Capture – získání dat
Zabývá se snímáním a indexováním dokumentů, zpracovává různé typy dokumentů a převádí je do elektronické podoby. Papírové dokumenty se snímají prostřednictvím skenerů. Výsledkem zpracování je obrázek dokumentu. Prostřednictvím technologie OCR (Optical Character Recognition – rozpoznávání textu) můžeme převést zóny znaků skenovaných papírových dokumentů do strukturované podoby, tj. automaticky přečíst určitá pole z dokumentu a zapsat je do databáze. Do systému je možné automaticky zapisovat také dokumenty – tiskové sestavy generované počítačem a celou řadu různých formátů elektronických dokumentů (Word, Excel apod.). Každému z dokumentů je přiřazen jeho jedinečný index spolu s dalšími informacemi, které si může definovat uživatel.

Storage – uložení
Efektivní uložení dokumentů v elektronické podobě, které umožní velmi rychlý a jednoduchý přístup a následné zpracování různých druhů dokumentů. Uložení, tedy archivace, zabezpečuje spolehlivé následné využití elektronických dokumentů.

Content management
Pojmy jako elektronický obsah a správa obsahu se v posledním období staly velmi populárními. Primárně jsou chápány v souvislosti s vytvářením, ukládáním a správou obsahu, který firmy publikují na svých webových stránkách, sekundárně pak se správou digitálního obsahu ve firmě jako takové. Systémy pro správu obsahu zpravidla nabízejí nástroje pro obě tato pole působnosti.

Document management
Současně vznikající systémy pro správu obsahu nabízejí funkce, které se již dříve používaly u etablovaných systémů správy dokumentů. Ke společným schopnostem patří především řízení přístupu uživatelů prostřednictvím správy práv, hledání dokumentů podle vytvořených metadat nebo ukládání různých verzí dokumentů. Webové systémy pro správu obsahu musejí navíc počítat s požadavky, jako je oddělení obsahu a vzhledu, nebo se specifiky hypertextu. Důležité zde jsou také funkce správy odkazů.

Workflow
Při tvorbě komplexního digitálního obsahu je zpravidla nezbytná spolupráce v týmu. Proto patří řízení workflow ke standardní výbavě CMS. Prostřednictvím definovaných rolí a informací o stavech dokumentů je řízen oběh dokumentů předdefinovanými procesy. Takto řízená kooperace se hodí pro pevně dané postupy, jako je zpracování nabídek nebo kontrola toho, které texty mají být na webové stránce uvolněny a kdy.

Pokud chce více autorů vytvářet společně rozsáhlé dokumenty, narazí takové využití velmi brzy na hranice svých možností. Současné systémy řízení workflow ovládají paralelní zpracování a větvení pracovního postupu v závislosti na splnění určitých podmínek. To však umožňuje předání dokumentu na další stupeň zpracování až tehdy, když všichni zúčastnění provedli potřebný pracovní krok. Pro relativně spontánní spolupráci autorů, kteří například společně pracují na příručce nebo dokumentaci, by toto řešení nebylo příliš flexibilní.

Collaborative space
U nástrojů na spolupráci jsou vyžadovány funkce, které po řadu let vznikaly v prostředí groupwaru a v současné době jsou známy pod označením nástroje pro spolupráci (collaboration tools). K nim patří tematicky uspořádaná diskusní fóra, společně užívané pracovní prostory, tabule pro grafické doprovody myšlenek a návrhů nebo techniky pro komunikaci v reálném čase. Některá CMS a portálové platformy již takovými moduly disponují.

Správa znalostí
Velkou předností ECM, a v tom se shodují všichni analytici, není správa obsahu sama o sobě, ale aplikace, které umí v něm obsažené informace extrahovat a distribuovat po firmě. Vzniká proto úzký vztah mezi ECM a managementem znalostí (knowledge management). Technologie knowledge managementu přicházejí ke slovu v případě, kdy mají být z velkých datových fondů zjištěny konkrétní informace, automaticky kategorizovány součásti obsahu nebo mají být strojově zjištěny zájmové profily a kompetence uživatelů. Systémy hlavních poskytovatelů disponují integrovanými vyhledávacími stroji a jsou většinou schopny kategorizovat jednotlivé části obsahu na základě automaticky vytvořených metadat. K pokročilým vlastnostem patří strojové vytváření taxonomií, tedy systémů, na jejichž základě jsou dokumenty děleny do kategorií.

Implementace
Při návrhu a vlastním nasazení ECM řešení je vždy důležité optimalizovat přesně podle specifik každého podniku. I když základ řešení je poměrně univerzální, pokrytí individuálních potřeb konkrétního podniku je důležité pro finální výsledek. Cílem je maximální zrychlení a zefektivnění nejdůležitějších procesů spojených s distribucí a sdílením informací mezi zaměstnanci, zákazníky a dodavateli. Jako příklad můžeme zmínit distribuci aktuálních marketingových materiálů obchodním partnerům, poskytování analýz finančním oddělením, vytváření báze technických informací pro autorizované servisy, sdílení interní dokumentace apod.

A další vývoj?
Koncept ECM je poměrně komplikovanou záležitostí, která vyžaduje plné nasazení jak výrobců, tak i uživatelů. Snahy o dosažení stavu, kdy se plně zvládne informační management, rozhodně nejsou novinkou. Silně rostoucí objemy dat a různorodost datových formátů posouvají laťku ještě o něco výše. Aby bylo možno z takového objemu digitálního obsahu mít nějaký užitek, je nezbytné, aby se nástroje pro správu znalostí a vzájemnou spolupráci staly integrální součástí systémů správy obsahu. Realizace stále většího množství obchodních procesů prostřednictvím elektronických dokumentů vyžaduje navíc integraci CMS do operativních systémů ERP nebo CRM.

V současné době je trh CMS ještě značně roztříštěný a zahrnuje více než sto dodavatelů. Mnoho systémů ovládá především správu webových stránek, jiné spoléhají na DMS a nabízejí v oblasti webových obsahů jen velmi chudý rozsah funkcí. Analytici se shodují v tom, že se tento trh v několika příštích letech značně zkonsoliduje.

Autor článku, Pavel Vosáhlo, je konzultantem pro oblast ECM ve společnosti Siemens Business Solutions.