Povědomí o úsporách a rychlé návratnosti investic při elektronizaci nákupu neboli eProcurementu, se mezi odbornou veřejností v České republice rok do roku zvyšuje. Základní otázkou již není, zda je možné ušetřit, ale jak rychle a kolik lze ušetřit. Bohužel neexistuje jednoduchý vzorec, který by po zadání konkrétních hodnost jednoznačně odpověděl, jaká bude doba návratnosti investic nebo čistý přínos za určité období. Vzorce je možné použít pouze pro první krok, tedy pro zjištění, zda se vůbec otázkou eProcurementu dále zabývat. Následná realita je závislá na mnoha často náhodných faktorech.


Jedním z faktorů, který lze ovlivnit, je výběr softwaru a rozsah implementované funkčnosti v jednotlivých fázích. Detailně promyšlená funkčnost v praxi přináší vyšší přínosy a naším cílem je ukázat, na které oblasti je nutné se zaměřit.

Uživatelská přívětivost
E-procurementový software zná většina zaměstnanců, kteří v rámci své činnosti vyplňují žádanky na nákup. Pokud oprávnění k jeho použití mají pouze vybraní uživatelé za každé oddělení v podniku, přibývá administrace mezi žadatelem a oprávněným uživatelem, personifikace spotřeby na jednotlivé zaměstnance se stává obtížnější a je nemožné elektronicky potvrdit příjem přímo konkrétním koncovým žadatelem. Proto je nutné, aby systém mohli používat všichni potenciální žadatelé bez ohledu na jimi vytvořený počet požadavků. S daným softwarem tak budou pracovat i zaměstnanci s průměrnou počítačovou gramotností a někteří s ním vejdou v kontakt třeba jen jednou za půl roku. Vzhledem k těmto faktům a fluktuaci zaměstnanců musí být e-procurementový software uživatelsky maximálně přívětivý a snadno použitelný. Složitost obsluhy nesmí být větší, než je tomu u internetového prohlížeče. Uživatelé musí být schopni s ním pracovat jen na základě půlstránkového písemného návodu, případně po krátké konzultaci s kolegou.

Co se stane, jestliže tomu tak není? V lepším případě bude práce uživatelů trvat déle, než tomu bylo v původní papírové formě, což představuje nulové úspory při snižování administrace. V horším případě budou mít uživatelé o důvod navíc, proč nový systém a nákupní procesy obcházet. Výsledkem bude minimalizace plánovaných úspor získaných při konsolidaci dodavatelů a komodit.
 

Připojení dodavatelů
Pro úspěšnou realizaci nákupní politiky podniku je klíčový výběr vhodných dodavatelů. Velkou překážkou však mohou být omezení způsobená elektronickým nákupním systémem. Neexistence rozhraní umožňujícího rychlé připojení dodavatele nutí firmu rozhraní nákladně dobudovat. Takový krok ovlivní návratnost investice do e-procurementu a zároveň výrazně snižuje manévrovací prostor pro případnou změnu dodavatele - cena za to by byla příliš vysoká. Dodavatel v této výhodné pozici ztrácí motivaci poskytovat lepší služby než konkurence. Obdobným úskalím pro realizaci efektivní nákupní politiky je možnost komunikovat jen s omezeným okruhem dodavatelů, kteří participují na elektronickém tržišti. Vyloučení konkurence pak opět vede k určité "lenosti" dodavatelů při zkvalitňování jejich služeb a/nebo snižování cen.

Dalším faktorem, který může ztížit zavedení nákupního informačního systému, je odpor dodavatelů při přechodu na elektronickou komunikaci. Jednou z možností je držet se hesla "Hrubá síla všechno zdolá". Dostatečně silný odběratel dostatečně slabého dodavatele přinutí komunikovat po svém. Síla však není právě tím nejlepším základem pro budování úspěšných dodavatelsko-odběratelských vztahů. Proto je nutné najít software, který dodavateli nějakým způsobem dokáže pomoci. Malým dodavatelům lze např. nabízet hostované prostředí, v němž je možné editovat katalogy, přijímat a potvrzovat objednávky nebo vystavovat faktury. Pro větší dodavatele software pak může být k dispozici komunikace v různých dialektech XML nebo EDI či dokonce nástroje pro přímou integraci webových stránek dodavatele s nabídkovými katalogy a konfiguračními nástroji přímo do e-procurementového systému odběratele.

Kvalita softwaru
Úspěšnost zavedení e-procurementu se nevyhne rizikům ani z hlediska kvality software. Odladění chyb, nefunkčnost některých částí softwaru a realizace případných změn mohou znamenat výrazně delší dobu implementace. Výsledkem je, že podniky platí mnohem dříve, než se dostaví přínosy, čímž se výrazně prodlužuje doba návratnosti investice.

Zpoždění implementace software oproti plánovaným termínům je navíc vodou na mlýn pro odpůrce změn v interní nákupní politice. Z jejich hlediska se jedná o velice dobrý argument posilující jejich boj za návrat ke starým dobrým časům.

Reference
Software s dobrými referencemi se mnohem snadněji prosazuje uvnitř podniku. Zkušenosti jiných zákazníků s jejich nákupními procesy se obvykle transformují do konkrétní funkčnosti softwaru a samozřejmě i do hlav konzultantů, kteří software zavádějí. Efektivita prováděných změn potom bývá mnohem vyšší.

Je zde i psychologický efekt. Realizátoři změn mohou využít autority, kterou jim zajišťuje množství implementovaných zákazníků a jejich zkušeností. Pro odpůrce je pak mnohem těžší takové změny sabotovat již v zárodcích.

Potenciální zájemci by se však neměli ohlížet pouze na počet prodaných licencí, protože to není totéž, co počet živých úspěšných implementací u zákazníků. Mnohé licence se prodávají v rámci různých e-balíčků velkých podnikových systémů, avšak velká většina zákazníků je zatím nezavedla. U takových řešení chybí větší praktické zkušenosti, přičemž o zpětné vazbě a transformaci zkušeností do funkčnosti softwaru vůbec nelze mluvit.

Zajištění dalšího rozvoje
Pokud software přestane být výrobcem podporován, nebo jeho výrobce pomalu odumírá, jsou firmy nuceny migrovat, případně vzít další vývoj systému do vlastních rukou. Vzhledem k nákladnosti takového postupu je záruka dalšího rozvoje softwaru významným rizikovým faktorem při odhadované návratnosti investic.

Zárukou rozvoje do budoucna je obvykle síla a stabilita jeho výrobce. Tyto charakteristiky však mohou též odpovídat výrobci hardwaru či ERP systémů, který dodává i e-procurementový software. Jeho vývoj pak bývá dotován z těchto oblastí a může být po určitém čase zastaven, pakliže neobstojí v konkurenci. Z těchto důvodů je ideální výrobce s dostatečně širokou zákaznickou základnou, která používá stejný software - tedy eProcurement nebo Spend Management. U takových výrobců bývají poplatky za údržbu od stávajících zákazníků investovány do vývoje. Zákazníci navíc poskytují zpětnou vazbu, jež se promítá do funkčnosti u dalších verzí.

Je nutné si uvědomit, že za kvalitu se platí. Čím lepší e-procurementový software si kupujete, tím větší úspory v kratším čase přinese. Na druhou stranu má takový software zpravidla i vyšší cenu, což znamená vyšší počáteční investici. Víc než jinde zde však funguje heslo "Nejsem tak bohatý, abych si mohl kupovat levné věci".

Pozn. red.: Autor článků působí jako Ariba Business Development Manager ve společnosti LLP Group.