Uživatelé jsou ze soukromého života zvyklí na hardware i software vše podřizující příjemné uživatelské zkušenosti. Tento trend vytváří tlak na modernizaci firemního IT „staré školy”. Tedy systémů, které mnohdy vznikaly dokonce před desítkami let, kdy si dnešní chytré telefony, tablety nebo moderní webové aplikace nedovedl nikdo ani představit. Systémů, na jejichž provoz potřebujeme pracovníky, kteří musí v každé firmě opakovat stejnou rutinu instalací, aktualizací, zálohování, zabezpečování, zpřístupňování dat i mimo firmu apod. Kvůli vytíženosti takovýchto pracovníků jsou pak tyto činnosti v menších firmách často zanedbávané a většina úsilí (podle statistik přibližně osmdesát procent nákladů na IT) je soustředěna na pouhé udržování systémů v provozu. Zmiňované systémy navíc obvykle běží na vyhrazeném hardwaru, který musí být dimenzován na největší očekávanou zátěž, ale v průměru je využit z pouhých deseti procent.

Otázka přenechání starostí s údržbou systémů, bezpečnosti dat a zjištění kontinuity provozu externím specialistům se proto v segmentu SME jeví aktuální. Zvláště pak, když se k tomu přidá nižší cena za využívané služby založená na tom, co společnost skutečně využívá. Společnosti se v té chvíli mohou koncentrovat na svůj byznys. Jednou z možností, která v sobě integruje tyto přínosy, je soubor cloudových aplikací Google Apps.

Co jsou to Google Apps?

Google Apps jsou sadou webových aplikací pro komunikaci, plánování času, sdílení a tvorbu dokumentů a další související činnosti. Vznikly v roce 2006 nejprve jako varianta v té době již velmi populární služby Gmail pro vlastní doménu a ještě v tomtéž roce se rozšířily o další Google aplikace pro koncové uživatele. Dnes jejich nástroje pokrývají řadu elektronických potřeb malých i středních podniků, jako e-mail, kalendáře, sdílení informací a souborů, ale i komunikaci v reálném čase textem, hlasem a videem. Téměř všechny aplikace vycházejí ze svých ekvivalentů určených pro koncové uživatele, kteří je běžně využívají na svých soukromých Google účtech. Jelikož si tyto služby dobrovolně zvolili a vyhovují jim, nečiní jim obvykle potíže přejít na ně i ve firmě bez zdlouhavých školení. Podívejme se nyní na základní součásti služeb Google Apps.

Gmail

Vlajková loď Google aplikací a pomyslné centrum práce v Google Apps. E-mailové řešení s 25 GB místa pro poštu (padesátinásobek průměru), špičkovým filtrováním nevyžádané pošty, integrovaným textovým, hlasovým i video chatem. Díky webovému rozhraní samozřejmě bezpečně přístupný z jakéhokoliv zařízení, které máte k dispozici.

Kalendář

Služba pro tvorbu a sdílení kalendářů. V jednom zobrazení lze kombinovat vlastní kalendáře i kalendáře sdílené se spolupracovníky. Pro místnosti, vozidla, projektory a další sdílené zdroje lze zakládat speciální kalendářové zdroje a každý, kdo má patřičná oprávnění, může zjistit dostupnost a případně si zdroj i rezervovat.

Dokumenty

Dokumenty Google umožňují společnou práci na jednom dokumentu více uživatelům současně v reálném čase. Každou změnu i každý napsaný znak okamžitě vidí všichni spolupracovníci. Lze v nich tvořit textové dokumenty, tabulky, prezentace i kresby. Například systém komentářů umožňuje přímo oslovit v komentáři konkrétního kolegu, který obdrží notifikační e-mail, a může tak na komentář rovnou reagovat.

Disk

Představuje centrální úložiště dokumentů. Veškeré soubory v organizaci (včetně Dokumentů Google) lze soustředit do tohoto úložiště a nastavit v něm příslušná oprávnění. Můžete pak zapomenout na problémy se zálohováním, kopírováním různých verzí souborů mezi svými zařízeními i s kolegy mezi sebou apod. Všichni mají k dispozici stejné aktuální verze dokumentů a dalších souborů, mohou k nim přistupovat v případě potřeby odkudkoliv a nemusí se bát, že o ně přijdou.

Weby

Umožňují snadnou tvorbu a editaci webů bez nutnosti znalosti HTML a dalších jazyků. Ideální pro tvorbu projektových stránek nebo intranetů. Do jednotlivých stránek lze vkládat provázaná data z ostatních Google aplikací, která jsou tak neustále aktuální.

Skupiny

Usnadňují komunikaci i administraci sdružením spolupracovníků do skupin. Do takových skupin je možné posílat zprávy nebo jim přidělovat práva k dokumentům, kalendářům a webům. Zprávy se ukládají do archivu, ve kterém lze vyhledávat, takže k nim mají přístup i nově příchozí členové skupin.

Hangouts

Videokonference až pro deset účastníků současně. Kromě klasického videohovoru mohou všichni účastníci společně pracovat na dokumentu, sledovat video nebo sdílet obrazovku. Hangouts také umožňují přidávání dalších aplikací, které otevírají široké možnosti pro další využití. Video lze také živě vysílat a později zveřejnit záznam.

Gmail je komunikačním centrem Google Apps, sdružuje elektronickou poštu, chat i hlasové a videohovory

Z výše uvedeného výčtu je patrné, že samotné Google Apps nepokrývají veškeré potřeby malých a středních podniků, ale spíše jejich společný základ. Průměrná firma obvykle využívá další systémy, jako například CRM, projektové řízení, účetnictví apod. Pro tyto běžné, ale i velmi specifické potřeby existuje Google Apps Marketplace, tedy obchod s aplikacemi integrovanými s Google Apps. V něm si lze vybrat ze širokého spektra hotových aplikací, které může administrátor v podstatě jedním kliknutím zpřístupnit všem uživatelům. Pokud si organizace nevybere ani v Marketplace nebo potřebuje propojit svá data například se stávajícími systémy, přicházejí ke slovu aplikační programová rozhraní neboli API, pomocí kterých jsou přístupná prakticky veškerá data, která do Google Apps organizace vkládá.

Ke změně způsobu práce stačí webový prohlížeč

Google Apps od začátku vznikaly jako cloudová služba typu SaaS (software as a service). Pro práci s nimi potřebujete jen webový prohlížeč a připojení k internetu. Právě proto mohou být odpovědí na moderní výzvy pro firemní IT systémy nastíněné v úvodu. Kromě prohlížeče, který je dnes nedílnou součástí každého zařízení včetně těch mobilních (tablety, chytré telefony), není třeba instalovat žádný další software. Odpadají tak problémy s instalací a aktualizacemi. Nejnovější verze softwaru se stáhne s každým načtením aplikací.

Veškerá data jsou z právního pohledu vlastněna vaší organizací, máte je neustále všude na dosah, na kterémkoliv zařízení, a nemusíte se bát, že o ně přijdete. Ani z hlediska duševního vlastnictví si Google data nijak nenárokuje a v podmínkách užívání naopak výslovně zmiňuje, že vložením dat do jeho systémů se nijak nemění práva k tomuto obsahu. Z hlediska bezpečnosti si můžete být jisti, že stovky bezpečnostních expertů, které společnost Google zaměstnává, zajišťují úroveň bezpečnosti, o jaké se může organizacím (bez významných investic) zpravidla jen zdát. Svědčí o tom nezávislé audity (mj. ISO 27001), ale také například fakt, že sama společnost Google používá tutéž infrastrukturu i pro svá data.

Všechny tyto vlastnosti Google Apps mohou přispět k radikální změně způsobu práce, potažmo celé firemní kultury.

Autor článku Ondřej Pokorný pracuje na pozici Google Apps specialista ve společnosti Netmail, která působí jako Google Apps Premier SMB Reseller.