V předcházejícím článku jsem se zmínil o integraci workflow a content managementu, snažil jsem se vysvětlit principy workflow a definoval jsem, že workflow můžeme velice obecně charakterizovat jako technologický nástroj, který umožňuje automatizovat obchodní procesy (Business Process Automation) a procesy řízení (Business Process Control). Jako příklad jsem uvedl proces zpracování faktury. Ale workflow není jen relativně jednoduché zpracování faktur. Jak naznačuje definice, jedná se o automatizaci procesu řízení. Jedním z typických příkladů procesu řízení je změnové řízení.


Co je to změnové řízení?
Každá společnost, která vyvíjí a vyrábí nějaký výrobek, je dříve či později postavena před úkol, jak daný výrobek upravit, zmodernizovat nebo dále vyvíjet. Existuje několik způsobů, jak se s tímto úkolem vypořádat. Ne všechny jsou však stejně efektivní a zdaleka ne všechny usnadňují řízení celého procesu. Často používaný způsob správy požadavků na daný výrobek zahrnuje papírovou evidenci vzniklých požadavků, což může v malém rozsahu vyhovovat, při zvyšujícím se počtu požadavků ovšem můžou vzniknout určité problémy. Papírové dokumenty se postupně hromadí, komplikuje se udržování přehledu toho, kdo má co kdy vyřešit, a nezřídka se stane, že nahlášený problém zmizí nebo zůstane zcela neřešen. Aby se tomu zamezilo a každý problém, úkol nebo nápad byl efektivně zpracován, je tu soubor metodických pokynů souhrnně nazývaný jako změnové řízení. Změnové řízení je možné charakterizovat jako firemní proces, v rámci kterého jsou na základě vnitrofiremních pravidel prováděny úpravy daného výrobku. Jak již bylo řečeno, celé změnové řízení lze provádět pomocí papírového managementu – tedy různých dokumentů, které jsou uloženy někde ve skříni v šanonu. Druhou cestou je nasazení systému workflow, který obsahuje přesně definovaná pravidla změnového řízení.

Workflow?
Workflow umožňuje automatizaci celého, nebo části podnikového procesu, během kterého jsou dokumenty, informace nebo úkoly předávány od jednoho účastníka procesu ke druhému podle sady pravidel.

Jak bychom tedy implementovali workflow pro změnové řízení? Na začátku je třeba si uvědomit, že změnové řízení není obecně nic jiného než speciální implementace document management systému, který spravuje speciální dokumenty – změnové dokumenty – podle přesně daných pravidel. Workflow je zde prostředníkem tzv. skupinové spolupráce. Prostřednictvím workflow si účastníci změnového řízení vyměňují své poznatky a výsledky své práce. Na začátku je definován požadavek na výrobek. Tento požadavek je zaslán příslušnému správci – v konkrétním případě se může jednat o vedoucího vývojového oddělení. Ten určí, komu bude příslušný požadavek zaslán k vyřízení. V rámci založení požadavku, jsou v rámci systému workflow k požadavku připojeny příslušné dokumenty a v případě vývoje nebo úpravy výrobku i příslušná výkresová dokumentace. Systém očekává, že s dokumenty nebo výkresovou dokumentací bude pracovat několik uživatelů, a budou procházet několika schvalovacími cykly. Co to v našem konkrétním příkladě změnového řízení znamená? Pracovníkovi, který bude provádět příslušné změnové řízení, je prostřednictvím mailové pošty doručen požadavek na změnu. Pracovník má v rámci mailové pošty k dispozici veškeré dokumenty a výkresovou dokumentaci. Když začne pracovník pracovat nad jednotlivými úpravami výrobku, musí nejprve vytvořit novou verzi daného dokumentu nebo příslušného výkresu. Dokument nebo výkres se v rámci DMS systému dostane do stavu rozpracováno. Když pracovník dokončí veškeré úpravy a změny, provede změnu stavu na zpracováno. To je spouštěcím momentem pro nastartování schvalovacího procesu. Ten je uvnitř firmy přesně definován. Workflow zajistí, že se příslušné dokumenty nebo výkresová dokumentace dostane ke všem schvalovatelům. V případě neschválení jsou příslušné dokumenty vráceny zpět zpracovateli a je změněn status na rozpracováno. V případě, že jsou příslušné změny schváleny, je stav dokumentů změněn na schváleno. To opět vyvolá proces, který zaručí distribuci příslušných dokumentů a výkresové dokumentace podle předem definovaného distribučního seznamu.

Výhody řešení pomocí workflow?
Výhody jsou patrné už z tohoto popisu. Správce úlohy – vedoucí příslušného vývojového oddělení – má neustále informaci o tom, v jakém stavu zpracování se příslušný požadavek nachází. Může v rámci definování požadavku specifikovat data a časy ukončení jednotlivých kroků. To znamená, že například pracovník, který úlohu zpracovává, musí svoji část dokončit do pěti dnů. Pokud to v daném termínu nestihne, je posláno upozornění správci úlohy. Stejně může definovat i lhůty pro schvalovací proces nebo jakýkoliv krok, který je v rámci změnového řízení uskutečněn. Nasazení tohoto systému ve většině případů uživatele „motivuje“ k dodržování termínu a tím ke větší efektivitě firemního procesu. Vedoucí oddělení tak může také efektivně sledovat, na jakých úlohách jeho podřízení pracují, a na základě termínů pak může plánovat optimální využití svých lidských zdrojů. A není toto sen každého vedoucího? Mít maximálně využity veškeré lidské kapacity svého oddělení a znát přesně stav rozpracovanosti jednotlivých úloh? Není výhodné vědět, že všichni, kdo měli dostat informaci o změně výrobku, ji obdrželi? Nezbývá, než odpovědět ANO.

V tomto článku jsem se pokusil ukázat další příklad možnosti využití workflow pro řízení firemních procesů. Pokud byste si místo změnového řízení dosadili kterýkoliv jiný firemní proces, zjistili byste, že s pomocí workflow bude zpracován rychleji a efektivněji.