Nic na světě se nevyvíjí tak rychle jako oblast IT. Konkrétně v oblasti podnikových aplikací je v posledních zhruba pěti letech patrný velmi výrazný posun jak ve vývoji technologií, tak zejména ve vnímání využití systémů firmami, jejichž majitelé pochopili, že správně zvolený informační systém může významně zvýšit konkurenceschopnost firmy, ať už malé, nebo té větší.

Dnešní doba klade velké nároky na práci s daty, ale současně nabízí řešení: ekonomický software nebo informační systém. Který z nich, to záleží zejména na velikosti firmy a na množství procesů, které je v ní třeba řídit. To, co se dnes nazývá ekonomickým systémem, však již zdaleka není jen program na zpracování účetnictví. Je to zpravidla plnohodnotný podnikový informační systém, jaký používají střední nebo velké firmy, jen svým rozsahem a cenou je přizpůsobený potřebám a finančním možnostem malých firem či neziskových subjektů. I v případě, že své účetnictví sami neřešíme, je pro nás tento software nadmíru užitečný, protože nám pomůže udělat a udržet si pořádek ve veškerých datech.

Podívejme se blíže na to, co vlastně musí řešit prakticky kterýkoli ekonomický subjekt, bez rozlišení velikosti a zaměření. Určitě musí provádět bankovní operace, a to i tehdy, jestliže běžně manipuluje s hotovými penězi. Pokud cokoli nakupuje, musí zpravidla evidovat došlé faktury, a jestliže prodává, pak také faktury vydané. Jde-li o subjekt, který má sklad se zbožím (i v případě skladu úplně maličkého, třeba doma v garáži), musí vést skladovou evidenci. Truhláře či instalatéra se nemusí týkat evidence majetku, která je naopak důležitá pro neziskové subjekty. Malé výdělečně činné subjekty také obvykle neřeší personalistiku, opět na rozdíl od větších, byť neziskových. Co však mají naprosto všichni v dnešní době společného, je nutnost vedení knihy jízd a pokladny a udržování kontaktů s obchodními partnery.

Pro malé subjekty je však typické, že nedisponují příliš velkými finančními prostředky na vstupní investici, a proto si chtějí systém před koupí osobně vyzkoušet, aby „nekupovali zajíce v pytli“. Proto výrobci softwaru často nabízejí možnost stáhnout si tzv. trial verzi (časově omezenou), která umožňuje uživateli vyzkoušet si v praxi, během třeba dvou nebo tří měsíců běžného provozu, vše, co systém nabízí. Pak se podnikatel rozhodne, zda si koupí licenci téhož systému, nebo vyzkouší některý další.

Investice do informačního systému je vůbec věc, o níž zákazník dnes uvažuje čím dál pečlivěji. A zejména uvažuje o tom, jak velké musí být související výdaje, například do hardwaru, serverů a doplňujících zařízení, jako jsou dotykové pokladny a podobně. Proto jsou dnes tak populární menší balíčky, třeba jen pro tři nebo pět uživatelů, které však nabízí možnost snadného rozšíření ve chvíli, kdy se firma rozroste. Takové balíčky ekonomického softwaru lze dnes pořídit řádově za tisíce korun a cena za rozšíření pak není o moc vyšší.

Firemní software v oblacích…

Zajímavou možností jsou poslední dobou i tzv. cloudová řešení. Ta spočívají v tom, že nic „neběží“ přímo ve firmě zákazníka, ale na vzdáleném serveru, kam se uživatel v případě, že chce se systémem pracovat, připojí přes internet. Tyto systémy se již začaly objevovat i ve verzi pro velmi malé subjekty. Výhodou je, že zákazník v takovém případě nemusí vůbec investovat do hardwaru a také jeho vlastní IT lidé nejsou nezbytní, což vede k nezanedbatelným úsporám.

Základem je myšlenka umožnit zákazníkům využívání softwaru s minimálními nároky na hardware a na služby a tím ušetřit značné finanční prostředky. V optimálním případě platí zákazník pouze za zprostředkování služby, podobně jako platí za internet nebo za telefon. Důležitý je pro něj také fakt, že v mnoha případech platí pouze za to, co opravdu využívá. Pokud tedy s řešením pracuje ve firmě jeden uživatel, platí za jednoho, pokud čtyři, platí za čtyři. Kromě toho může počty uživatelů, a tedy výši plateb podle svých potřeb průběžně měnit, zvyšovat nebo snižovat, podle potřeby své firmy v daném období. A pokud by své podnikání ukončil, zaplatí to, co využíval, aniž by musel mít starosti, kam s již nevyužívaným hardwarem. Co se týče ceny za tento typ služby, pohybuje se obvykle v řádu stovek korun. Platby jsou zpravidla měsíční, což znamená, že podnikatele nečeká období, kdy bude muset naráz sáhnout hlouběji do kapsy.

V současné době je tento způsob využívání informačních systémů v malých a středních firmách horkým trendem a výrobci systémů se tedy snaží vytvořit cloudová řešení nebo nad řešením on premis cloudovou „nástavbu“. K výhodám cloudového řešení patří také stabilita programu jako takového, bezpečnost hardwaru, na němž běží, a – co je velmi důležité – eliminace často tak záludného „lidského faktoru“. Například data jsou v cloudu automaticky zálohována, takže se zabrání ztrátě důležitých firemních informací. Velmi důležitá je i jistota uživatele, že v systému nejde vždy aktuální legislativu, aniž by musel myslet na to, že si ji má ve svém systému nechat aktualizovat.

…nebo raději na zemi?

Výše uvedené ódy na cloudová řešení ovšem neznamenají, že je ve všech ohledech významně lepší než řešení on premis. O tom, zda je lepší využívat cloud, nebo mít informační systém implementován přímo ve firmě, rozhodují pouze potřeby konkrétní společnosti. A také skutečnost, zda již nějaký systém má, nebo zda jej teprve pořizuje.

Systémy on premis rozhodně nekončí, naopak s cloudovou konkurencí v zádech se stále rychleji vyvíjejí. V současné době už mnohé z nich obsahují zajímavé funkcionality a „vychytávky“, o nichž si ještě před několika málo lety mohli uživatelé nechat pouze zdát. V současné době tak dochází k tomu, že hlavní výhodou on premis řešení oproti těm cloudovým je fakt, že mají lepší a širší funkcionalitu.

Budoucnost cloudu je tedy, dle mého názoru, zejména v rozšíření funkcionality na úroveň on premis řešení a ty naopak mohou využít výhod, které jim přinese, třeba i jen dílčí, spojení s cloudem. Například pro jeden z ERP systémů pro menší a střední firmy byl právě proto vyvinut zajímavý nástroj na bázi cloudu – Helios Store. Nenechme se však zmást, Store v tomto případě neznamená standardní internetový obchod, ačkoli název by tomu nasvědčoval. Je to distribuční kanál, který slouží k získání a zprovoznění upgradů, doplňků a rozšíření „svého“ informačního systému, jehož prostřednictvím také zákazník aplikaci používá. Například zjistí-li, že potřebuje stáhnout novou verzi systému nebo jej zaujme některý doplněk, klikne na tlačítko „instalovat“ a vše proběhne automaticky.

V aplikaci je k dispozici přehled doplňků, které už má uživatel ve svém systému nainstalované, a může je tedy používat. Zde se například dozví, jakou verzi systému má nainstalovanou, zda není dostupná nová verze nebo jaké doplňky má k dispozici. Prostřednictvím Store si také lze stahovat doplňky, které původně nejsou součástí instalace, ale zákazníci je od producenta dostávají zdarma jako bonus.

Zákazník zde vidí, co vše může získat zdarma, například zajímavé nástroje a různá rozšíření či „vychytávky“, jako jsou číselníky, uživatelská nastavení, pluginy, formuláře, komunikační skriptky v oblasti EDI nebo komunikace s bankami, funkce na propojení s Aresem nebo Credit Check. Asi třicet tři typů dokumentů a souborů, které tam jsou již nyní.

Čím budeš, až vyrosteš?

Závěrem malé zamyšlení. I přes současnou nelehkou ekonomickou situaci je třeba předpokládat, že mnohé z malých firmiček dříve či později vyrostou, a je tedy třeba myslet na to, co bude pak. Firemní data, ta historická nevyjímaje, mohou být velmi cenná i za několik let, až se původní malé truhlářství změní v prosperující společnost s několika oblastmi podnikání. A ta, která budeme mít kdesi ve starých šanonech na půdě, nám už pak zřejmě k ničemu nebudou. Nehledě k tomu, že zavádění podnikového softwaru až ve chvíli, kdy už nás opravdu situace tlačí, může být dost nepříjemné, zatímco plynulé rozšiřování systému, který už nějakou dobu používáme, je poměrně snadné a finančně rozhodně méně náročné.

Karel Přibyl
Autor je produktový manažer systémů Helios ve společnosti Asseco Solutions.