Tyto systémy byly vyvinuty na základě poptávky po doplnění stávajících ERP systémů. Jejich cílem je poskytnout manažerům snadno a velmi rychle důležité informace pro podporu řízení a rozhodování. Mohou mít sadu předdefinovaných modulů – například pro oblast financí, výroby, distribuce, personalistiky a další – fungujících samostatně a nezávisle na ostatních. Standardní funkcionalita je navržena tak, aby vyhovovala většině požadavků na danou oblast. Další rozvoj systému pak reflektuje požadavky uživatelů a v případě jejich obecného využití tyto požadavky integruje do standardního řešení. Nespornou výhodou je možnost rutinního využívání bez velkých nákladů a rizik.

Zhodnoťme svá data

Prakticky každá společnost, která využívá nějaký informační systém, produkuje o své činnosti různá data – finanční, výrobní, logistická, personální a další. Zatímco některá z těchto dat slouží pro tvorbu výstupů, jiná data zůstávají nevyužita. Důvod jejich vzniku je často jen potřeba pořídit je do primárního systému.
Pokud se na uvedenou skutečnost podíváme podrobněji, dá se říci, že každý jednotlivý záznam v primárním systému má svou hodnotu. Tuto hodnotu lze chápat jako náklad na pořízení (zaznamenání do systému), zpracování, uložení a uchování záznamu. Jaký může být přínos z takového nákladu? V krajním případě žádný, nebo „jen“ nepatrný, a to v situaci, kdy se záznam použije jednorázově pro tisk jednoho dokumentu. Při vhodném využití detailních dat však může přínos jednotlivých záznamů několikanásobně převýšit hodnotu spojenou s jejich pořízením.
Představme si například záznam s fakturačními daty. Ze samotného záznamu se dozvíme, jaká byla fakturovaná částka, komu a kdy byla fakturována, a možná se dozvíme, kolik je aktuálně na fakturu uhrazeno. Pokud nás bude zajímat objem fakturace za určité období, můžeme sečíst částky všech faktur vystavených v daném období. Porovnáním jednotlivých období tak můžeme dostat zajímavou informaci, například o sezonní závislosti prodeje. Stejný způsobem je možné získat objemy za jednotlivé oblasti prodeje, za odběratele nebo za střediska, neuhrazené pohledávky podle odběratelů, meziroční srovnání a další přehledy.

Typy výstupů z pořízených dat

Standardně jde o výstupy sloužící při komunikaci s obchodními partnery, případně státními institucemi. Tyto výstupy jsou jednoznačně doménou primárního systému. Druhým typem výstupu jsou data prezentovaná ve formě různě členěných výpisů, souhrnů, případně grafů. Schopnost primárních systémů bývá v této oblasti poměrně omezená. Není snadné vytvářet nové nebo modifikovat stávající sestavy dodané systémem. Sestavy obsažené v primárním systému tak často obsahují nevyhovující filtry, nebo je naopak při každém spuštění třeba zadávat celou řadu omezujících podmínek. Typicky výpis saldokonta může být požadován souhrnně za zákazníka, nebo jako výpis všech faktur. V lepším případě umožní sestava při spuštění omezit odběratele a vybrat, zda má být výpis souhrnný, nebo podrobný. V horším případě je třeba spustit sestavy dvě. Primární systémy nejsou prioritně orientovány na tvorbu rychlých, uživatelsky přívětivých, případně snadno modifikovatelných výstupů. Jejich síla je naopak v transakčním zpracování jednotlivých záznamů. Z tohoto důvodu mnoho společností řeší takovéto výstupy exportem do tabulkového procesoru (obvykle Excel) a v tomto prostředí připravuje různě rozsáhlou a různě sofistikovanou sadu grafů a kontingenčních tabulek.
Řešení založené na tabulkovém procesoru rozhodně přináší vyšší užitek z existujících dat, nicméně obsahuje celou řadu nevýhod a omezení. Jedná se zejména o problémy spojené s vlastní údržbou takovýchto reportů. Pokud si uživatelé spouští aktualizace dat v prostředí tabulkového procesoru sami a jednotlivě, dochází k zatěžování primárního systému v běžné pracovní době a každý uživatel může dostat jiný výsledek („více verzí pravdy“). Dostupnost takových reportů mimo pracoviště bývá také poměrně omezena. V neposlední řadě mohou být zdrojová data uložena v různých typech databází a v takovém případě se problém reportování pomocí tabulkového procesoru zdá být téměř neřešitelný. Všechny výše uvedené problémy včetně dalších funkcí, jako například zasílání reportů mailem v určenou dobu při splnění určených podmínek, řeší BI (business intelligence) systémy.

Jedna verze pravdy

Systémy BI zajišťují uživatelům stejné reporty, a tedy stejné výsledky. Toho lze dosáhnout díky centralizaci reportů v rámci BI. Centralizace znamená uložení dat z různých zdrojů v jednom centrálním úložišti, díky tomu dochází k zamezení různého chápání stejných pojmů (například pojem „zákazník“ z pohledu primárního systému je stávající odběratel, z pohledu CRM je to i pouhý kontakt). Data jsou do datového skladu čerpána v určitých intervalech (měsíčně, denně), nejsou zatížena operativními změnami, a je tak zajištěn stejný výsledek pro různé uživatele. Všichni uživatelé tak mají pro analyzování k dispozici stejné sestavy, vychází ze stejných zdrojů a tím je minimalizován počet chyb a odchylek.

Vlastnosti moderního BI

Snadná tvorba reportů

BI systémy obvykle umožňují snadnou tvorbu uživatelských reportů. Metadata popisují fyzické tabulky, jejich sloupce a vazby mezi tabulkami a mapují technické názvy tabulek a sloupců do pojmů blízkých koncovému uživateli. Díky těmto metadatům je BI systém schopen nejen prezentovat uživateli tabulky a sloupce pojmenované v jemu blízkých názvech, ale pomáhá mu i při vlastní tvorbě dotazů. Tvorba reportů pak může být obdobně „složitá“ jako tvorba kontingenčních tabulek nebo grafů v prostředí tabulkového kalkulátoru.

Dostupnost reportů, nezávislost na platformě

Moderní BI systémy umožňují prezentovat data ve formě webových stránek. Odpadá tak nutnost jakékoli instalace klientského prostředí. Reporty jsou pomocí internetu dostupné prakticky odkudkoli. Nedílnou součástí BI systému je generování a zasílání reportů automaticky na určené e-mailové adresy.

Uživatelská přívětivost

Prezentací dat ve webovém prostředí odpadá nutnost školit koncové uživatele ovládání systému. Většina uživatelů dnes umí běžně pracovat s internetovým prohlížečem, a tím vlastně umí ovládat i BI systém. Vlastní BI systém by měl obsahovat takové reporty a jejich uspořádání, aby uživatele v podstatě vedl při jeho práci.

Snadná tvorba datových skladů

Datové sklady jsou obvykle zdrojem dat pro BI systém, měly by umožňovat čerpat data z různých datových zdrojů a zároveň tato data upravovat.

Minimalizace zatěžování primárního systému

Do datového skladu jsou data čerpána z primárního systému v určitých intervalech (denně, měsíčně) a zpravidla v době, kdy není systém vytížen prací uživatelů. Datové pumpy mohou být připraveny tak, že čerpají jen nová, případně změněná data, a tím dále minimalizují nároky na primární systém.

Filozofie business intelligence

BI řešení je vhodné budovat postupně, pokud se začne řešení budovat po malých částech a postupně se rozšiřuje o další funkční oblasti, je snazší dosáhnout během krátké doby viditelných výsledků. Tyto výsledky pak mohou napomoci při rozšiřování systému do dalších oblastí činnosti firmy.
Určitá sada informačních potřeb je společná, jsou budovány standardní reporty, které pokryjí základní požadavky na jednotné manažerské výstupy pro sledované oblasti – finance, distribuce (nákup, prodej, sklady), výroba, personalistika a další.
Na druhou stranu určitá sada informačních potřeb je jedinečná. Zejména v oblasti prodeje a výroby dochází k úpravě, nebo dokonce vytváření nových reportů a výstupů přímo na základě požadavků definovaných zákazníkem. Zákazník většinou tyto ukazatele eviduje a sleduje mimo primární ERP systém, díky jednoduchému převodu reportů například z MS Excel do systému BI tak dochází k výraznému snížení administrativní činnosti a úspoře času.

Aleš Vancl
Autor je manažerem vývoje ve společnosti Altec.