Rozhodnutí provést zásadní změnu stávajícího stavu fungující společnosti je rizikovým úkolem pro každý management. Jednou z možností jak omezit podstoupené riziko je zvolit osvědčený, technologicky perspektivní produkt a vyzkoušeného dodavatele. O řešení, které zvolila cestovní kancelář GTS International pro zkvalitnění svých služeb, je následující krátký článek.

Kdo je GTS International
GTS International je cestovní kancelář, která se od svého založení roku 1992 specializuje na služby pro studenty a mládež. Divize cestovního ruchu vytváří možnosti výhodného vycestování do zahraničí (letecky, autobusem či vlakem) a služby s tím spojené (cestovní pojištění, telefonní karty, au-pair a práce v zahraničí a další) pro studenty, mládež a učitele.

Společnost se také stará o zahraniční návštěvníky. Divize inComing spolupracuje s významnými zahraničními "tour operátory" a organizátory skupinové turistiky, kteří nabízejí programy pro Prahu a Českou republiku. Společnost nabízí kompletní služby pro zahraniční turisty v Praze, hotely, doplňkové služby, transfery, prohlídky pamětihodností, vstupenky do divadel a další speciální požadavky.

GTS International má dvouvrstvou řídící strukturu s několika pobočkami po celé republice. Mimo dvou zastoupení v Praze můžete najít zástupce společnosti ještě v Plzni, Liberci, Brně, Českých Budějovicích, Ostravě, Olomouci a Pardubicích.

Společnost vyřizuje požadavky svých klientů telefonicky, faxem a v posledním období ve stále větším objemu přes Internet. Největší překážkou překonání hranice obratu 500 mil Kč / rok je bankovní systém a především platby pomocí platebních karet.

Proč vlastně zavádíme nové technologie?
Obměna zastaralých technologií za nové je nutností, která odčerpává volné finanční zdroje. Cílem podnikání z dlouhodobého pohledu je zvyšování hodnoty podniku a v jeho krátkodobém výsledku je to zisk. A právě z těchto hledisek je nutné pohlížet na investice vložené do nových technologií. Co mi to přinese a jak musím na tuto změnu reagovat? Všechna "e" jsou mi k ničemu, pokud mi nepřivedou více zákazníků, nezvýší obrat, neuspokojí ve větší míře potřeby trhu nebo nesníží náklady.

Jak, ale snížit přímé náklady na implementaci?
· jasná vize výsledku
· zavedení vize do života celé společnosti na základě vytyčených cílů
· pevné řízení projektu přípravy a implementace za strany zákazníka
· průběžné hodnocení a sledování stavu
· rovný smluvní vztah a zajištění podpory po skončení projektu

Těmito pravidly se řídil i projekt inovace informačního systému v GTS International.

Jak to vypadalo před rokem
Původní síťová aplikace ve FoxPro neumožňovala přechod roku 2000 a nepředstavovala perspektivní řešení, proto bylo nutné nahradit stávající systém novým řešením. Finanční otázka přitom nebyla na prvním místě při rozhodování o nové platformě řešení.

Zvolené řešení nad produkty společnosti Oracle zajišťovalo možnost rozšíření počtu budoucích uživatelů a tedy další rozvoj bez omezení, což bylo klíčovým argumentem při výběru nového systému. Dalším rozhodujícím kritériem byla robustnost databáze Oracle, se kterou měli majitelé společnosti osobní zkušenost.

Postavení dodavatele získala společnost IT SYSTEMS a.s.
Na začátku roku 1999, tedy na samém počátku spolupráce, bylo nutné nejprve kompletně zpracovat analýzu aktuálního stavu procesů a dat. Na základě analýzy byly v databázi vytvořeny odpovídající datové struktury a postupně byly instalovány a zákazníkem testovány jednotlivé moduly zajišťující požadovanou funkčnost.

V čem spočívá samotné řešení
Cestovní kancelář, která se zaměřuje na pobyty zahraničních návštěvníků musí okamžitě reagovat na požadavky. Nejde jen o to zajistit dopravu a pobyt, ale podle počtu zákazníků nabídnout variantní řešení a služby, které s pobytem souvisí. Toto bylo zadání pro dodavatele řešení projektu v GTS International.

V současnosti se zde dokončuje interaktivní inComingový vnitřní informační systém. Operátor na základě telefonického rozhovoru nabízí varianty služeb, tak jak je podle požadavku zákazníka získává a podle toho jaké jsou v daný okamžik volné zdroje. Celá aplikace pracuje nad databází Oracle 8.04 a je vytvořena v produktech Oracle Developer 2000 a Designer 2000. V další etapě dojde k vytvoření portálu na Internetu, který bude nabízet stejné služby 24 hodin denně.

Zcela revoluční je řešení OutGoing, které bude nabízet levné zájezdy pro studenty z naší republiky. Široký rozsah služeb není hlavní zbraní připravované internetové aplikace. Těžiště tohoto řešení leží v on-line platbách - tedy bez prodlení a komplikací, které vznikají při ověřování údajů platebních karet operátorem.

Co popsané řešení přineslo
· Především se zvýšila spokojenost zákazníků a zvýšil se obrat objednávek přes Internet na 40% z obratu.
· Společnost přešla bez jakéhokoliv problému rok 2000
· Urychlení veškeré agendy a "papirologie": "Dříve jsme fakturovali 4 dny, dnes je to za půl dne hotové!"
· Informace o zákazníkovi jsou daleko komplexnější. Tato vlastnost bude dále rozvíjena při práci s daty v rámci MIS - manažerského informačního systému