aby se mu investované prostředky vrátily.

Další poměrně zajímavou cestou je ASP (Application Service Providing), kdy je ve společnosti kmenový zaměstnanec na pozici facility managera a ke své práci využívá aplikace, jež mu jsou zpřístupněny na serveru provozovatele ASP. Společnost platí pouze poplatek za pronájem služeb. Opět se jedná o jisté finanční zpřístupnění efektivního facility managementu, protože není nutné investovat do nákupu hardware, software a lidských zdrojů (CFM).

Kvalitních analytiků a konzultantů, domácích SW řešení i myšlenek je nepochybně u nás dostatek, chybí jen vůle opustit „zaběhnuté koleje“. Je třeba také vidět péči o majetek v dlouhodobějším horizontu než je čtyřleté volební období anebo dvouletá návratnost investovaných prostředků. Zkrátka je třeba začít konat a konat systémově. On i schodek státního rozpočtu není až natolik způsoben makroekonomickými vlivy, ale spíše neschopností a bohužel i neochotou státu efektivně hospodařit.

RNDr. Robin Rašín, Ph.D.

Autor článku je obchodním ředitelem společnosti MDP GEO, s.r.o.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.


Inzerce

Konec papírování, digitalizujte a usnadněte si práci!

IT Systems 3/2024V aktuálním vydání IT Systems jsme se zaměřili na vývoj digitalizace ve světě peněz, tedy v oblasti finančnictví a pojišťovnictví. Dozvíte se například, proč je aktuální směrnice PSD2 v inovaci online bankovnictví krokem vedle a jak by její nedostatky měla napravit připravovaná PSD3. Hodně prostoru věnujeme také digitalizaci státní správy a veřejného sektoru, která nabírá obrátky.