RPA je neinvazivní a lze ji rychle implementovat. Právě to je velkou výhodou v době digitální transformace. Je ideální pro automatizaci pracovních postupů, které zahrnují starší systémy, jež postrádají rozhraní API, virtuální desktopovou infrastrukturu (VDI) nebo přístup k databázím.

Kde a proč RPA využívat?

Automatizace RPA může být použita k automatizaci pracovních postupů, infrastruktury a back office procesů, které jsou náročné na pracovní sílu. Tito softwaroví roboti mohou komunikovat s interní aplikací, webovou stránkou, uživatelským portálem a dalšími. RPA je softwarový program, který běží na počítači, notebooku nebo mobilním zařízení koncového uživatele. Jedná se o posloupnost příkazů, které jsou prováděny roboty podle určité definované sady obchodních pravidel.

Hlavním cílem procesu robotické automatizace procesů je nahradit opakující se a nudné úřednické úkony prováděné lidmi, virtuální pracovní silou. Automatizace RPA nevyžaduje vývoj kódu ani přímý přístup ke kódu nebo databázi aplikací.

Není tedy divu, že využívání RPA roste na popularitě. Při správném implementování do praxe může snižovat náklady, zefektivnit zpracování dat a zvyšovat spokojenost zákazníků. Dalším lákadlem softwaru RPA je, že obchodní jednotky jej mohou implementovat, aniž by se zaměstnanci museli učit nové nástroje nebo žádat o podporu týmu IT, to vše bez zásahu do základní IT infrastruktury organizace.

Uvádí se, že RPA může přinést rychlou a solidní návratnost investic, tj. až 200 %, v prvním roce nasazení a 20‒25% úsporu nákladů. Přínosy však přesahují finanční stránku věci. Vezměte v úvahu rychlou škálovatelnost při nárůstu poptávky, efektivnější využití zaměstnanců pro složitější úkony, lepší řízení rizik, dodržování předpisů a auditů. Velkou výhodou takové automatizace je i zaměření podnikání na klienta, který tak získává lepší služby.

Po výčtu všech benefitů a přínosů RPA se může lehce zdát, že její implementace je samospasitelná. Pokud byste jejich přínosů chtěli využívat, mějte na paměti několik základních bodů.

1. Zaměstnanci vs. pokrok

S názory, že „roboti převezmou práci zaměstnanců“, se stále ještě v českých firmách setkáváme. Je to i hlavní příčina jejich neochoty nové postupy přijmout. Před samotným zahájením projektu proto věnujte čas komunikaci se zaměstnanci, vysvětlení toho, co softwaroví roboti mohou a nemohou dělat, a pomoci jim pochopit, že roboty je třeba vnímat jako pomoc, nikoli jako překážku současných pracovních rolí. Kromě toho byste měli investovat do pravidelného školení zaměstnanců, protože „éra automatizace“ od nich bude pravděpodobně vyžadovat získání nových dovedností.

2. Realistická očekávání

S ohledem na výčet přínosů RPA je snadné nechat se unést. Zůstat nohama na zemi je však zásadní kvůli rozsáhlému dopadu na hodnocení výsledků automatizace, a tedy i na následná rozhodnutí týkající se rozšíření na podnikovou úroveň. Užitečným způsobem je začít s jasnou hierarchií podnikových cílů a poté zjistit, jak přesně může RPA pomoci k jejich dosažení.

3. Začněte eliminací lidských chyb

Ne všechny procesy jsou vhodné pro automatizaci. Měli byste identifikovat procesy s jasnými pokyny pro zpracování (ideálně řízené šablonami), založené na standardizovaných a prediktivních pravidlech. Vhodnými kandidáty na automatizaci jsou procesy, které vyžadují vysokou míru ručního zadávání, strukturované a opakované zadávání, zahrnují činnosti, které jsou náchylnější k lidským chybám.

Další myšlenkou, kterou je třeba při výběru vhodného procesu zohlednit, je, že čím je daná úloha stabilnější, tím je její automatizovaná verze plynulejší a efektivnější (a tedy i nákladově efektivnější). S tím souvisí i to, že procesy, u kterých lze měřit úspory, usnadní realistické vyhodnocení dopadu RPA na společnost.

4. Ideální postup „rozděl a panuj“

Ne vždy je RPA vhodnou volbou. Obzvlášť u složitějších procesů mohou být nástroje RPA nedostatečné pro přímou automatizaci všech fází procesu. V takových případech se vyplatí spíše postup „rozděl a panuj“. Tedy rozdělení složitějších úloh na jednodušší části a jejich následná automatizace. Kromě toho se pokuste využít společné práce RPA a dalších digitálních technologií, jako je strojové učení nebo optické rozpoznávání znaků. V takovém případě je nutné ale počítat s dodatečnými náklady a výsledná efektivita může být sporná. Ne vždy se vyplatí usilovat o komplexní inteligentní automatizaci.

5. Spolupráce všech oddělení firmy

Implementace RPA do procesů firmy bude málokdy úspěšná, pokud bude izolovaně jen v režii IT oddělení. Pokud má RPA sledovat cíle firmy, je nutná spolupráce mimo jiné i s obchodním oddělením. Jeho tým by měl poskytnout zpětnou vazbu pro výkon botů, jako jsou diagramy pracovních postupů, obchodní pravidla specifická pro data (pro různé typy dat), seznam technických výjimek, s nimiž se může provozní jednotka setkat při manuálním zpracování, a mnohé další.

6. Technické a provozní otázky

Vzhledem k tomu, že snadná konfigurace je základním rysem RPA, může se snadno stát, že zapomeneme požádat o návrhy technického personálu týkající se technických a provozních otázek. Řešení je však snadné a spočívá v dodržování protokolů o údržbě RPA po fázi implementace.

Lubomír Husar Autor článku je zakladatelem LovelyData ‒ kurzů, kde učí data, strojové učení, Python, SQL, Excel, Power BI, R a Tableau.