Datovými sklady, OLAP kostkami, datovými pumpami, metadaty a mnoha dalšími neznámými termíny jsou vlastníci a management SME bombardováni již při první prezentaci BI nástroje. Dozvídají se, že bez podobné aplikace v dnešní době téměř nelze fungovat. Pokud odolají prvnímu náporu a začnou se shánět po nabídkách konkurenčních firem, naleznou další neznámé termíny, spoustu podobných produktů a nástrojů a samozřejmě řadu dalších dodavatelů připravených tyto nástroje v jejich firmě implementovat. Podle vyjádření dodavatelů řešení se v zásadě nemá jednat o nic složitého. V některých případech se potřebná doba nepočítá v měsících ani v týdnech, nýbrž ve dnech.
Je to skutečně tak prosté? Ano i ne. Je třeba si uvědomit, že se stále jedná o projekt implementace části informačního systému firmy, jehož úspěšnost závisí na spoustě faktorů. Určitě bychom na trhu našli řadu zdařilých projektů, existují však i případy, kdy po uspěchané analýze došlo k vytvoření datového skladu s nesprávnými daty, vygenerování velkého počtu reportů, které nikdo nevyužívá, a nakonec se z nástroje, jehož implementace stála nemálo prostředků a času, stala další nepoužívaná ikona na ploše.

Specifika malých a středních firem

Lze se podobné situaci vyhnout? Určit ano. Pojďme si však nejdříve vymezit pojem malý a střední podnik. Oficiálně používané ukazatele, jako je počet zaměstnanců či obrat, bohužel nic nevypovídají o složitosti procesů, množství a různorodosti dat atd. Na trhu můžeme najít relativně velké firmy, které pouze nakupují a prodávají, na druhé straně i spousta malých firem realizuje rozsáhlé marketingové aktivity, výrobu a nákup, prodej a nakonec i servis vlastních výrobků.

Zajímavé možnosti přináší řešení BI v cloudu – odpadá nutnost investice do infrastruktury a dalších technologií (SAP BusinessObjects BI OnDemand)

Nízký počet zaměstnanců vede k vytváření tzv. kumulovaných funkcí, kdy je pracovník odpovědný za více oblastí ve firmě. Tito pracovníci mají specifické nároky na včasnost a obsah informací a zároveň omezenou časovou kapacitu pro účast na eventuálním implementačním procesu. Malé a střední podniky často nedisponují vlastním IT oddělením a příslušné činnosti zajišťují externě. IT znalosti většiny pracovníků jsou na úrovni běžných uživatelů. V SME také platí jiná pravidla pro hodnocení přínosů informačních systémů. Ty je třeba hodnotit spíše z hlediska přínosů v oblasti produktivity a nových tržních příležitostí než podle úspory již tak nízkých provozních nákladů.
Silnou stránkou SME na trhu je jejich pružnost a rychlost rozhodování. V jednoduché a relativně ploché organizační struktuře dobře funguje neformální styl řízení. To zároveň znamená, že procesy nejsou podrobně popsány v uživatelských manuálech a skutečný přehled o činnostech jednotlivých oddělení je možné získat výhradně časově náročnými pohovory s pracovníky.
Možná nejdůležitějším faktorem, který ovlivňuje úspěšnost implementace BI nástrojů v SME, je fenomén rychlých změn v těchto podnicích. Z rodinných firem o pár zaměstnancích se během několika let stávají společnosti s ročním obratem ve stovkách milionů, složitou organizační strukturou a komplexními procesy. Koncept manažerského controllingu buď neexistuje, nebo je nastaven na úroveň, na které se firma nacházela před několika lety. ERP systémy jsou ve většině SME již zavedeny, ale v jejich efektivním využívání existují rezervy. Všechny tyto faktory kladou zvýšené požadavky na řízení projektů zavádění nástrojů BI v malých a středních podnicích.

Koncept manažerského controllingu

Nástroje BI můžeme definovat jako jednu ze součástí manažerského informačního systému (MIS). Úvahám o nástrojích MIS musí předcházet vymezení jeho obsahu, tj. vypracování konceptu manažerského controllingu. Je nutné definovat hlavní firemní procesy, způsob jejich řízení, odpovědné pracovníky a nakonec parametry, které budou v rámci jednotlivých procesů vyhodnocovány. Na základě čeho bude hodnocen prodejce? Podle dosaženého obratu, marže nebo výše provozních nákladů? Kdo ho bude hodnotit? Jak často? Budeme používat plánování? V jakém rozsahu? Jedná se pouze o základní finanční plán, nebo je třeba připravovat například plán prodeje podle zákazníků a skupin artiklů včetně rozvržení na jednotlivé měsíce v roce? Manažerský controlling se neomezuje pouze na tradiční oblasti, jako jsou finance, prodej, řízení zásob, ale vyhodnocuje i nefinanční veličiny v dalších procesech – počet zmetků na výrobní zakázce, dodržování plánovaných časů operací, počet servisních případů a jejich příčiny atd.

Pomocí některých nástrojů lze vytvářet zajímavé interaktivní reporty z různých typů zdrojových dat (SAP Crystal Reports)

Analýza a optimalizace zdrojů dat

Základním předpokladem pro vybudování MIS je správnost a úplnost dat, která ve většině případů pocházejí z transakčního ERP systému. Dodavatelé BI tento krok často řeší následující větou ve smlouvě: objednatel odpovídá za přípravu datových zdrojů, jejich věcnou správnost a úplnost včetně jejich souladu s účelem použití v příslušném nástroji BI.
Důležitým krokem je proto analýza možností ERP systému, jejímž výsledkem bude seznam požadavků, které není možné pomocí ERP uspokojit, případně seznam dalších externích zdrojů dat. Tyto požadavky budou tvořit základ poptávkové dokumentace. Vedlejším výstupem analýzy zpravidla bývá optimalizace procesů a vyčištění dat. Může se ukázat, že ERP systém zatím nebyl využíván na sto procent a že po dílčích změnách v nastavení a doškolení uživatelů dokáže uspokojit větší podíl nároků MIS, než se očekávalo. V ideálním případě se na této analýze podílí implementační firma ERP. Díky tomuto kroku má zadavatel jasný přehled o tom, jaká data může analyzovat, jestli k tomu má příslušné nástroje v rámci ERP nebo je nutné uvažovat o řešení BI.

Výběr dodavatele řešení

Teprve po vypracování konceptu manažerského controllingu a analýze možností stávajícího ERP systému je na místě začít přemýšlet o dalších nástrojích MIS. Nabídka pro realizaci BI na trhu je skutečně široká co do nabízené funkcionality i ceny řešení. Hlavním kritériem pro výběr řešení by proto měla být jeho přiměřenost možnostem a požadavkům zákazníka. Součástí funkcionality většiny produktů BI jsou nástroje na analýzu historických dat prostřednictvím nahlížení podle nejrůznějších kritérií (slice-and-dice), rozpadu agregovaného údaje na podrobnosti (drill-down) atd., avšak za možnost používat plnohodnotné plánování si u většiny nástrojů musí zákazník výrazně připlatit.
V souvislosti s rozvojem jednotlivých SME se však požadavky na BI mohou rychle měnit. Je možné dané řešení rozšířit? Jak velké dodatečné náklady to bude znamenat? Z hlediska výběru dodavatele je zásadní znalost procesů zákazníka a schopnost efektivně využít zdroje dat. To předpokládá i znalost používaného ERP systému. Nabídka řešení tedy musí obsahovat dostatek času na zmapování procesů a zdrojů dat zákazníka. Speciálně v SME je důležitá volba vhodného obchodního modelu daného BI nástroje. Cena za licence tvoří významnou část nákladů na implementaci a je důležité, aby si zákazník mohl vybrat model pro malý počet uživatelů, případně různé typy licencí (plná, prohlížecí apod.).

Díky dynamickému obousměrnému napojení na PowerOLAP jsou data v důvěrně známých excelovských tabulkách a grafech stále aktuální

Postupná implementace

Při implementaci dodržujeme obecné zásady IT/IS projektů. Na straně zákazníka se vytváří tým klíčových uživatelů, kteří v první fázi poskytují dodavateli BI informace o procesech ve firmě. Klíčoví uživatelé by měli být po dobu implementace částečně uvolněni ze svých běžných pracovních povinností, aby se mohli věnovat práci na projektu. Důležité je zapojení vedoucích pracovníků.
Pro podrobnější seznámení zákazníka s nabízeným řešením ještě před podpisem smlouvy o dodávce BI slouží vytvoření pilotní oblasti (např. prodej). Dochází k proškolení klíčových uživatelů, kteří následně testují funkcionalitu nástroje. Při dalším kroku, podpisu smlouvy na dodávku řešení BI, narážíme na obecný problém při implementaci informačních systémů, a to stanovení ceny. Zatímco cena licencí se dá lehce vyčíslit, náklady na implementaci (tj. časová náročnost vynásobená hodinovou sazbou konzultanta) se velice těžko odhadují předem. Proto je třeba před podpisem smlouvy co nepřesněji vymezit rozsah projektu, případně provést další nezávaznou analýzu, jejímž výstupem budou jednotlivé varianty rozsahu implementace a její ceny. V rámci podrobné analýzy jsou následně odsouhlaseny zdroje dat, finální podoba reportingových výstupů a dílčí procesy v rámci MIS (např. postup při plánování, verze plánu atd.). Po testování celého systému a proškolení všech uživatelů je BI připraven k užívání.

Podpora a rozvoj systému

Projekt zavedení BI nástroje zdaleka nekončí jeho uvedením do produktivního provozu. Je třeba pamatovat na podporu uživatelů a další rozvoj systému. V ideálním případě je uzavřena servisní smlouva, která obsahuje reakční doby na zadaný problém a další podmínky. Jsou řešeny dílčí nedostatky v nastavení, oprávnění jednotlivých uživatelů a spousta dalších drobností, které však mají velký vliv na spokojenost zákazníka. Zavedení MIS zároveň často působí jako zrcadlo odrážející správnost dat zpracovaných ERP systémem. Je žádoucí učinit taková opatření, aby již další chyby nevznikaly.
Prakticky od prvního školení uživatelů se začnou objevovat návrhy na vylepšení, úpravy a doplnění systému. V tomto směru se managementu SME určitě vyplatí zůstat konzervativní a netlačit dodavatele MIS do úprav bez důkladného otestování a seznámení se systémem. Případné požadavky lze následně odsouhlasit a realizovat až na základě zkušeností z několikaměsíčního ostrého provozu.

Marek Kraj
Autor působí jako aplikační konzultant pro oblast manažerský controlling a business intelligence ve společnosti Versino CZ.