Podívejme se na několik oblasti, které jsou obzvláště zajímavé nebo se řeší nejčastěji.

Vytváření elektronického archivu

Při fakturaci jsou vytvořeny dva soubory, oba zabezpečené elektronickým podpisem podniku. Jeden je odeslán zákazníkovi, druhý (ve formátu PDF/A, což je oficiální archivační formátu definovaný normou ISO 19005-1:2005) je opatřen metadaty a uložen do archivu. Součástí řešení je i vyhledávací formulář, který umožňuje třídit faktury podle časového období, nákladového střediska, zákazníka, typu produktu, výše částky apod.

Faktury od menších dodavatelů

Podniky, které spolupracují s mnoha drobnými dodavateli (často se jedná o řemeslníky s vlastním IČO nebo třeba obchodní zástupce) vystaví na své internetové stránce interaktivní formulář faktury a požadují, aby dodavatelé vytvářeli faktury pomocí tohoto vzoru. Vzniká tak elektronický dokument posílaný e-mailem a datová věta přenášená přímo do informačního systému. Hlavním přínosem je jistota, že všechny faktury přicházejí bez chyb a ve správném formátu.

Hybridní fakturace

To je problematika, která s předchozí úzce souvisí. Jde o to, aby řešení umožnilo předat plátci jak data (například ve formátu ISDOC), tak soubor zobrazitelný i bez speciálního softwaru, který je možné poslat všem, kdo nemají přístup do účetního systému a mají se k faktuře vyjádřit při schvalování, nebo třeba auditorovi.

Podpora factoringu

U faktur s delší splatností, kde je doba splatnosti překlenuta úvěrem od factoringové firmy, elektronická fakturace umožňuje vytvořit uspořádání, kdy dodavatel vystaví daňový doklad, pošle jej zákazníkovi, ten jej odsouhlasí elektronickým podpisem a postoupí factoringové firmě, která na základě toho uvolní peníze. Celé toto „kolečko“ může proběhnout během několika hodin.

Fakturace mnoha drobných položek

To je funkce podstatná v situacích, kdy se na konci časového období souhrnně účtuje dlouhá řada drobných částek (servisní zásahy, součástky apod.). Papírové řešení v takovém případě znamená jednu fakturu se seznamem položek v příloze. Pokud na to někdo má čas a trpělivost, může tento seznam procházet řádek po řádku a porovnávat s objednávkami, dodejkami či výkazy práce. Při elektronické fakturaci není problém vygenerovat na konci měsíce stovky dokladů. Zákazník pak dostane jeden souhrnný dokument za časové období, v němž je uveden seznam položek, s odkazy na elektronické originály faktur. Proplacení je tedy stejně jednoduché jako dosud, ale vedle toho probíhá automatické párování jednotlivých faktur s objednávkami.

Takových a podobných možností je celá řada. Podstatný je přístup, který si uvědomuje, že nejde „jen“ o to, nahradit papír elektronickým souborem, ale také o usnadnění práce pro vystavitele faktury i plátce. Často je tomu tak, že podnik nasadí elektronické řešení pro omezenou oblast (například jen elektronické předávání a archivace), a jak si na nové uspořádání postupně zvyká, objevuje další možnosti. Důležité také je, aby technologie umožňovala snadné přidávání nových funkcí a úpravu faktur podle požadavků zákazníků – aby kvůli každému významnějšímu doplnění nebylo třeba absolvovat změnové řízení a volat programátory. Pokud by tomu tak bylo, nelze se uživatelům divit, že si to raději vyřeší na papíře.

Autor je obchodním ředitelem Software602.