V minulých článcích na téma archivace jsme poukázali na významný fakt - objem ukládaných dat pro střední a velké podniky je nebo v nejbližší budoucnosti bude jedním z hlavních kritických faktorů provozu výpočetních systémů. Průměrný uživatel podnikových aplikací je schopen podvědomě vnímat pouze "svá" data, tedy informace, které v pravidelně používaných úlohách vytváří či edituje. Nemusí jej tedy znepokojovat datový prostor za hranicemi jeho zájmu a už vůbec jej nezajímá celopodnikový pohled. Správci systému se naopak zabývají právě takovým komplexním pojetím dat v podniku.


Podniková data mohou dnes nabývat mnoha různých podob a formátů. Mohou to být klasické databázové záznamy v ERP systému, soubory obsahující video, audio, XML, skenované obrázky, plně barevnou grafiku, atd. Ve které oblasti je objem dat nejrozsáhlejší, to obvykle určuje druh a rozmanitost podnikové činnosti a také funkční vybavenost aplikací, které tato data používají. Postupem času se i dříve vzácné formáty dat stanou zcela běžnou záležitostí. Příkladem mohou být videozáznamy pro účely vnitropodnikových vzdělávání. Značné objemy dat nalezneme rovněž ve správě poštovních serverů (Lotus Domino, MS-Exchange). Bez ohledu na to, jaký typ dat je v organizaci objemově nejvýznamnější, je jednoznačně doporučeno v úvahách o řešení archivace postupovat komplexně. Vyřešením archivace v jediné oblasti by bylo dosaženo pouze odložení problému velkého objemu dat.
 

Procesní požadavky na archivační systém
Úspěšně zvládnout přesměrování toku velkého množství odlišných dat do jediného digitálního archivu - včetně příchozích a odchozích papírových dokumentů - je skutečnou výzvou pro každého IT specialistu nebo manažera v podniku. Vše začíná počátečními úvahami o vlastních aktuálních potřebách organizace i s dostatečnou prognózou nejbližšího vývoje. K tomu je samozřejmě dobré znát, co dnešní archivační softwarové technologie dovedou. Pokusme se tedy zformulovat možné procesní (pozor! ne technické) požadavky na archivační systém. Většina těchto požadavků by měla zaznít jako otázka při definici vlastního podnikového digitálního archivu.

1. Archivace bude zapadat do jednotné, celopodnikové strategie správy dat. Jen tak lze docílit efektivního využití technických prostředků spolu se zajištěním bezpečnosti a spolehlivosti. Do stávajících vnitropodnikových předpisů o zabezpečení dat, jejich zálohování a údržbě musí být vloženy další oblasti, které v tomto duchu postihnou i digitální archiv.

2. Interoperabilita - archivace musí být definována v potřebném rozsahu pro práci v heterogenních prostředích mezi různými platformami. Heterogenní systémy dnes totiž jednoznačně kralují.

3. Archivace může být propojena s procesy zálohování, nebo se může stát jejich přímou součástí. Některé výkonné a sofistikované softwarové produkty ve své škále funkcionality zvládají obojí.
 
4. Do procesu archivace budou zařazeny všechny oblasti spravovaných dat, ve kterých již existuje nebo potenciálně hrozí nadměrný objem dat. Zde je nutné pamatovat nejen na aktuálně využívané aplikace a jejich datová úložiště, ale také připravované záměry či projekty. Nesmíme rovněž zapomínat na aplikace, kde má dojít k rozsáhlým změnám v nastavení, protože data organizovaná v předešlém nastavení zřejmě odejdou ve vhodném rozsahu do archivu. Do tabulky zpracujeme ucelený seznam vytipovaných datových oblastí s odhadem předpokládaného objemu. Archivační software obvykle zajišťuje kompresi dat v poměru až 1:5.

5. Technologický vývoj. Vybraná archivační technologie by měla zajistit možnost přenosu archivů ze starších typů médií na nově pořízené celky. Vezmeme-li v úvahu, že některé typy dat budeme archivovat více než deset let, je tento požadavek naprosto zřejmý.
 
6. Četnost archivních běhů. Nad konkrétní datovou oblastí (ERP, GIS, CAD…) bude pravidelně spouštěna kontrola na splnění podmínek archivace a následně dojde k přesunu vybraných dat do archivu. Aby nedocházelo k tomu, že objem dat putující při archivním běhu do archivu je obrovský (dojde k zátěži IT infrastruktury), je nutné vhodně navrhnout periodu a čas spuštění archivních běhů.
 
7. Četnost přístupu k jednotlivým datovým oblastem v archivu. Jak již bylo v předešlých článcích zmíněno, můžeme se opřít o zkušenosti a informace správců systému, můžeme provést lokální průzkum mezi uživateli nebo využít specializovaný software, který taková měření dovede zvládnout automatizovaně. Četnost přístupu rovněž stanoví požadavky na rychlost odezvy při požadavku uživatele na přístup do archivu. Jestliže uživatel potřebuje starší mapu z GIS aplikace průměrně jednou za měsíc, nebude mu vadit i několikaminutová odezva. Naopak denní přístup k archivu například z ekonomického oddělení bude vyžadovat odezvy podstatně kratší a na straně archivních médií je nutný bezobslužný provoz. Kritérium požadované doby odezvy pomůže stanovit vhodné médium či technologii úložného prostoru (páska, magnetooptický disk, robotizované úložiště).

8. Zálohování lokálních dat na pracovních stanicích. I touto oblastí je vhodné se důsledně zabývat. Manažeři, vedoucí oddělení, klíčoví prodejci mají ve svých přenosných počítačích značné množství strategicky významných informací uložených v různých formátech. Provádějí však pravidelně bezpečné a spolehlivé zálohy? Zcizení, ztráta nebo destrukce přenosného počítače není až tak výjimečný jev. Zálohovací nebo archivační software umí již dnes pracovat i s těmito daty včetně zajištění diskrétního přístupu.

9. Počet uživatelů a jejich způsob přístupu k archivu je velmi důležité kritérium. Mezi uživatele našeho podnikového digitálního archivu mohou patřit nejen vlastní pracovníci, ale rovněž externí zájemci z partnerských firem nebo dokonce kdokoliv z široké veřejnosti. Zde rozhodne jednoznačně obsah dat v archivu a potřeba kooperace v širokém slova smyslu. Pak je také nutné myslet na způsob přístupu k archivu a pamatovat na bezpečnost tohoto přístupu. Opět je třeba zmínit, že některé výkonné softwarové produkty již s obecným přístupem typu internet/intranet počítají. Ovšem počet uživatelů archivu u takových produktů obvykle určuje velikost zakoupené licence a tedy i cenu, kterou za užití software zaplatíme.
 
10. Dlouhodobá ochrana investic, úspory a návratnost. Prostředky nutné k vybudování digitálního archivu nebudou malé. Proto je nezbytné zvolit řešení, které má zajištěno další rozvoj a je schopné provozu na všech běžných platformách. Mezi další požadované vlastnosti patří robustnost a škálovatelnost. Archiv musí absorbovat postupný nárůst objemu přenášených dat i zvyšování nároků na komfort či rychlost přístupu. Kdo zvolí nejlevnější, jednorázové řešení, bude se brzy muset problémem archivace zabývat znovu. Vybudováním kvalitního digitálního archivu však uspoříme prostředky v jiných částech IT infrastruktury. Zmenšení nároků lze očekávat v oblasti diskových polí, operační paměti a výkonnosti serverů, zálohovacích technologií, atd. Úspory v oblasti zrychlení operací nebo snížení nároků na lidské zdroje jsou sice obtížně vyčíslitelné, ale rovněž nezanedbatelné. I když to manažeři IT nebudou mít snadné, je dnes zapotřebí učinit poměrně odvážná rozhodnutí o investicích do budoucích úspor. U českého managementu je častým jevem rychlé nalezení potřebných prostředků až po významném kolapsu v dané oblasti.

Závěr
Záměrně se při úvahách o řešení podnikové archivace vyhýbáme technickým a technologickým oblastem řešení, protože jen základní popis možností, které jsou dnes v různých kategoriích a platformách dostupné, by vydal za samostatnou knížku. Technické otázky spojené se zálohováním a archivací, např. zda zvolit řešení SAN nebo NAS tedy nebudou předmětem naší rozpravy.
Konečné řešení digitálního podnikového archivu může mít samozřejmě mnoho podob. Vše lze zredukovat do varianty přesunutí velkých objemů dat z nejpřetíženějších míst systému do velkého počtu souborů, a tím skončit. Takový postup však lze přirovnat k restrukturalizaci procesů ve výrobním podniku, kde veškerým výsledkem řešení je nalezení jiných skladových prostor pro vlastní výrobky. Bohužel i takový výsledek práce může některé IT pracovníky uspokojit.

Pozn. red.: Autor článku, Oliver Blšták, pracuje ve společnosti Plaut Consulting jako Sales Manager a specializuje se na oblasti Archivace/Storage konsolidace a služby Outsourcing/Remote Supportu.