Standard BPMN 2.0

Významnou roli hraje standard BPMN (Business Process Model And Notation), který je již obecně přijímán trhem BPM nástrojů. Aktuální verze BPMN 2.0 významně směřuje ke spustitelným procesům i ke kompatibilitě umožňující export a import procesů mezi procesními nástroji. Kompletní standard pro spustitelné procesní aplikace je stále daleko za horizontem, přesto se jedná o výrazný krok vpřed. Z pohledu byznysu jde o zásadní pokrok, protože díky BPMN existuje proces v takové podobě, která je byznysu srozumitelná. Zároveň je takový proces spustitelný, což je důležité pro IT.

Rychle spustitelné procesní aplikace

Uplatňování klasického vodopádového modelu při implementaci projektů se jeví jako silně omezující zejména u BPM projektů, které jsou svou přirozeností silně orientované na vysokou přidanou hodnotu pro byznys zákazníka. Respektive na této přidané hodnotě dnes stojí a padá smysl realizace BPM projektů.
Pro byznys je skvělé, pokud od počátku projektu, či dokonce již v době definice projektového záměru, může zákazník vidět postupně se rozvíjející funkční procesní aplikaci, na které pak tým tvoří, upřesňuje, validuje a akceptuje funkční požadavky. Vlastní analýza a implementace probíhá v rychlých iteracích, za velmi intenzivní komunikace všech zúčastněných stran. Takto jsou mnohem dříve odhaleny velmi konkrétní integrační potřeby, byznysové a technické nedostatky, nové možnosti a přínosy. Případné změny jsou prováděny v okamžiku, kdy jsou velmi levné a bez pozdějších komplikovaných dopadů. Byznys i IT se průběžně podílejí na projektu po celou dobu analýzy a implementace. Tím se zásadně zvyšuje přidaná hodnota procesní aplikace a míra úspěšnosti konečného výsledku.
S uvedeným přístupem je možné významně zkrátit implementaci projektu a síly soustředit na efektivní analytické a implementační činnosti. Nikoli na rutinní nízkoúrovňové programování s nízkou přidanou hodnotou a vysokou cenou prováděných změn v pozdějších fázích projektu.
Prototyp procesní aplikace lze velmi rychle vytvořit i před vlastním zahájením projektu v rámci PoC (Proof of Concept), typicky v rozsahu jednoho až tří týdnů. PoC skvěle podporuje provedení validace projektového záměru díky přímému intenzivnímu kontaktu s byznysem i IT s velmi konkrétním výsledkem. Zároveň je zákazníkovi detailně osvětlen procesně orientovaný přístup a konkrétní přínosy BPM jsou demonstrovány na konkrétních situacích, se kterými se zákazník ztotožňuje díky mocnému „aha efektu“. Prototyp procesní aplikace vytvořený v rámci PoC je zároveň úvodní verzí implementačního projektu, je tedy zajištěna přímá kontinuita.
Nutným předpokladem je silný BPM nástroj umožňující tvorbu kompaktních procesních aplikací, které obsahují kromě vlastního procesu i silné uživatelské rozhraní, integraci procesů s okolními aplikacemi a daty napřímo nebo přes Enterprise Service Bus, business monitoring, reporty, simulaci a optimalizaci. Na významu tak zásadně nabývá nejen samotná technologie, ale i způsob jejího využití. Právě výše uvedený přístup zásadně zvyšuje přidanou hodnotu celého řešení.

Obchodní pravidla

Prakticky na každém BPM projektu je zapotřebí mít možnost definovat srozumitelným způsobem logiku určenou pro rozhodování, nazývanou též obchodní pravidla. Obchodní pravidla existují ve formě rozhodovacích tabulek, stromů či větného zápisu. Jsou určena pro dynamické směrování toku procesu, přiřazování úkolů, kontroly dat, výpočty cen produktů a obchodních provizí, produktové konfigurace, detekce podvodného chování, vyhodnocení rizik apod.
Mezi klíčové přínosy systému pro management obchodních pravidel (BRMS) patří zachycení obchodních pravidel lidsky srozumitelným způsobem, možnost jejich systematické údržby a rozvoje a zejména zkrácení doby potřebné pro vytvoření nového pravidla či jeho úpravy. Po provedené úvodní definici základních struktur a šablon pravidel je možno změny provádět prakticky okamžitě bez nutnosti zásahu IT v podobě klasického programování a těžkopádného nasazování nové verze aplikace. Správu pravidel provádějí přímo lidé z byznysu nebo specialisté na obchodní pravidla, kteří mají k byznysu velmi blízko. Po rychlém nasazení nové verze obchodních pravidel se obchodní procesy, či jiné aplikace integrované s obchodními pravidly, ihned začínají řídit dle příslušné nové verze.
V praxi to například znamená, že člověk zodpovědný za proces schvalování žádostí o hypotéky nemusí čekat několik týdnů či měsíců na další release aplikace, pokud chce zpřísnit nebo uvolnit podmínky pro schválení žádosti o hypotéku. Běžně se nasazení nové verze pravidel pohybuje i s určitou projektovou režií v řádu jednotek hodin či dnů. To je zásadní rozdíl proti klasickému cyklu nasazování aplikací v řádu týdnů až měsíců.

Fenomén sociálních sítí

Fenomén sociálních sítí se nevyhnul ani BPM. Žádané a atraktivní je například rozhraní podobné zdi na Facebooku jako alternativa k tradičnímu seznamu úkolů vedoucí ke kolaborativnímu procesnímu portálu. Cílem je dynamická komunikace mimo vlastní úkoly v rámci procesů. Například možnost sdílet a komentovat informace týkající se procesu nebo obchodního případu, který je obsluhován sadou procesů. Další oblíbenou možností je následování a komunikace v rámci dynamicky vytvořených skupin týkající se určitých procesů či obchodních případů.

Podpora mobilních zařízení

Podpora mobilních zařízení je samozřejmostí nejen pro čistě mobilní uživatele podílející se na obchodních procesech, ale i pro uživatele, kteří aktuálně nesedí u svého PC nebo laptopu a využívají zároveň klasický i mobilní přístupový kanál. Na významu nabývá podpora HTML5, samozřejmostí je poskytnutí REST API ze strany BPM runtimu pro přístup z mobilních aplikací.

Cloud

Rychlé vytvoření infrastruktury pro provoz BPM, úspora nákladů za instalaci a provoz, flexibilní přístup k výkonu v případě vyšší zátěže, platba za skutečně využitou kapacitu dle okamžité potřeby s dobře predikovatelnými náklady – to jsou některé z mnoha výhod plynoucích z nasazení BPM v cloudu.

BPM center of excellence

Business process managament je způsob vnímání a realizace procesních potřeb, nikoli pouze technický nástroj pro implementaci konkrétního projektu. Úspěšné podniky vnímají BPM jako prostředek k dosažení taktických cílů v podobě dílčích projektů a zároveň jako strategickou iniciativu, kterou je zapotřebí neustále systematicky rozvíjet a rozšiřovat do celé společnosti.
Prostředkem pro zajištění těchto cílů je zavedení tzv. center of excellence (CoE), nebo chcete-li kompetenčního centra. Dílčí cíle a způsob fungování jsou samostatným tématem. Nicméně klíčovým cílem je posun vyspělosti BPM z roviny dílčích projektů přes zavedení dlouhodobého BPM programu do stavu, kdy je podnik schopen identifikovat, prioritizovat, nasazovat a optimalizovat procesy přes celou společnost, respektive její části s BPM potenciálem. Je ověřeno, že zavedení BPM CoE a dlouhodobého BPM programu významně zvyšuje úspěšnost zavedení BPM do společnosti.

Advanced case management

Pokud činnosti prováděné v rámci byznysu zákazníka lze obtížně popsat strukturovaným procesem, ale je možné definovat činnosti prováděné uživateli či aplikacemi, které souvisejí s určitým obchodním případem, soubory či adresáři, přichází ke slovu řešení typu advanced case management. Pro ACM je typický kolaborativní způsob zpracování případu s ad-hoc činnostmi prováděnými jako reakce na události zvenku. Jednotlivé činnosti jsou často expertního charakteru, kdy ACM poskytuje podporu uživatelům k tomu, aby dostali maximum potřebných informací a rozhodli se sami v rámci definovatelných mantinelů, jakou další akci s příslušným případem uskuteční.
V centru zájmu stojí „případ“ (case), k němuž jsou ukládána veškerá strukturovaná i nestrukturovaná data, činnosti, které je možné k případu spouštět s podporu workflow a obchodních pravidel. Zároveň jsou k případu vázány veškeré události, které nastanou včetně možnosti využití moderních komunikačních prostředků, jako je instant messaging (chat) apod. K případu je tak kdykoli, i po jeho uzavření, k dispozici kompletní historie, kterou je možné následně analyzovat. Často bývá tento pohled označován jaké pohled 360 stupňů. Řešení řízení případu nemusí mít přesně stanoven pracovní postup, protože mnohdy nejsou předem známé všechny potřebné aktivity k jeho vyřešení. Řešitel případu může dynamicky přidávat nové úkoly v rámci běžící instance a rozhodovat, které úkoly nejsou pro uzavření dané instance případu nutné. Dobrým příkladem projektu, kde se uplatní BPM, jsou osobní bankovní úvěry, které jsou zpracovány opakujícím se procesem s jasnou strukturou. Naproti tomu složitě zpracovávané korporátní investiční financování může být vhodným kandidátem na ACM.
Potřeby pro BPM i ACM řešení často existují u jednoho zákazníka společně. Tato řešení se nevylučují a při výběru vhodného řešení by diskuse neměla být primárně vedena v rovině, které řešení je lepší. Vhodný postup spočívá v použití BPM pro procesně orientované zpracování a použití ACM pro neprocesní využití, vždy na základě konkrétních potřeb zákazníka.
V případě využití BPM i ACM je zapotřebí obě řešení integrovat. Stejně jako pro BPM platí i pro ACM velká synergie s obchodními pravidly, které ACM využívá pro vyhodnocení podmínek v rámci nabízených akcí, kontrolu dat, kontrolu podmínek nutných pro provedení přechodu do dalšího stavu apod. Kolaborace ve stylu sociálních sítí i provoz v cloudu jsou rovněž moderní trendy týkající se v plné míře ACM, stejně jako BPM.

Radek Šulc
Autor působí jako BPM specialista ve společnosti IBM Česká republika.