Dosažení maximální efektivity podnikových činností je jedním z imperativů současného podnikatelského prostředí. To se týká nejen primárních podnikových procesů zaměřených na produkty a zákazníky, ale také procesů podpůrných, které vytvářejí předpoklady pro úspěch na trhu.


Pro společnosti podnikající v oblasti bankovnictví, pojišťovnictví a úvěrových služeb, jejichž produkty jsou téměř výhradně nehmotné povahy, jsou jedním z hlavních hmotných aktiv administrativní a reprezentační prostory a zákaznická centra. Optimální správa, údržba a využití těchto prostor je úkolem pro specialisty - facility manažery.

Pro facility manažery, správce nemovitostí a infrastruktury, právníky, manažery bezpečnosti, požární ochrany a ostrahy, souhrnně řečeno pro pracovníky zodpovědné za efektivní využití svěřeného hmotného majetku je určena informační podpora činností facility managementu, modulární informační systém AMI (Assets Management Information) dodávaný a implementovaný firmou HSI.
 

Integrované informační prostředí
AMI umožňuje propojené vedení popisných, grafických a multimediálních údajů, práci s výkresy a dokumenty, podporu dokumentovaných pracovních postupů (workflow) a prostorovou lokalizaci objektů (nemovitostí, místností, zařízení) v rámci budovy, areálu apod.

Tento přístup pomáhá podnikům a institucím vytvořit jednotné a transparentní informační prostředí, ve kterém jsou data správy majetku a data údržby, dokumenty, technické informace a další podniková data o majetku operativně k dispozici v celém podniku, po celou dobu životnosti majetku.
 
Významnou výhodou systému je možnost volby zákazníka rozhodnout o využití grafického prostředí při zavádění systému. V praxi to znamená, že uživatelé buď pracují pouze s formuláři obsahujícími popisné informace bez existence prostorového vyjádření (pouze s možností připojení statického rastrového či foto snímku), nebo ve druhém případě systém nabízí propracované řešení propojení popisných informací s prostorovou složkou.

Systém AMI může být s výhodou provázán s celopodnikovými informačními systémy (ekonomický IS, personalistika - lidské zdroje - systém údržby) pro přístup k podnikovým údajům, což je výhodnější než duplikace těchto údajů v rámci různých podnikových informačních systémů.

Okruhy řešení
Prostory budov se v systému AMI dekomponují ve struktuře budova - podlaží - místnost. Část pasport staveb zabezpečuje sledování a plánování oprav, revizí, údržby budov a zařízení, snadný přístup k potřebné dokumentaci, pro potřeby ochrany je důležité udržování přehledu o protipožárních a bezpečnostních zařízeních s možností jejich přesné prostorové lokalizace. Výměry podlahových ploch jsou důležitým parametrem např. pro uzavírání smluv s úklidovými firmami.
 

Ekonomické faktory evidence majetku vyplývají jak z evidence inventarizovaného a neinventarizovaného majetku, tak i ze sledování nájmů a pronájmů budov, zařízení, parkovacích míst apod. Sledování platebních termínů, vypršení platnosti a prodlužování smluv je důležitou součástí řešení AMI v oblasti pronájmů i pojištění majetku. Na tyto údaje navazuje analýza a tvorba nabídek pro nájemce. Přehled o využití prostor je důležitý i pro efektivní umístění pracovníků v místnostech. Dalším krokem je evidence nábytku a zařízení vč. ekonomických a pojistných údajů, přiřazení nábytku či zařízení pracovníkům nebo střediskům a vazby na inventarizace.

V případě stěhování a přesunů se řeší rezervace místností dle termínu, času, velikosti, kapacity, doplňkového vybavení, plánování způsobu přepravy majetku, odesílání a příjem (přepravci, prodejci, přepravní prostředek...), určení zařízení stěhovaného s pracovníkem apod. Zaměstnanci jsou vázáni na fyzická pracovní místa, může jim být přiřazen investiční majetek (nábytek, výpočetní technika), počty a umístění zaměstnanců jsou důležité pro havarijní a požární plánování.
 
Předmětem zájmu zákazníka nejsou často pouze budovy, ale také s nimi přímo související pozemky, plochy (příjezdové komunikace, parkovací, skladovací, požární plochy, zeleň) a inženýrské a telekomunikační sítě.

U pozemků uživatel v AMI eviduje jejich základní identifikace, majetkoprávní vztahy (vazba na údaje katastru nemovitostí, věcná břemena), údaje potřebné pro přiznání k dani z pozemků. U ploch se sledují vlastníci, nájmy/pronájmy, užití, omezení využitelnosti, atd., k inženýrským a telekomunikačním sítím se obvykle vedou základní identifikační údaje a parametry.

Trendy informační podpory facility managementu
Tradiční počítačově podporovaná řešení (CAD) jsou dnes posunuta na vyšší úroveň díky integraci řešení s jádrovými podnikovými IS (např. SAP R3 - modul údržba - obousměrná vazba technických míst a technického vybavení na korespondující majetkové entity) a databázovými prostředími, díky pokročilým prostorovým analýzám, dynamické distribuci informací po webu a možnostem operativní tvorby výstupů, formulářů a dokumentů. V rámci databázových formulářů lze zobrazovat naskenované výkresy, smlouvy a další dokumenty, propojit dokumenty v rozličných formátech (doc, xls, …), fotografie i videoukázky.