Pokud neustále řešíte, zda je vhodné začít nejprve s digitalizací dokumentů a vytěžováním dat, nebo lidem ve firmě stanovit úkoly podle jasně řízených procesních workflow, anebo se svézt na momentálně velmi populární vlně robotizace lidské činnosti a procesních úkonů, pak vězte, že ten správný klíč k bráně skutečné inteligentní automatizace je v kombinaci technologií robotizace RPA a orchestrace procesů pomocí workflow s technologií BPM.

Proč tomu tak je a proč doporučujeme zrovna tyto dvě technologie? RPA dnes kromě samotného „klikání na obrazovce za uživatele“ obsahuje mnoho dalších funkcí včetně účinných integračních schopností, OCR vytěžování dat, funkcí využívajících umělou inteligenci a mnoho dalších. Tím výrazně zasahují do možností automatizace procesu, jehož základem je modelovaný proces v rámci BPM nástroje, kde pomocí workflow celkových procesů tak dochází k orchestraci práce mezi roboty a lidmi dle předem definovaných business pravidel. Tímto způsobem dochází k rychlejší a efektivnější práci na procesech a zároveň i menšímu počtu řešení výjimek ve zpracování, neboť si jednoduše nemůže dělat každý práci úplně po svém.

Zároveň existuje mnoho procesů, kde lze vhodnou kombinací orchestrace procesů (BPM) a robotizace (RPA) dosáhnout plně automatizovaných procesů. Ať už se jedná o úkony v back office provozech finančních institucí, vyhodnocování dat na základě vstupních dat nebo například stahování a vyhodnocování poptávek z dodavatelských portálů a mnoho dalších. Orchestrace neboli řízení procesu od začátku do konce a možnost zpětného sledování průběhu procesu a práce s daty uvnitř procesu je cesta k bezpečné automatizaci vnitrofiremních procesů.

Platí to zejména proto, že digitální transformace stále více směřuje k tomu, aby pokryla celé spektrum možností týkající se inteligentní automatizace. Kromě tradičních funkcí softwarové platformy, jako je machine-learning a kognitivní zpracování dokumentů obsahující pokročilé vytěžování dat a NLP, dnes mnoho zákazníků, kteří začali čistě s produkty pro workflow automatizaci nebo RPA, přidali do své sady nástrojů pro inteligentní automatizaci další produkty, protože objevili hodnotu jejich použití v jejich kombinaci. Námi nabízená softwarová platforma tak dokáže kombinovat i další technologie, jako je pokročilá analytika včetně dynamických dashbordů kontrolující stav procesů, mobilitu a možnost pracovat na úkolech v rámci jednotlivých procesů, nebo pořizovat dokumenty prostřednictvím mobilních zařízení, přidat do celkových procesů funkci generování dokumentů na základě firemních šablon a další funkce, které dovytvářejí automatizovaný proces od A do Z.

Nicméně pokud se vrátíme ke kombinaci dvou výše zmíněných technologií, pak níže uvádíme několik poznatků získaných ze zkušeností zákazníků po nasazení těchto technologií do provozu.

BPM a RPA, stejné, ale přesto jiné

Technologie BPM a RPA mají společný cíl: optimalizovat obchodní i firemní procesy a zvyšovat produktivitu a efektivitu lidí tak, aby vaši zákazníci byli se službami vaší společnosti spokojeni a odnesli si ty nejlepší zkušenosti. Obě technologie pracují na dosažení cíle jiným způsobem, ale i přesto jsou kompatibilní.

BPM umožňuje úplnou automatizaci procesů, která přepracovává a digitalizuje podnikové procesy typu end-to-end. Složitý proces, jako je například poskytování hypotéky nebo zpracování pojistných událostí, se může okamžitě stát rychlejším, efektivnějším a snáze proveditelným pro zaměstnance a v konečném důsledku i pro zákazníky.

Realita dnešního světa IT je taková, že v rámci celkového procesu automatizace je třeba stále udržovat i staré systémy, protože obsahují klíčová data. Zaměstnanci často zůstávají zapojeni do časově náročných úkolů, které spočívají v manuálním přístupu k těmto systémům při vyhledávání nebo zadávání obchodních údajů.

V ten moment přichází na pomoc tradičním workflow a case managementovým nástrojům digitální pracovní síla RPA ‒ robot. Robot pomáhá s nedostatky mezi většinou automatizovaným a digitalizovaným obchodním procesem a manuálními úkoly, které musí být nevyhnutelně provedeny, aby byl systém záznamů aktuální.

Aktu neustálého ručního kopírování a přeformátovávání dat mezi stávajícími systémy se říká „automatizace otočného křesla“. Je to často ruční práce mimo proces definovaný v BPM a tradiční kandidát, který je vhodným případem použití robota pro automatizaci konkrétního kroku v rámci celkově automatizovaného procesu.

Roboti tak mohou v rámci složitých procesů, jako je například sjednání hypotéky nebo vyřízení pojistné události, pomoci tím, že zastanou práci, která často vyžaduje čistě lidskou interakci s otáčením se od systému k systému. Ať už se jedná o webový portál, excelovou tabulku anebo starou aplikaci v AS400. Mohou například zkontrolovat identitu zákazníka pomocí různých webových a interních zdrojů a doručit zprávu zaměstnanci. Nebo po dokončení procesu může robot přiřadit a sjednotit informace se záznamem v systému.

Dva typy robotů pracující v rámci procesů definovaných v BPM

Softwaroví roboti spadají do dvou širokých kategorií, kde řeší a automatizují dříve manuální úkoly. První kategorie se nazývá „bezobslužná robotizace“, ve které roboti snadno automatizují opakující se úkoly bez zásahu člověka. Robot se například může přihlásit k různým webovým portálům a načíst informace o faktuře a přiřadit je do systému ERP k platbě.

Druhou kategorií je „asistované RPA“. Někdy roboti automatizují pouze část úkolu a jsou lidem k ruce, aby automatizovali určitou část jejich celkového úkolu. Například v případě, kdy potřebuje zaměstnanec získat konkrétní informace o člověku, se kterým jedná, a pomocí zadání konkrétního jména spustí robota k prohledání přidružených zdrojů dat, které následně zaměstnanec vyhodnotí. Zde se může jednat o procesy týkající se posouzení požadavků zákazníků, HR proces při hodnocení uchazečů o zaměstnání a mnoho dalšího.

RPA a BPM mají společně větší sílu i hodnotu

Proč tedy rovnou nestavět všechny procesy pouze na platformě RPA pro robotizaci? BPM přichází s bohatou sadou funkcí, které nejsou dostupné v RPA, ale mnohé iniciativy pro automatizaci a orchestraci procesů je vyžadují, jako je programování nevyžadující workflow engine, funkčnosti pro řízení kapacit a různé pracovní fronty a pracovní vytížení zdrojů, správa a kontrola výjimek a událostí, jednoduše definovatelná business pravidla, uživatelské prostředí pro spolupráci na úkolech a další.

Roboti jsou tak vyvoláváni ke své práci v rámci celkově definovaného procesu v rámci BPM nástroje a po splnění své práce předávají výsledky zpět do procesu BPM platformy, která udržuje plnou kontrolu nad celým procesem. Cílem zapojení robotů do celkových procesů je umožnit zaměstnancům pracovat a soustředit se na práci, kde jsou vyžadovány jejich znalosti a zkušenosti, a opakující se manuální úkoly za účelem shromáždění informací eliminovat zapojením robotů do této činnosti. A protože automatizace procesů pomocí workflow definovaných v rámci BPM a robotizace provádějí procesy pokaždé stejným způsobem, jsou plně kontrolovatelné a dohledatelné. Lidé mohou zároveň tyto procesy dále analyzovat, zkoumat a optimalizovat a tím dále hledat cesty k větší efektivitě a zmírnění rizika v již definovaných procesech.

Závěr

Se vznikem robotů neboli digitálních pracovníků a postupným rozvojem umělé inteligence (AI) společnosti rozpoznávají, že jejich lidé se mohou soustředit na práci s vyšší hodnotou, být více zapojeni do práce, která je v procesech baví, a tím zvýšit celkovou produktivitu pracovní síly v rámci své organizace. Ať už je pro vás nejvyšší prioritou automatizace úkolů, procesů nebo práce s dokumenty, klíč ke skutečné inteligentní automatizaci je v kombinaci robotizace a orchestrace procesů.

Tomáš Dolejš Autor článku je ředitelem společnosti INFOMATIC, která dodává BPM a RPA řešení na platformě technologií Kofax. Pro více informací můžete autora kontaktovat pomocí telefonního čísla +420 251 025 400. Pokud raději píšete zprávy, pak využijte e-mail na info@infomatic.cz.