Manažerský informační systém, business intelligence – dnes se již s těmito pojmy setkal už prakticky každý. V poslední době se neustále zvyšuje zájem uživatelů o nástroje a technologie business intelligence, které významně pomáhají při řízení podniků a jsou již pro velkou skupinu lidí při správném rozhodování nepostradatelné. Proč tomu tak však je až v posledních letech, když pojem business intelligence je starý už více než půl století?

Zájem o business intelligence roste

Obecně se dá říct, že nárůst zájmu o business intelligence ovlivňuje především to, že současná ekonomika je založena na znalostech a informacích, a především na jejich kvalitním využití. Tento trend je také významně podpořen tím, že nástroje business intelligence, a obecně i informační technologie jsou dnes daleko více dostupné i pro menší společnosti, než tomu bylo dříve. Právě menší společnosti tak mohou už dnes také efektivně pracovat se svými daty a informacemi a účelně tyto získané informace využívat pro svůj další ekonomický růst.

Správné informace ve správný čas na správném místě

Při zavádění systému business intelligence je vždy hlavním cílem maximální využití informací a jejich následná dostupnost ve správný čas, správné struktuře a správným osobám. Jen takové informace lze efektivně využít pro rozhodování pracovníků managementu společnosti. Často používané interní i externí informační systémy společností jsou založeny na samostatném fungování bez propojení s okolními systémy. Data, která tyto systémy shromažďují, jsou tak zčásti bezcenná, protože je nelze využít ve správných souvislostech. Z pohledu poskytování informací v rámci informačního systému se může zdát uživatelům dostupnost těchto dat dostačující. Z pohledu rozhodování a přístupu k těmto datům pro management jsou ale tato data uložena neefektivně a bez nástrojů business intelligence není možné tato data zhodnotit a dále využít. Všechny nevyužité informace, které se na první pohled mohou zdá bezcenné, se při zobrazení ve správné formě a správném kontextu mohou stát naopak informacemi pro společnost velmi cennými.

Jasné jsou i úspory

Business intelligence systémy ale nejsou vhodné pouze pro vrcholový management společnosti. Tím, že je možné pomocí těchto systémů zpracovávat data z různých, na sobě nezávislých podnikových aplikací, dosti často se business inteligence využívá také pro přístup uživatelů na nižších úrovních podnikové hierarchie. Tito uživatelé tak následně mají zobrazené informace například z ERP systému ve srozumitelnější podobě a formě a navíc ve vazbě například na logistický systém nebo systém svého dodavatele. Další nespornou výhodou a finanční úsporou je to, že tito uživatelé, kteří data nevytvářejí a nemění, nemusí mít licence klasických podnikových aplikací a postačí jim pouze licence business intelligence. Druhou úsporou jsou časové náklady na zaškolení obsluhy takového systému – tím, že data jsou zobrazována jednotně a v přehledné podobě, není nutné individuální školení k mnoha aplikacím.

S business intelligence lze data opravdu vytěžit

V souvislosti s business intelligence a datovými sklady se objevuje také hrozba informačního přehlcení. Tím, že většina informací je dnes již dostupná v digitální podobě, dochází k nadměrnému duplicitnímu ukládání informací uživateli v různých variantách, a z toho plynoucí neschopnost následně vytěžit potřebné správné informace. Mnohdy také uživatel nedokáže porozumět získaným informacím, nebo při svém rozhodování ani netuší, že uvnitř vlastní společnosti existují nějaké informace, které pro něj mohou být klíčové. Správně nasazený systém business intelligence dokáže řešit i tento problém, a umožnit tak uživateli orientovat se ve stále rostoucím objemu dat a informací, na jehož základě se musí rozhodovat. Nejpřirozenější proces příjmů informací se u člověka odehrává zrakem. Grafická data lidský mozek dokáže zpracovávat daleko rychleji a mnohem efektivněji než pouhý text. Pro kvalitní výstupy s co největší vypovídající hodnotou lze využít grafy, budíky, semafory nebo i mapy. Většina dat, která jsou zpracovávána pomocí manažerských informačních systémů, obsahuje v nějaké podobě prostorová nebo geografická data, která lze výhodně využít při analýze. Jedná se například o informace o sídle zákazníků, hustoty osídlení, geografické vzdálenosti. Využití těchto mapových informací ve vazbě na tradiční analytické způsoby hodnocení dat přináší překvapivé, na první pohled skryté informace.

Dostupnost dat žádný problém

V dnešní době všudypřítomných mobilních zařízení společnosti stále více vyžadují přístup do business intelligence systému přímo ze svých chytrých mobilních telefonů nebo tabletů. Tento požadavek je již dnes splnitelný a u kvalitních systémů podporovaný. Business intelligence systém sám rozpozná, z jakého zařízení se uživatel do systému přihlašuje, a dle toho přizpůsobí zobrazení potřebných informací tak, aby bylo vizuálně nejefektivnější. Některé systému podporují i off-line prohlížení dat a reportů.

Řešení v cloudu pro všechny

Velké společnosti už dávno pochopily, že dostupnost správných informací je pro ně kritická, a budovaly tak datové sklady a systémy business intelligence. Malé a střední společnosti si riziko dostupnosti těchto systémů uvědomovaly, uvedená řešení pro ně však byla často finančně nedostupná. S nástupem aplikací business intelligence, které je možné provozovat v cloudu ve formě SaaS (software jako služba) se situace výrazně změnila. Tím, že infrastrukturu business intelligence a aplikace v datových centrech sdílí velké množství uživatelů, se výrazně snížila cena v přepočtu za jednotlivého uživatele, a tak si v dnešní době i malé a střední společnosti mohou dovolit používat velké robustní business intelligence systémy s garancí vysoké dostupnosti. Navíc tak získají i dosti často opomíjené zálohování vlastních dat.

Pro nasazení business intelligence systému formou SaaS je nutná důvěra v dodavatele řešení, poskytovatele služeb a především úroveň zabezpečení dat. V dnešní době ale už není důvod k obavám. Kvalitní poskytovatelé business intelligence systémů formou SaaS používají pro všechny společnosti kvalitní šifrovací protokoly pro přenosy a ukládání dat. Zabezpečení, zálohování a ochrana dat a cenných firemních informací je tak ve většině případů na mnohem vyšší úrovni, než malé a střední společnosti používají pro zabezpečení ostatních firemních dat, která mají uložena v počítačích a serverech ve vlastní společnosti. Většímu rozšíření business intelligence formou SaaS tak zřejmě u nás stále brání už jen prolomení psychologické bariéry, že nebudu mít svoje data přímo u sebe. Je to ale jen otázka času, vždyť svá soukromá data, e-maily a fotografie má dnes již většina lidí uložena mimo svůj domov.

Co nás čeká v následujících letech v oblasti business intelligence? Tato oblast se v posledních letech velmi výrazně vyvíjí a začíná se uplatňovat i v prostředí, kde před pár lety byli k jejímu využití spíše skeptičtí. Zřejmě se tak dočkáme využítí business intelligence opravdu všemi zaměstnanci, kteří nějakým způsobem pracují s informacemi a ke své práci používají počítač. Vždyť každý je tak trochu analytikem.

David Kazda
Autor působí jako product manager společnosti Algotech.