Řada odborných příspěvků se zabývá znalostním managementem a znalostmi v praxi výrobních organizací či organizací poskytujících služby. Vznik a užívání informací a těchto znalostí v poradenství je poněkud odlišné. Malé poradenské kanceláře a poradci - fyzické osoby mají jistou "konkurenční nevýhodu" oproti velkým, převážně zahraničním kancelářím. Tuto konkurenční nevýhodu je možno eliminovat profesním sdružováním se a vybudováním znalostního informačního systému pro potřeby takovéhoto profesního sdružení, v našem případě pro daňové poradce.


Vzniká tu i zprostředkovaná vazba mezioborová, kdy takového systému mohu využívat i jiné příbuzné profese, v našem případě n.př. auditoři a advokáti. Takový projekt lze vybudovat i pro jiná profesní sdružení poradenského charakteru, příkladně zaměřené na interní audit ve firmách, atd. Aby budování takového informačního systému bylo možno realizovat rychle a co nejlevněji, měl by sloužit předložený příspěvek.

V posledních letech se objevují stále nové přístupy a řešení v realizaci informačních technologií. Dodavatelé se v této oblasti bohužel orientují většinou na velké firmy a málokdo pomáhá firmám malým a mikro firmám, mezi které řadíme i poradenské kanceláře. Prostě hledá se "něco", co by pomohlo firmám zajistit náskok před konkurencí. Hledá se konkurenční výhoda a to většinou bohužel metodou pokusu a omylu.

Odhlédneme-li od "módních výstřelků" vrací se po takové "inovaci" uživatelé často zpět, do startovací polohy, chudší o prostředky, které je tento pokus stál ale bohatší o zkušenosti. Existují ale "stálice" v této oblasti (v tom kladném smyslu slova) a mezi ně počítáme praktické využívání tzv. "knowledge managementu" což se dá přeložit do češtiny jako - užití znalostí, nebo lépe - práce se znalostmi a jejich využívání.
 

Konkurenční výhodou poradenských kanceláří jsou bezesporu informace, znalosti a dovednost pracovat s nimi. Jedním z možných řešení jejich problému je realizace projektu tzv. znalostního informačního systému (ZIS).Tyto systémy jsou ale poměrně finančně náročné na své budování i provoz. Individuální poradci a malé poradenské kanceláře nemají dostatek finančních prostředků na zakoupení všech dostupných datových zdrojů, které potřebují pro svoji práci. Nejsou také schopni zaměstnávat specialisty - informatiky s odborným zaměřením na digitalizaci a archivaci dat, na práce spojené s vyhodnocováním relevantních informací. Tu nastupuje možnost sdružování těchto kanceláří a jedinců do profesních komunit, sdružení či komor.

Než započneme s vlastní realizací projektu ZIS, je nutné se na ni připravit v t.zv. předimplementační etapě projektu. A právě náš způsob řešení této etapy, bych chtěl v tomto svém příspěvku stručně popsat. Je členěn do čtyř kroků.

V prvním kroku je potřeba vytvořit popisy pojmů směřujících k vyjasnění některých odborných výrazů a teorie, podporující realizaci následných etap projektu.

Pojem "znalosti", "řízení znalostí", je nutno chápat (v rámci poradenského procesu) poněkud jinak, než v procesu řízení výroby či služeb. Potřeba definovat a upřesňovat tyto teoretické pojmy však trvá i v průběhu realizace projektu, kdy významy některých vžitých pojmů jsou, jako zpětná vazba, odvozovány z praxe.

Provázanost transferu dat, informací a vědomostí byla, po srovnání několika alternativních řešení vzájemných vazeb těchto elementů a významového srovnání překladů odborných výrazů jednotlivých pojmů do češtiny, popsána pro potřebu projektu takto:
 

Druhý krok je zaměřen na vzájemná komunikace. Ta se většinou realizuje formou "konferencí" za pomoci e-mailů, ale mohou být použita i jiná řešení. Základem takovéto diskuse jsou vědomosti získané studiem, zúročené zkušenostmi z praxe. Zde vidím jednu z variant praktické aplikace znalostního managementu, kdy znalosti jednotlivých účastníků konference nezůstávají jen jejich znalostmi a dovednostmi, ale následně mohou sloužit i ostatním uživatelům ZIS, bez ohledu na to, kde (geograficky) v rámci příslušné profesní skupiny vznikly. Dokumenty (e-maily) obsahující znalosti či popis dovedností jsou ukládány do databáze a mohou být za pomoci fulltextového vyhledávání (n.př. Verity) zpětně použity na úrovni informací, pro aplikovaná řešení jinými uživateli.

Krok třetí představuje vzdělávání. Členíme je na samovzdělávání (samoučení), nebo vzdělávání se za pomoci lektora. V praxi, většinou vzdělávání probíhá formou odborných školení. Často se zapomíná na opakování přednesené látky. To je v projektu realizována formou audiopřednášek ve zvukovém formátu souborů mp3 případně ve formátu WMA.

Množství zapamatovaných informací v závislosti na času a metodě:

------------------------------------------------------------------- Schopnost vybavit si naučenou věc po	3 týdnech	3 měsících ------------------------------------------------------------------- Sdělit					   70%		   10% Sdělit a ukázat				   72%		   32% Sdělit, ukázat a vyzkoušet		   85%		   65% -------------------------------------------------------------------

Krok čtvrtý je znázorněn na následujícím obrázku, který má pouze pomocnou funkci osnovy:

Vrstva technologická obsahuje popis použitého hardware, doporučené operační systémy (Microsoft), způsoby připojení do sítě a to nejen na straně poskytovatele, ale i uživatele. Popis obsahuje již konkrétní varianty řešení včetně kalkulace ceny.

Jan Dohnal, Jan Pour: Architektury IS v průmyslových podnicích, Ekopress Praha 1997

Vrstva aplikační obsahuje popis aplikačního softwaru použitého v řešení a to jak na straně poskytovatele, tak i uživatele. Základním dodavatelem v našem případě je Microsoft, Tovek s technologií Verity a někteří zahraniční dodavatelé.

Vrstva prostředí je pro předimplementační fázi projektu, ale i pro fázi implementační vrstvou nejdůležitější. Od ní se bude odvíjet úspěšnost realizace celého projektu. Jinými slovy, pokud nepřesvědčíme uživatele, že projekt je pro něj přínosem a nebude jej používat, potom projekt skončí a vynaložené náklady na jeho realizaci budou znamenat finanční ztrátu a konec projektu.

Čtvrtý krok může být popsán jak stručně tak i podrobně. Může být doplněn o kalkulaci nákladů projektu. Je nutno jej (ve vztahu ke KM) členit na etapy po časových úsecích cca 3-4 roky. Tyto etapy je nutno v průběhu realizace kontrolovat, vyhodnocovat a korigovat. To vyžaduje také úzkou spolupráci s dodavateli jak části softwarové, tak i hardwarové a hlavně "odborný dozor" který jejich práci kontroluje. Ale to už je záležitost realizace a o té snad někdy příště.
 

Shrňme si nyní stručně, všechny popsané kroky. Vzhledem k tomu, že čtvrtý krok je rozdělen na další tři vrstvy, můžeme pro zjednodušení konstatovat, že celkem máme kroků šest.

1. Teoretická konstrukce a popis pojmů a odborných výrazů
2. Komunikace mezi uživateli
3. Vzdělávání uživatelů s cílem dosažení vědomostí
4. Specifika použitého HW a operačních systémů
5. Specifikace aplikačního software
6. Naučit uživatele aktivně systém využívat

Pokud popíšeme jednotlivé kroky a doplníme je o propočet nákladů, obdržíme jednoduchý projekt na realizaci ZIS. Výhodou je že většinou můžeme pracovat "za pochodu". Chce to jen již do druhého kroku si najít seriozního dodavatele a nespoléhat na to, že on vše udělá za nás. Budování takového systému je vždy práce týmová.

Popsané řešení předimplementační fáze projektu se v praxi se osvědčilo. Projekt je realizována na dvou serverech pro Komoru daňových poradců ČR která má cca 3 500 členů z nichž v současnosti využívá ZIS více než 1700 poradců. Náklad na roční provoz včetně hmotného investičního majetku se pohybuje mezi 500-800 Kč na člena a prostředky jsou hrazeny z členských příspěvků.