Českobudějovická firma M-line se zabývá vývojem software převážně pro dopravní firmy. Svým zákazníkům dodává ERP systém IS*M-line, který svým rozsahem komplexně pokrývá oblast ekonomiky (mzdy, účetnictví, sklady,…) a dopravy (autobusová doprava, jízdní řády, nákladní doprava, spedice,…). Jednotlivé subsystémy IS*M-line jsou sice datově a funkčně propojeny (např. společné číselníky zákazníků, vozidel, převody dat z provozních subsystémů pro zpracování mezd, převody dokladů do účetnictví,…), ale získávání variabilních a vnitřně homogenních datových výstupů, které zahrnují informace z většího počtu subsystémů IS nebylo dosud příliš jednoduché. Proto se firma M-line rozhodla připravit aplikaci, která by umožňovala vytvářet jednoduchým způsobem variabilní datové výstupy z celého IS.


Před vývojem vlastního software bylo testováno, jaké typy výstupů z IS*M-line potřebují provozní zaměstnanci, vedoucí zaměstnanci a management firmy. Provozní zaměstnanci pracují povětšinou pouze s daty, která se pořídí v jejich provozu. Tito zaměstnanci pracují s datovými výstupy, které jsou jim nabízeny v provozních subsystémech a plně jim vyhovují - jsou permanentně přizpůsobovány. Vedoucí zaměstnanci ale pro svoji práci potřebují datové výstupy, které se přirozeně týkají celého podniku - musí tu být i možnost podívat se selektivně na libovolný nižší celek (provoz, NS, auto atp.). Datové výstupy, které potřebují, jsou velmi diferencovány, některé se pravidelně opakují, jiné mohou být jednorázové. V datových výstupech se obvykle nespokojí jen se sečtenými a zprůměrovanými hodnotami, ale často je zajímají rozpady i na detailní hodnoty. Management firmy potřebuje pro svou práci vytypované pravidelné datové výstupy v pokud možno totožném formátu s provozními i ekonomickými údaji.

Aplikace, kterou nakonec v M-line připravili, je určena především pro management firmy. Protože budoucí uživatelé aplikace potřebují s daty pracovat dvěma odlišnými způsoby, skládá se program ze dvou částí, z datového skladu (DS) a z reportingového systému (RS). U RS se klade důraz na přehledné poskytování relativně neměnných přehledů, které jsou adresovány pro konkrétní řídící úrovně, u výstupů z DS lze naopak získávat libovolné výstupy podle konkrétního zadání.

Databázový systém a vývojového prostředí
DS i RS jsou naprogramovány jako aplikace klient/server. Protože celý informační systém je vyvíjen v databázovém prostředí CACHÉ firmy InterSystems, je tato databáze využita jako databázový server i pro datový sklad a reportingový systém. Jedná se o moderní postrelační objektově orientované databázové prostředí. K datům je možné přistupovat buď pomocí jazyka CACHÉ Object script nebo např. pomocí SQL dotazů přes ODBC rozhraní. Jako vývojové prostředí pro klienta aplikace DS byl zvolen Microsoft Visual Basic, klient aplikace RS je naprogramován pomocí Microsoft Visual Basic for Application v prostředí Microsoft Excel.

Datový sklad
Aplikace DS je určena pro vedoucí pracovníky, kteří potřebují získávat velké množství variabilních datových výstupů, většinou jednorázových, které potřebují pro porovnávání a vyhodnocování údajů při stanovování firemní strategie.
 
Data lze do DS převádět kdykoli - denně, týdně, měsíčně… Záleží na požadavku uživatele, jak chce mít data aktuální a jak je dimenzován výkon datového serveru. Úloha pro plnění DS se vždy spouští s nižší prioritou a obvykle je nastavena tak, aby probíhala v nočních hodinách. Aby data po uzavření měsíčního období zpracování dat v DS souhlasila se závěrkami v subsystémech, je automaticky zajištěn po uzavření období převod dat bez ohledu na to, jakou periodicitu plnění DS zákazník zvolil.

Data jsou do DS převáděna na úrovni dokladů a dělíme je podle typu na informační, klíčové a datové položky. Je zajištěno, že každý doklad je v DS uložen unikátně v libovolném časovém horizontu. V každém subsystému lze definovat libovolné množství typů dokladů s příslušným obsahem. V případě potřeby lze zajistit převod dat i z jiných (externích) systémů - např. vyúčtování od CCS, operátorů mobilních telefonů atp. Informační položky jsou data, která nesou informaci o dokladu, v aplikaci se podle nich nechají vybírat a třídit datové výstupy. Příklad informační položky je datum vystavení dokladu, jméno řidiče, cílová země, doba splatnosti atp. Datové položky jsou data o výkonech, obsažená v dokladu. S datovými položkami lze provádět aritmetické operace. Příklad datové položky je počet ujetých kilometrů, tržba, spotřeba PHM atp. Klíčové položky jsou data, podle kterých lze klíčovat datové položky. Příkladem klíčové položky je nějaký identifikátor vozu, zákazníka, nákladového střediska. To znamená, že je možné klíčovat např. ujeté kilometry podle vozu nebo podle zákazníka.

Datové výstupy lze z DS získat po vytvoření a spuštění dotazu - datového pohledu. Dotazy nad databází se vytvářejí v tzv. správci dotazů pomocí průvodce ve třech krocích. Uživatel nejprve vybere období, ze kterého se budou vybírat data, nastaví, zda se jedná o jednorázový datový pohled nebo datový pohled určený k vícenásobnému použití, pak je zapsán do databáze. Ve druhém kroku lze omezit výběr dat pomocí informačních položek. Lze tedy např. nastavit, že požadujeme datové údaje, které se týkají určitého řidiče, nebo datové údaje, které vznikly v konkrétní den při zakázce, která byla dopravována např. do Itálie.Ve třetím kroku lze vybrat, jaké datové položky budou vybrány a zobrazeny v datovém výstupu. Správce dotazů umožňuje dále dotazy modifikovat, mazat a spouštět.

Chceme-li spustit uložený dotaz a vytvořit datový pohled, vybereme ve správci dotazů příslušný dotaz a spustíme ho. Jelikož jsou požadavky na další rozbory datových výstupů různé, program nabízí dvě možnosti datových pohledů - detailní a souhrnný.

Detailní datový pohled slouží k vytvoření přehledu datových položek podle subsystémů za vybrané období. Výběr datových položek může být omezen pomocí informačních položek. Z hodnot datových položek můžou být dále vytvářeny buď rozpady podle klíčových položek nebo rozpad na prvotní údaje z jednotlivých dokladů. Např. můžeme vytvořit detailní datový pohled v rámci jednoho měsíce, ve kterém budeme sledovat datovou položku tržby a ujeté km. Datovou položku tržby za měsíc je možné dále rozpadnout, např. podle klíčové položky zákazník, a vytvořit tabulku s přehledem tržeb podle jednotlivých zákazníků. Tuto tabulku je možné setřídit a získat přehled o největších tržbách v rámci sledovaného období. Pokud bychom vytvořili datový pohled za delší období, lze uvedeným rozpadem získat přehled vývoje tržeb pro zákazníky. Údaje v tabulce lze zobrazit v grafu a tak je na první pohled patrný nárůst nebo pokles údajů v sledovaném období. Podobně lze např. datovou položku ujeté kilometry rozpadnout podle klíčové položky SPZ vozu a vytvořit tabulku s přehledem ujetých kilometry podle SPZ vozu. Rozpady datových položek lze vytvářet víceúrovňově, lze např. vytvořit rozpad datové položky ujeté kilometry nejdříve podle klíčové položky zákazník a dále rozpadem datové položky ujeté kilometry pro konkrétního zákazníka podle klíčové položky SPZ vozu vytvořit přehled, který vůz jel zakázky pro sledovaného zákazníka.

Souhrnný datový pohled slouží k vytvoření přehledu datových položek podle klíčových položek za vybrané období. Výběr datových položek může být omezen pomocí informačních položek. Lze takto vytvářet datové přehledy, ve kterých jsou zahrnuty datové položky z vybraných subsystémů, které jsou vázány na konkrétní klíčovou položku. Např. lze takto vytvořit datový pohled podle klíčové položky SPZ vozu, jako datové položky lze vybrat údaje z libovolného počtu subsystémů, např. ujeté kilometry, spotřeba PHM, tržba a dále náklady na opravu. Jelikož je souhrnný pohled datově rozsáhlejší než detailní pohled, je jeho zpracování časově náročnější. Rozpady datových položek jsou v souhrnném pohledu možné, jsou realizovány jako detailní pohled na konkrétní datovou položku.

Všechny datové výstupy, vytvořené v aplikaci DS, lze pro další zpracování přenést do tabulkového procesoru MS Excel.

Reportingový systém
Také tato aplikace je určena pro management firmy. Manažeři obvykle potřebují pravidelné datové výstupy s provozními a ekonomickými údaji v přehledné formě a v jednotném formátu.

Data pro reporting se převádějí v pravidelných intervalech. Výstupy o pohledávkách a platební kázni každý den, ostatní zpravidla 1× měsíčně. Data jsou do RS převáděna na úrovni datových tabulek, které je možno dělit podle obsahu na rozpadové, zdrojové a reportingové.

Rozpadové tabulky slouží k sestavení a zobrazení rozpadu hodnot do nižších úrovní pro údaje ze zdrojových tabulek. Rozpadové tabulky jsou vždy svázány s některým údajem ve zdrojové tabulce a nelze je prohlížet samostatně. Zdrojové tabulky obsahují údaje, ze kterých se definují reportingové tabulky. Reportingové tabulky pak slouží k vlastní prezentaci dat managementu firmy.

Část zdrojových tabulek pro reportingový systém vytváří subsystémy IS*M-line - ekonomický systém a hospodářské údaje vozidel, část se vytváří v DS (provozní údaje), který pak zajišťuje i rozpady hodnot do nižších úrovní. Po převodu dat do RS se automaticky provede aktualizace reportingových sestav podle zdrojových tabulek.

Jelikož se reportingové tabulky u jednotlivých uživatelů budou lišit, obsahuje RS i nástroj pro jejich sestavování. Protože by reportingové tabulky měly být relativně stálé, je nutné před jejich sestavením dobře poznat a popsat práci a požadavky managementu firmy. Sestavení reportingových tabulek je součástí implementace v konkrétním podniku nebo organizaci.

K prohlížení reportingových sestav aplikace využívá prostředí MS Excelu. Reportingové tabulky jsou do Excelu převáděny a zobrazovány podle požadavků uživatele. Pro jednotlivé tabulky lze zadávat i plánovaná data a porovnávat je se skutečností. Z reportingových tabulek lze také v Excelu vytvářet tabulky odvozené, které již nemají vazbu na databázi a vytvářet z nich další pracovní materiály.