V technologickém světě a obchodě nic nezastarává tak rychle jako software. Zatímco původní systémy, aplikace a technologie, které se stále používají, mohly kdysi být spolehlivými a efektivními nástroji, s časem začínají mít negativní dopady na produktivitu, bezpečnost a celkovou konkurenceschopnost firmy.

Jak zjistit, kdy je vhodné nahradit starší software? Často to bývá komplikovaný proces, protože si vyžaduje důkladné zhodnocení specifických provozních potřeb a požadavků firmy. Následovných 6 znaků indikuje, že by podnik měl začít uvažovat o náhradě používaného firemního softwaru.

1. Nekompatibilita s moderními systémy a aplikacemi

Jedním z hlavních důvodů, proč firmy zvažují výměnu staršího softwaru, je jeho nekompatibilita s novými systémy, platformami, aplikacemi nebo technologiemi. Jak technologie postupují, starší software často má problémy s integrací novějších rozhraní a aplikací, což často vede k neefektivitě, ztrátě produktivity a zvýšeným nákladům na jeho podporu. Nekompatibilita mezi starším softwarem a novými platformami a nástroji se často projevuje následovně:

1. Nekompatibilita operačního systému: Běžným problémem, se kterým firmy používající starší software čelí, je nekompatibi­­li­­ta s moderními operačními systémy. Tato nekompatibilita může vést k problémům s výkonem, bezpečnostními riziky a bránit v používání novějších, efektivnějších operačních systémů.
2. Nové výzvy při integraci cloudových řešení: Protože cloudová řešení se stala běžnou součástí firemní infrastruktury a firmy již přechází na multicloudové strategie. Starší software nemusí být kompatibilní s těmito cloudovými službami, čímž se omezuje schopnost firmy využívat výhody cloud computingu, zejména nižší náklady na IT infrastrukturu, dynamickou škálo­­va­­tel­­nost nebo lepší spolupráci mezi týmy a ostatními podniky.
3. Kompatibilita s mobilními zařízeními: S neustále rostoucím využíváním mobilních zařízení v pracovním prostředí je nezbytné, aby byl firemní software kompatibilní s přenosnými zařízeními a mobilními platformami více než kdykoli předtím.
4. API a integrace aplikací třetích stran: Moderní firmy se spo­­lé­­ha­­jí na bezproblémovou integraci mezi různými softwarovými řešeními a na automatizaci procesů (RPA). Staršímu softwaru však může chybět kompatibilita s moderními API rozhraními (Application Programming Interfaces) nebo nástroji třetích stran, což vede k potřebě nákladných manuálních zásahů, které zvyšují neefektivitu používání firemního softwaru.
5. Zvýšené náklady na podporu a zbytečné výpadky: Nekompatibilita s moderními systémy často vede k rostoucím nákladům na podporu IT infrastruktury a vyššímu počtu výpadků systémů. Starší software vyžaduje více zdrojů na jeho údržbu a aktualizaci.

2. Vysoké náklady na údržbu a podporu IT infrastruktury

Starý software často vyžaduje intenzivní podporu a údržbu kvůli jeho morálnímu stárnutí, nedostatečné podpoře od dodavatelů a nekompatibilitě s novějšími technologiemi. Takto narůstající náklady mohou v souhrnu přesáhnout rozpočet na zavedení nového systému. Když se náklady na podporu a údržbu stanou neudržitelnými, je čas vyměnit původní software. Náklady spojené s provozem zastaralých systémů:

1. Kustomizace a opravy: Starý software vyžaduje rozsáhlejší úpravy a opravy, aby mohl být nadále využíván v rámci moderní IT infrastruktury. Tyto úpravy mohou být časově náročné a nákladné, což odvádí zdroje od strategičtějších investic a firemních priorit.
2. Kvalifikovaný personál: Jak technologie postupují, je stále složitější nacházet kvalifikované pracovníky s expertními znalostmi pro údržbu a podporu starších informačních systémů.
3. Podpora pro zákazníky: V případech, kdy dodavatelská pod­­po­­ra pro starý software je stále dostupná, může být od firem vyžadován příplatek za rozšířenou podporu, což generuje ná­­kla­­dy k rapidně klesající návratnosti z údržby zastaralého systému.
4. Inovace: Náklady na údržbu a podporu zastaralého softwaru mohou mít i nepřímé finanční dopady, například na inovace, čímž se firmy připravují o příležitost investovat do nových technologií a nástrojů.
5. Skryté náklady na výpadky a ztrátu dat: U staršího softwa­­ru jsou pravděpodobnější výpadky nebo selhání kvůli jeho věku a nekompatibilitě s moderními technologiemi. Zastaralý softwa­­re je také více náchylný ke ztrátě nebo poškození dat, což obvykle má vážné finanční, bezpečnostní a reputační dopady.
   

3. Ukončení podpory

Jak software stárne, dodavatelé přestávají poskytovat podporu a aktualizace. To znamená, že firmy musí řešit údržbu a zabezpečení těchto informačních systémů samy. Takový nedostatek podpory však představuje významná bezpečnostní rizika. Když výrobce nebo dodavatel ukončí podporu pro některé aplikace nebo systémy, je to jasný signál, že je čas přejít na novější software. Následky používání softwaru bez adekvátní podpory:

1. Konec životnosti používaného softwaru: Každý software nakonec dosáhne konce své životnosti. To znamená, že výrobci nebo dodavatelé již nebudou poskytovat podporu ani aktualizace.
2. Bezpečnostní chyby a závady: Ukončení podpory často znamená, že bezpečnostní záplaty a aktualizace již nejsou k dispozici. Firmy se tak stávají náchylnější k potenciálním kybernetickým útokům.
3. Rizika dodržení předpisů: Firmy využívající nepodporovaný software čelí rizikům nesplnění předpisů, protože nemusí být schopny řádně splnit bezpečnostní požadavky stanovené zákony či regulačními orgány, jako je například obecné nařízení o ochraně údajů (GDPR).
4. Omezený přístup k novým funkcím a vylepšením: Když dodavatelé přestanou podporovat starší software, firmy ztrácejí přístup k novým funkcím, aktualizacím, vylepšením a rozšířením, stejně jako opravám chyb.
5. Zvýšené celkové náklady na vlastnictví: Ukončená podpora dodavatelů ovlivňuje také zvyšování celkových nákladů na vlastnictví staršího softwaru, protože firmy musí investovat do dalších zdrojů a opatření na údržbu a zabezpečení svých systémů a spoléhat na konzultanty třetích stran nebo odborné znalosti svých zaměstnanců, kteří se softwarem pracovali.
6. Zvýšená zranitelnost: Používáním zastaralého softwaru otevíráte dveře do vaší firmy hackerům a zvyšujete tak počet slabých míst, která mohou být zneužita neautorizovaným personálem.

4. Omezená škálovatelnost a flexibilita

Stejně jako se vyvíjí firma, by se měla vyvíjet i softwarová výbava podniku. Pokud vás starý systém omezuje v dalším rozvoji a přizpůsobování se měnícím se provozním a obchodním potřebám, je čas se rozhlédnout po agilnějších a škálovatelných řešeních. Omezená softwarová škálovatelnost a flexibilita často vedou k:

1. Neschopnost podporovat zvýšené pracovní zatížení: Jak firma roste, nevyhnutelně dochází k nárůstu pracovního zatížení, objemu dat a poptávky uživatelů. Starší software má problém zvládat tyto rostoucí požadavky, což vede k omezení výkonu a následným výpadkům systému.
2. Neschopnost implementovat nové technologie: Starší software nemusí podporovat integraci nových technologií, jako je umělá inteligence (AI), strojové učení (ML) nebo internet věcí (IoT). Tyto technologie často zvyšují efektivitu a urychlují rozhodování.
3. Výzvy při přijímání agilních metodik: Moderní postupy vývoje a nasazení softwaru, jako například Agile a DevOps, kladou důraz na flexibilitu a spolupráci. Starší software nemusí být kompatibilní s těmito metodikami, což zpomaluje firmy v inovacích a přizpůsobování se měnícím tržním podmínkám a situacím.
4. Omezené možnosti přizpůsobení: Staršímu softwaru často chybí flexibilita pro adaptaci nebo kustomizaci podle specific­­kých obchodních nebo provozních priorit, protože jsou posta­­ve­­ny na zastaralých architekturách nebo příliš robustních frameworcích.
5. Migrace do cloudu: Moderní cloudová řešení nabízejí významné výhody z hlediska škálovatelnosti, nákladové efektivity a flexibility. Migrace staršího softwaru do cloudu často představuje složitý proces náročný na zdroje, přičemž mnohé starší systémy nejsou navrženy pro multitenant prostředí nebo cloudy.

5. Neefektivní procesy a workflow

Zastaralý software často představuje příčinu neefektivních procesů a pracovních toků, což má značný vliv nejen na produktivitu zaměstnanců, ale také na výkonnost firmy. Pokud dochází k častým výpadkům, překážkám nebo zpožděním v klíčových procesech, je čas zvážit, zda by vám modernější řešení nepomohlo zlepšit efektivitu vašich současných pracovních postupů a zvýšit provozní efektivitu. U zastaralého softwaru často firmy narazí na následující omezení:

1. Ruční zadávání údajů a vysoká chybovost: Zastaralému softwaru mohou chybět automatizační funkce nebo možnosti integrace s jinými aplikacemi a platformami, což znamená také nadměrné ruční zadávání údajů a zvýšenou šanci chybovosti v datech.
2. Omezená spolupráce: Starší software nemusí podporovat moderní nástroje pro spolupráci a komunikaci, což komplikuje týmům a oddělením efektivnější vzájemnou kolaboraci.
3. Zpožděná odezva a frustrace uživatelů: Zpomalená odezva či zpožděné reakční časy bývají charakteristické pro zastaralé softwarové řešení. Toto nejen frustruje uživatele, ale vede i k častým nežádoucím výpadkům.
4. Neschopnost využití detailních analýz a statistik: Starší software nemusí mít vestavěné analytické či reportingové funkce, což firmám značně komplikuje získávání přehledů o svých operacích a identifikaci úzkých míst v procesech.
5. Zvýšené náklady na školení a zaškolení: Starší software může mít strmější křivku zaškolení a nemoderní uživatelské rozhraní, což zvyšuje čas a zdroje potřebné pro školení nových uživatelů.

Andrea Čekovská Autorka článku je ředitelka softwarové divize společnosti ANASOFT, která se zaměřuje na digitální transformaci, smart industry, digitální správu nemovitostí, kybernetickou bezpečnosti, personalizovaný software a řešení na míru.