Metoda GTD

Metodu Getting Things Done vyvinul David Allen a popsal ve stejnojmenné knize. Během několika uplynulých let, jak se metoda GTD úspěšně šířila, vznikly desítky aplikací, které tuto metodu podporují. Pro počítače a zařízení Apple existuje několik GTD aplikací. Ovšem nejznámější a také nejpoužívanější je dvojice OmniFocus od výrobce Omni Group a Things od Cultured Code. Aplikace se liší nejen cenou, ale i rozmanitostí funkcí. Zatímco OmniFocus je co do funkční výbavy rozmanitější, Things je jednodušší a dle mého názoru přehlednější.

Vzhled

Aplikaci Things můžete na iPadu používat jak nastojato, tak naležato. Zatímco v režimu nastojato uvidíte přes celou obrazovku pouze aktivní seznam s tlačítky List a Edit v horní liště vlevo, otočením o devadesát stupňů získáte zobrazení s přehledem seznamů a obsahem právě aktivního seznamu.
Jak přepnout mezi seznamy v režimu nastojato? Stiskem tlačítka List zobrazíte plovoucí okno s přehledem seznamů. Pak stačí jen vybrat ten, který vás zajímá. Vpravo nahoře můžete spouštět akce, které jsou v aktivním seznamu povoleny. V režimu naležato je manipulace s položkami seznamů o poznání jednodušší. Vlevo aktivujete vybraný seznam a vpravo provádíte s položkami seznamu povolené akce. V horní liště nad přehledem seznamů najdete funkce pro vyhledávání a nastavení.

Seznamy

Názvy jednotlivých seznamů budou pro uživatele GTD známé. Pro ostatní si dovolím alespoň ve stručnosti vysvětlit.

• Inbox – je velmi podobný poštovní schránce. Do něj lze zadávat úkoly, které ještě nejsou naplánované. Typicky se používá pravidlo „zapiš a zapomeň“. Prostě pomocí tlačítka Plus přidáte nový úkol, případně doplníte štítky a detail úkolu či datum, kdy má být úkol hotov.
• Today – jak název napovídá, v tomto seznamu jsou úkoly, které mají být hotovy dnes.
• Next – do seznamu Next jdeme pro úkoly, jejichž datum realizace ještě nenastalo. Je to takový zásobník práce, která čeká v pořadí a my ji určitě musíme udělat.
• Scheduled – jak název napovídá, úkoly v tomto seznamu mají přesně naplánované datum, kdy mají být realizovány, respektive kdy se mají zobrazit v seznamu Today.
• Someday – někdy by měla dojít řada na úkoly v této sekci. Sem dáváme úkoly, které nemají stanoveno datum realizace, nehodláme je dokončit v nejbližších dnech, ale neradi bychom na ně zapomněli.
• Projects – zatímco předchozí seznamy třídily úkoly podle parametru času, v seznamu Projects můžete zakládat projekty a k nim přiřazovat úkoly, nebo přímo plánovat úkoly v rámci Vašich projektů.
• Area – seznam, kde můžete evidovat úkoly k tzv. oblastem zájmu či dlouhodobým cílům.
• Logbook – tento seznam nabízí historický přehled splněných úkolů.

Jak s Things pracovat?

Výše jsme se seznámili s jednotlivými sekcemi aplikace. Jak ale zadáme úkol? Jak ho dále zpracujeme? Není na tom nic složitého. Při prvním použití není třeba studia žádného manuálu či instrukcí. Vše je přímočaré a jasné.
Na hlavní obrazovce, ať už v režimu nastojato či naležato, zvolíme tlačítko Plus v pravém horním rohu. Rozbalí se malý formulář nového úkolu, kde vyplníme název nebo formulaci úkolu, vybereme jeden nebo více štítků ze seznamu (tomuto štítku v GTD říkáme kontext), můžeme doplnit poznámku s detailem úkolu a pokud známe datum, kdy musí být úkol hotov, zvolíme jej také. Posledním krokem je možnost nový úkol vytvořit v jiném seznamu, než se právě nacházíme.
V našem případě jsme v seznamu Inbox, ale úkol již můžeme přenést buď do konkrétního seznamu s prioritou času (Today, Next, Scheduled nebo Someday), nebo zvolit konkrétní projekt z našeho seznamu projektů. Pak se úkol automaticky přiřadí také do seznamu Next. Což můžeme změnit výběrem ze seznamu s prioritou času. Úkoly tedy můžeme přiřazovat do projektů a zároveň plánovat dobu jejich realizace.
Pokaždé, když procházíme úkoly v seznamu Inbox, prostým kliknutím na konkrétní úkol vyvoláme jeho detail a můžeme doplnit či změnit jeho parametry. Přesun úkolu do konkrétního projektu nebo času realizace se skrývá pod tlačítkem Move. Úkoly v seznamu Today po realizaci označíme jako splněné klepnutím na čtverec před názvem úkolu.

Tip: Co s úkoly, které je nutné delegovat na kolegy?
I když úkol nakonec delegujete, je to krok, který je součástí jeho zpracování. Proto by ani delegovaný úkol ve Vašem přehledu úkolů chybět neměl. A jak označit, že jste úkol předali kolegovi Karlovi? Do detailu úkolu přidáte další štítek s kontextem „Karel“. A pokud si chcete úkol v průběhu realizace zkontrolovat, pak dalším štítkem může být „Waiting for“, tedy „Čekám na“.

Synchronizace

Narozdíl od Things pro iPhone, kde si lze jen velmi těžko představit využití této GTD aplikace coby hlavního nástroje a každodenního pomocníka, je situace u Things pro iPad zcela jiná. Větší plocha displeje, funkční vybavenost i jednoduchost ovládání přímo láká pasovat tuto aplikaci na hlavní nástroj manažera. Nicméně pokud pracujete kromě iPadu také na počítačích Mac, získáte využitím verze pro počítače Apple další výhody v podobě propracovaného systému klávesových zkratek a možnosti přiřadit úkoly kolegům či podřízeným, aniž byste kvůli tomu museli využívat kontextů v podobě štítků, jak je uvedeno v uživatelském tipu.

Jak ale dostat úkoly z Things pro iPad do verze v počítačích Apple? Jednoduše, synchronizací. Má to ovšem háček. Funguje totiž pouze za podmínek, že obě synchronizovaná zařízení jsou připojena na stejné WiFi síti, a to ještě bez restrikcí přenosu dat, jako tomu bývá u firemních WiFi sítí. Osobně tedy data mezi zařízeními iPad a Macbook synchronizuji v domácí síti nebo prostřednictvím osobního wifi hotspotu s iPhone. Tohle nepohodlí ovšem už nebude dlouho trvat. Společnost Cultured Code, která Things vyvíjí, připravuje systém synchronizace založený na principech cloudu. Testování externími testery běží již od začátku května.

Závěr

Tento článek nepopisuje všechny funkce zcela vyčerpávajícím způsobem. Při používání objevíte spoustu drobností, které práci zpříjemní, a záhy poznáte, proč je Things jednou z nejprodávanějších aplikací svého druhu. I přes zatím nedotaženou synchronizaci považuji Things za velmi povedenou aplikaci. Krása jednoúčelových aplikací, jako je Things, je v tom, že dělají přesně to, co se od nich očekává.
Ke všem dostupným verzím aplikace Things se dostanete na stránkách www.culturedcode.com. Více o metodě GTD se můžete dozvědět na www.mitvsehotovo.cz.

Pokud vám seriál o používání počítačů Apple ve firemním prostředí v časopisu IT Systems unikl, najdete jej na webu SystemOnLine.cz.

Pavel Dvořák
Autor působí jako senior project manager společnosti Cleverlance Enterprise Solutions, člena Cleverlance Group.