Jak bezpečně poznáte, že už vám Excel opravdu nestačí? Možná vám napoví následujících sedm typických situací, kdy byste při plánování měli jít za hranici Excelu:

1. Jste dynamická firma, pro kterou je rozpočtový proces postavený na Excelu a e-mailu příliš pomalý

Jako firma se aktivně přizpůsobujete situaci na trhu, zavádíte automatizace procesů ve financích nebo jste skupina firem, jejichž strukturu a počet pružně měníte. Pravidelné zapracování těchto změn do plánování je pro vás velmi zdlouhavé, pracné a nákladné.

2. Případné chyby v plánování mají zásadní dopad na fungování vaší firmy

Moc dobře si uvědomujete, jak závažné dopady na vaši firmu mají chyby v plánování, pokud je včas neodhalíte. Chybám se v Excelu díky ručnímu zadávání dat a jeho otevřenosti směrem k uživatelům však vyhnout nelze.

3. Jednotlivé spreadsheedy jsou příliš velké, je jich více a jsou mezi sebou provázané

Práce s tak velkými soubory je pomalá a jakákoliv změna struktury těchto sofistikovaných a vzájemně propojených spreadsheedů je pro vás noční můrou.

4. Vytváříte finanční modely a what-if scénáře

V dvourozměrném prostředí, který vám Excel nabízí, nemáte potřebný přehled. Modelování, plánování a tvorba what-if scénářů je v tomto prostředí velmi pracná a časově náročná. Potřebný vícedimenzionální model je v prostředí Excelu těžce představitelný a je příčinou zásadních chyb v plánování.

5. Snažíte se z jednouživatelského rozhraní udělat prostředí pro spolupráci

Pracně vytváříte šablony pro Excel, do kterých jednotlivá oddělení vyplňují své plány, trápíte se s jejich rozdělováním, zabezpečením, distribucí a následnou konsolidací nejednotně vyplněných dat. Toto se opakuje při každém plánovacím a rozpočtovacím cyklu.

6. Na úkor konzistentnosti spreadsheedů musíte upouštět od potřebných omezení a bezpečnosti

Pro uživatele, kteří někdy potřebují do plánu přidat nové struktury a informace, se kterými jste nepočítali, je nutné vypnout některé zámky a nastavená omezení. To zvyšuje riziko chyb, poškození a ztráty dat či riziko nekonzistentnosti vyplněných dat. Excely distribuované prostřednictvím e-mailu či na USB discích jsou pro vás nepřijatelným bezpečnostním rizikem.

7. Proces budgetování je velmi pomalý a je pro vás těžké ho kontrolovat a řídit

Už dlouho se marně snažíte zrychlit a zkvalitnit plánovací proces, což by vaší společnosti umožnilo zkrátit a tím zpřesnit plánovací cyklus a přineslo potřebnou dynamiku do řízení. Kritická místa a účastníky plánovacího procesu nedokážete identifikovat ani kontrolovat jejich činnost pomocí definovaného workflow, a tudíž je téměř nemožné určit ,kdy, kdo a co změnil.

Pokud se vás některé z těchto bodů týkají, velmi pravděpodobně potřebujete lepší nástroj. Takový, který vám pomůže zefektivnit spolupráci při tvorbě a aktualizaci plánu, eliminovat chyby v plánování, zkrátit plánovací cyklus a tak z plánování udělat skutečný nástroj pro strategické i operativní řízení vaší společnosti.

Snad každá firma již má v dnešní době vydefinované své vize, mise, cíle či hodnoty, které se snaží co nejlépe komunikovat směrem ke svému okolí. V mnoha případech to ale sepsáním těchto hodnot na webových stránkách či zdi zasedací místnosti končí. Skutečné strategické řízení společnosti je však nikdy nekončící proces plánování a následného vyhodnocování vyžadující aktuální data, která jsou srozumitelná, jsou v kontextu s reálnými firemními aktivitami a krátkodobými cíli. Pouze za předpokladu skutečného provázání strategie s konkrétními cíli a rutinní prací se firemní strategie pro zaměstnance stává srozumitelnou.

Michal Hanko Autor článku působí na pozici Business Development Manager ve společnosti LLP Prague.