Ekonomická recese vytrhla mnoho společností z černých čísel. Byl nápis na zdi jednoduše skrytý našim očím, nebo jsme byli příliš slepí, abychom jej viděli? A co je důležitější, máme již dnes procesy a informace nastaveny tak, abychom si příště těchto znaků všimli dříve, než bude příliš pozdě?

Pro mnoho firem nastává čas pro zamyšlení, úvahy ve stylu „mohli jsme“, „měli jsme“ či „měli bychom“. Přestože se všichni musíme ohlédnout zpět do minulosti a poučit se z ní, musíme také hledět dopředu. Kam odtud směřujeme? Jaké procesy musíme zavést, abychom zabránili opakování ztráty zisků? Nynější méně hektické časy poskytují příležitost pro společnosti všech průmyslových odvětví revidovat své procesy v přípravách na opětovný růst a naučit se identifikovat budoucí poklesy poptávky s větším předstihem.

Nepropojenost informací

Většina společností měla v průběhu recese velké prodlevy mezi poklesem poptávky a okamžikem, kdy se začala nové situaci přizpůsobovat. Jako příčinu zpravidla vidíme v nepropojených a roztříštěných informacích v celém podniku. Odeznívající recese vedla k odhalení špatné komunikace i nedostatečného sdílení dat mezi prodejem, výrobou a financemi. Tento nedostatek ve sdílení přesných a včasných informací vede ke zpožděným reakcím a omezuje flexibilitu nutnou pro aktivní opatření.
Příčinou je nejčastěji extrémní závislost na různorodých systémech a informacích, které musejí být manuálně konsolidovány. Firmy všech velikostí jsou k tomu náchylné a mnoho z nich se stále spoléhá na to, co všichni známe také pod heslem „Microsoft Excel“. Tato data jsou statická, založená na momentu, kdy byla vytažena ze systému. Během doby, kdy procházejí z jednoho oddělení do druhého, mohou být informace již několik týdnů staré a plné chyb způsobených jejich ručním vkládáním s tím, jak postupují podnikovým řetězcem.
Existují technologie, které pomáhají lépe pochopit zákonitosti poptávky a lépe se připravit na hospodářské oživení. Ale jsou i takové nástroje, jež pomáhají modelovat situaci přesně opačnou, tedy ekonomický pokles. Představme si dvě aktuální výzvy, na které těmito technologiemi podporovaná provázanost informací působí velmi pozitivně.

Rychlá reakce na poptávku

Různorodé systémy závislé na manuálních procesech a statické dokumentaci mohou prodlužovat dodací lhůty a způsobit zaostávání za konkurencí. Prognózy, rozpočty a plány je proto potřeba provázat v celé organizaci, napříč všemi odděleními.
Příkladem může být typická výrobní společnost, která je v oblasti sdílení informací silně závislá na manuálních procesech. To mimo jiné znamená, že změny v poptávce nebo zásobách přicházejí se zpožděním několika týdnů zcela bez předchozího varování. Poté společnost centralizuje svou hlavní účetní knihu a obchodní informace tak, aby manažerům mohl být poskytován okamžitý přístup do společné databáze, a zároveň migruje od problematického tabulkového systému k novému, integrovanému systému. Díky tomu pak může od začátku do konce sledovat svůj prodej a dopad na úroveň skladových zásob.
Propojení informací znamená, že aktuální rozpočtová a forecastovací data lze integrovat do jediné aplikace, odkud je možné tato data získávat kterýmkoliv oddělením. Dopady rozhodnutí, jako je rychlý náběh výroby, snadné zvýšení dodávek apod., jsou pak rychle vidět.

Lepší využití zaměstnanců

Ekonomická recese je tvrdá zvláště k zaměstnancům. Ti, kteří zůstanou, budou pravděpodobně odvádět větší množství práce za méně peněz, zejména v období zvyšující se poptávky. Bohužel, mnoho zavedených procesů je příliš složitých a tak neponechává zaměstnancům mnoho času k hlubšímu pochopení strategických aktivit. Navíc dochází k tomu, že zaměstnanci musejí převzít i ty aktivity, které dříve dělalo jiné oddělení. Kvůli snižování stavu nyní musí shromažďovat, konsolidovat a dávat smysl veškerým datům z prodeje, provozu, marketingu apod. To je časově velmi náročné a ubírá to prostor ke strategickému rozhodování.
Typická společnost obvykle přechází na podnikové řízení výkonnosti s cílem konsolidovat mnoho různorodých databází z mnoha lokalit do jediného zabezpečeného systému. Tento krok dramaticky snižuje čas, který firma potřebuje k pochopení finančních důsledků změn v poptávce, úrovni zásob i výrobě. Klíčoví zaměstnanci firmy mají nyní více času zaměřit se na strategické aktivity, které přímo podporují dosažení firemních cílů, a nezabývat se jen administrativními úkoly, které snižují jejich pracovní morálku. Šetří i čas finančních expertů, kteří se díky tomu mohou více věnovat komplikovanějším analýzám.

CPM jako východisko

Za této situace přichází čas pro řízení výkonnosti, tedy performance management. Nejde již jen o manažerské systémy využívané v současnosti různými organizacemi ani o řešení business intelligence, které pokrývá pouze technologickou část, ale tu obsahovou popisující podnikové procesy nechává stranou. Hovoříme o komplexnějších progresivních principech corporate perfomance management (CPM), tj. o celopodnikovém řízení výkonnosti.
CPM obvykle obsahuje následující komponenty:

Strategické plánování

Tedy tvorba, komunikace, nasazení, monitorování a řízení podnikových strategických plánů na úkoly, rozpočty, opatření, lidi a výkonnostní cíle. Díky tomuto řešení pro řízení podnikové výkonnosti dokáží podniky určit, které strategie a taktiky fungují, a které nikoliv, což jim umožňuje přizpůsobit jednání a zdroje tomu, aby mohly danou strategii úspěšně převést do praxe.

Plánování, rozpočtování a forecastování

Zde se jedná o testování různých scénářů, vytváření realistických rozpočtů, identifikaci trendů a výkonnostních odchylek a aktualizaci plánů a rozpočtů s ohledem na změnu obchodních podmínek.

Konsolidace

Určitě je lepší strávit méně času sběrem a ověřováním dat a více času analyzováním podniku. Nicméně díky stále přísnějším regulačním požadavkům a kratším lhůtám pro reportování se zdá, že je to stále obtížnější. CPM řešení pro finanční konsolidaci umožňuje zefektivnit a řídit celý proces ověřování, konsolidování, vykazování a odevzdávání finančních dat.

Reporting

Komponenta reportingu (či vykazování) umožňuje společnostem rychle konsolidovat a prezentovat komplexní finanční a nefinanční informace. Tato aplikace pro řízení firemní výkonnosti umožňuje automatizovat generování, formátování a distribuování finančních výkazů a zpráv pro management z účetních knih při splnění regulačních požadavků

Řízení výdajů

Je známo, že zaměstnanci mohou být zodpovědní až za polovinu výdajů společnosti. Tato komponenta umožňuje zjistit, jaký vliv může mít efektivní řízení výdajů v režii zaměstnanců dopad na celkovou ziskovost.

Analýzy

Společnosti musejí být schopné monitorovat klíčové ukazatele výkonnosti v reálném čase a zkoumat trendy s cílem připravit se na případné změny a rychle reagovat.

Autor je generálním ředitelem společnosti Infor Česká republika.