Společnost Pražské vodovody a kanalizace, a.s. (PVK), působící ve vodárenském segmentu patří do sdružení společností, jehož vlastníkem je francouzské finanční konsorcium Veolia Water ČR. PVK jsou největším vodárenským podnikem v ČR dle množství vyráběné pitné vody a počtu zásobovaných obyvatel (asi 1,2 mil. obyvatel hl. m. Prahy a dalších zhruba 200 tis. obyvatel dalších měst ve Středočeském kraji a v kraji Vysočina). Provozuje téměř 93 tisíc vodovodních a 69 tisíc kanalizačních přípojek. V roce 2002 byla ve společnosti PVK zahájena implementace základního informačního systému Noris pracovníky firmy TietoEnator. Jako logické vyústění po ověření funkčnosti transakční části systému se v roce 2003 objevila nutnost doplnění stávajícího rozsahu o controllingový systém, jehož dodavatelem se stala společnost Gist. Cílem implementace bylo podpořit vyhodnocení roku 2004 již v novém nástroji, tak aby bylo možno uvolnit kapacity pracovníků PVK pro reporting ve skupině Veolia. Bližší informace o projektu implementace controllingového systému, jeho přínosech a plánech na jeho další rozvoj nám poskytl Ing. Petr Mrkos, který je pověřen řízením finančního úseku PVK.





Jaká část controllingového řízení měla být podpořena nově implementovaným systémem?
Představy o rozsahu controllingového modulu byly korigovány o finanční a časové možnosti PVK na konci roku 2003. Rozhodnuto bylo o nasazení v šíři potřebné pro:
· podporu plánování personálních nákladů,
· podporu plánování přímých nákladů,
· podporu finalizace ročních plánů,
· rozpočet režijních nákladů,
· sestavení kalkulací vodného, stočného, předané vody a vedlejších produktů s využitím nových
sledovacích kritérií.

Zavádění controllingového nástroje bylo spojeno s přípravou organizační změny od počátku roku 2004, která se týká především struktur nákladových středisek a nákladových okruhů. Z toho důvodu se zpětně jeví korekce původních požadavků jako vhodné rozhodnutí pro první etapu.

Kdo se podílel na implementaci?
Na implementaci se podíleli především zástupci oddělení controllingu, kteří jsou ve společnosti odpovědní za sestavení plánových a výsledných kalkulací. Na implementaci se podílel také personální ředitel, který je garantem modulu Lidské zdroje. Důležitým členem našeho týmu byl vedoucí IT, který dbal na zajištění HW a SW prostředí. Během implementace bylo třeba (ve spolupráci s firmami Gist a TietoEnator) popsat a podpořit vzájemné vazby při sestavení plánu i při sestavení kalkulací. Při popisu vazeb se několikrát podařilo zajistit efektivnější postupy.

Kdo nyní controllingový systém využívá?
Okruh uživatelů vychází z týmu, který se za naši společnost účastnil implementace. Rozšířen byl na celé oddělení controllingu a na vybrané zaměstnance personálního úseku, odpovědné za sestavení plánu a vyhodnocování. Počet aktivních uživatelů se zatím pohybuje okolo deseti. V současné době se zaměřujeme na sestavení reportingové mapy tak, aby se dalšími uživateli stali odborní ředitelé společnosti. Připravujeme také rozšíření controllingového nástroje k širšímu využití i na nižších úrovních řízení společnosti PVK.

Jak hodnotíte přínosy conrollingového systému?
Hlavní přínosy controllingového modulu můžeme zvýraznit v následujících bodech:
· sjednocení systému řízení vodárenské společnosti,
· podpora plánovacího systému ve vazbách dle odpovědností,
· podpora sestavení podrobného plánu personálních nákladů,
· propojení plánů nákladů a výnosů s plány výkonovými a s plány personálními,
· podpora odlišení nákladů na regulované činnosti a jejich přiřazení dle vlastníků spravovaného
majetku,
· podpora propočtu kalkulací hlavních i vedlejších produktů.



Sestavení kalkulací v controllingovém modulu umožňuje plné využití nových sledovacích kritérií (nákladových objektů - nákladový okruh, obor činnosti). Tím controllingový modul nahradil nutnost neefektivního přepisování hodnot z účetnictví do excelovských tabulek. Pro kalkulace vodného, stočného a vedlejších činností je určována uznatelnost nákladů. Kalkulace umožňují odlišit náklady dle vlastníků majetku. Výsledkem je možnost sestavení výkazů pro výsledné kalkulace požadované cenovou regulací. Reporting v oblasti personálních nákladů umožňuje nový pohled na strukturu personálních nákladů. Tento pohled nám pomáhá při vyhodnocení čerpání složek mzdy. Sestavení plánu personálních nákladů vychází z nejaktuálnějších skutečných údajů. Pomocí modelování jednotlivých složek mezd je možné sestavit podrobný plán. Na základě podrobně sestaveného plánu je možné sestavit sumární reporty pro různé příjemce informací o personálním plánu. Umožňuje nám také získat potřebné podklady pro vyjednávání o jednotlivých složkách mezd při schvalování kolektivní smlouvy. Druhotným přínosem bylo odladění zjištěných chyb ve zdrojových aplikacích. Výhodou je možnost oddělit reporting nad stejnými daty pro různé cílové uživatele - ať je to střední nebo vrcholový management ve společnosti, akcionář či někdo jiný.

Jaké další možnosti vám nový controllingový poskytuje?
Všechny druhy plánů jsou vytvářeny v několika verzích, z nichž je jedna schválena a deklarována jako oficiální plán na zvolené období. Oficiální verze plánu porovnáváme se skutečností a slouží jako podklad pro hodnocení odchylek za období, nebo od začátku roku. Controllingový modul nám umožňuje pravidelné měsíční hodnocení na několika porovnáních - meziročního porovnání skutečnosti za období a od počátku roku, porovnání mezi plánovanými hodnotami oficiálního plánu a skutečností v časovém období měsíce, od počátku roku a porovnání plánu s očekávanou skutečností. Toto porovnání controllingový modul promítá do pravidelně automaticky aktualizovaných reportů za celou společnost, nebo za vybranou oblast dle potřeb každého z uživatelů.

Ke kritickým místům řady implementačních projektů patří migrace dat? Jak se vám podařilo se přenést do nového controllingového systému potřebná data?
Díky spolupráci společností Gist a firmy TietoEnator, která celou spolupráci zaštiťovala, se podařilo zajistit přenos dat mezi jednotlivými moduly dle našich požadavků, včetně reakce na zásadní změnu používaných číselníků. TietoEnator vytvořila datové pumpy na základě znalostí uložení dat a struktury číselníků z již implementovaného a používaného podnikového informačního systému LCS Noris. Spolupráce s oběma firmami také umožnila do značné míry uvolnit v době projektu náš útvar IT, který byl v době implementace vytížen přípravou stěhování serverů i uživatelů základního i controllingového systému.

Připravujete nějaké další rozšiřování informačního systému?
Na základě zkušeností s controllingovým modulem připravujeme rozšíření systému o další oblasti, ve kterých by bylo možné plánovat a vyhodnocovat stejným způsobem, jako je tomu například u oblasti Lidských zdrojů. Chystáme se také controllingový nástroj více využít pro automatizovaný reporting v rámci společnosti i skupiny Veolia.