Tento pokus o zobecnění vychází ze zkušeností z implementací informačního systému v přibližně šedesáti firmách tohoto typu. V převážné většině těchto společností je velký tlak na udržení nízkých provozních nákladů, protože procento nárůstu nákladů je většinou větší než procento nárůstu výnosů, a to především z důvodu neustálého tlaku velkých obchodních řetězců na snižování cen produktů. Udržení provozních nákladů vyžaduje stále lepší organizaci práce, maximální využití výrobních a lidských zdrojů. A téměř všude jsou již vyčerpány disponibilní rezervy. Problémy a potřeby manažerů potravinářských, nápojářských a zpracovatelských firem jsou přitom velmi obdobné, ať už firmu vlastní český nebo zahraniční majitel.

Ve všech uvedených oblastech průmyslu se zvyšuje tlak manažerů na množství a pravdivost informací, které potřebují pro rozhodování. Dochází tak ale k "nůžkovému" efektu, kdy potřeba investic do IS/IT stoupá oproti potřebě snižování nákladů. V případě, že se společnost rozhodne měnit svůj IS/IT, většinou budovaný v průběhu 90. let stylem "zoologická zahrada", jsou cíle, resp. požadavky majitelů na IS/IT řazeny v těchto prioritách:

1. Ochrana investic a minimalizace nákladů: V maximální míře využít stávající HW, základní software a komunikační sítě, výběr dlouhodobého dodavatele.

2. Supervize výkonných manažerů vlastníkem: Ve společnostech se zahraničním majitelem je již perfektně vypracován systém reportů a jejich křížových kontrol zpravidla z dílny velké konzultantské firmy, který navíc mnohdy vychází z jiné metodické soustavy účetnictví (IAS, GAAP). V českých firmách v současné době většinou nastává generační změna a majitelé se přesouvají z výkonných funkcí "tažných koní" do rolí majitelů. Systém kontroly se teprve vytváří, a to především na nákladové straně.

3. Zajištění podpory manažerů při rozhodování: Převážně jde o soustředění se na informace o problémových oblastech, které jsou pro společnost podstatné: Prodej, Výroba, Finanční oblast, Lidské zdroje, Logistika, Marketing.

Distribuovaná architektura IS

Ochrana investic a minimalizace nákladů
Zajištění podpory rozhodování v uvedených prioritách cílů je z pohledu technologické architektury většinou realizováno takto:

. Centralizovaný IS/IT - Tento přístup volí malé společnosti "na jednom dvoře" nebo naopak velké a bohaté firmy, které připojují vzdálené organizační jednotky k centrále pomocí sítě WAN (zpravidla jako VPN - Virtuální Privátní Sít). Základním principem je, že data jsou uložena na jednom místě.

. Distribuovaný IS/IT - Tento typ IS/IT je realizován téměř ve všech středních organizacích s více odloučenými pracovišti, organizačními jednotkami, kde limitujícím požadavkem je ochrana investic a minimalizace nákladů především na komunikaci. Základním principem je, že data jsou distribuována. Záleží na rozhodnutí majitelů, v jaké úrovni jsou konsolidována v centrále a jaká bude úroveň jejich agregace při dávkovém přenosu do centrály.

Oproti nedávné minulosti přibývají v současné době požadavky na detailní přenos dat na úrovni jednotlivých datových položek v souvislosti s tužší centralizací řízení a detailní kontrolou. Jako komunikační prostředek je téměř vždy využit Internet, přičemž data jsou automaticky ukládána do e-mailových schránek nebo na FTP server a z nich automaticky vybírána. Samozřejmě s úsporou nákladů na komunikaci nutně nastávají problémy při organizaci dávkových přenosů. Téměř vždy je nutné řešit problémy zhruba v tomto pořadí:

1. úroveň agregace sehrávaných a rozhodnutí, co se bude přenášet,
2. kde bude originál a kde kopie dat pro případy neshody,
3. kdo a kde je oprávněn měnit společné číselníky, adresáře a podobně,
4. jaká bude periodicita přenosu jednotlivých množin dat a aktualizace číselníků, adresářů, apod.

Poté je teprve možné navrhnout procesní a datovou architekturu IS/IT.

Supervize manažerů vlastníkem
V posledních letech silně nastupuje do popředí užití nástrojů typu Business Intelligence (datové sklady, datové tržiště, (R)OLAP technologie). Tyto nástroje oproti nástrojům typu EIS umožňují manažerům simulaci některých jevů a přiblížení se k tolik potřebným (avšak drahým a náročným) nástrojům typu DSS (Decision Support System, tj. systém pro podporu rozhodování). Velmi zajímavé je, že implementace těchto nástrojů nad typovým IS s užitím typových datových modelů a datových pump může být velmi levná. Řádově v desítkách až stovkách tisíc korun "oproti" dřívějším cenám v jednotkách až desítkách milionů korun. A přitom informace poskytované těmito nástroji bohatě postačí firmám jak se zahraničním, tak i s českým majitelem.

Příklad vybraných ukazatelů z oblasti Prodej a dimenzí (řezů), ve kterých jsou sledovány, ukazuje tabulka 1.

Matice ukazatelů a dimenzí pro oblast Prodej	Sortiment	Datum	Zákazník	Doklad	Jednotka	Zakázka	Měna
UKAZATELE
Fakturovaná částka v prodejní ceně	X	X	X	X	X	X	X
Fakturovaná částka v nákupní ceně	X	X	X	X	X	X	X
Prodané množství	X	X	X	X	X	X	X
Marže	X	X	X	X	X	X	X
Průměrná marže [%]	X	X	X	X	X	X	X
Daň z přidané hodnoty	X	X	X	X	X	X	X
Daň z přidané hodnoty [%]	X	X	X	X	X	X	X
Spotřební daň	X	X	X	X	X	X	X
Průměrná spotřební daň v [%]	X	X	X	X	X	X	X
Objem slev	X	X	X	X	X	X	X
Průměrná sleva [%]	X	X	X	X	X	X	X
Průměrný měnový kurz	X	X	X	X	X	X	X

Zajištění podpory manažerů při rozhodování

V oblasti prodeje
Standardní metody řízení prodeje a jejich podpora informačním systémem se dají zjednodušeně shrnout do následujících oblastí:

. evidence a kontrola obchodních podmínek,
. sledování a kontrola expedice výrobků/zboží,
. sledování a kontrola prodeje na úvěr (dlouhodobé platební podmínky),
. sledování a kontrola inkasa v hotovosti,
. sledování a kontrola vratek výrobků a poskytnutých slev,
. přehledy a rozbory prodeje v krátkodobém a dlouhodobém horizontu.

Zajištění zpracování těchto oblastí v informačním systému už dnes musí být samozřejmou vlastností IS. Tyto vlastnosti je však nutno rozšiřovat o další funkce, zejména se jedná o důkladné a podrobné nastavení cenových podmínek k jednotlivým odběratelům na různá období, různé druhy slev, na akce spojené s výprodejem či zaváděním výrobků atd.; o podrobnou "customizaci" výstupních dokladů k jednotlivým odběratelům dle jejich požadavků, včetně automatického výstupu v elektronické podobě; dále o možnost neustálého auditorského dohledu nad expedicí, včetně rychlé reakce na promítnutí požadovaných změn obchodních podmínek, či možnost speciálních nastavení metod výpočtů slev za vratky včetně dodatečných slev a bonusů. Pro rozborování informací o prodeji je dnes zapotřebí uvažovat o vhodném nástroji typu datových skladů, respektive business inteligence, a napojení vlastního IS na tento prostředek.

V oblasti výroby
Výroba je pro zobrazení svých složitostí a specifičností v informačním systému tím nejtvrdším oříškem. Ani dvě shodné firmy ve stejném oboru podnikání (někdy ani dva provozy jedné firmy) nejsou s to ustoupit ze svých zvyklostí a zaběhnutých metod řízení - takže se objevuje v poslední době trend spíše zakázkových úprav IS dle požadavků firem. Nejčastější požadavky výrobních manažerů na zapracování jejich metod řízení se objevují zhruba ve třech oblastech :

. plánování výroby, plánování potřeb surovin a materiálů a plánování kapacit strojních zařízení
. sledování výroby, včetně sledování specifických kritérií požadovaných ISO
. specifické výpočty výrobních mezd - jednicových, úkolových, kolektivních apod

Ve finanční oblasti
Informace z oblasti účetnictví, finance, likvidace faktur, investiční majetek apod. jsou dnes již předpokládanou samozřejmostí. Manažeři však oproti dřívějším letům nyní přichází především s požadavky na detailnější sledování a rozborování nákladů. Tyto náročné požadavky lze prakticky řešit už jen metodami controllingu. Je však nutné zajistit dvě základní podmínky.

Organizace musí mít definovanou metodiku controllingu (nositele nákladů, kalkulační vzorce, rozpracovaná výroba, rozpouštění režií). Je nutné podotknout, že to není jen záležitost ryze ekonomická, ale také záležitost taktiky organizace především vůči trhu. A samozřejmě nejde o záležitost jednorázovou, ale o neustálé "hledání cesty" v souvislosti s měnící se taktikou společnosti.
Informační systém musí mít možnost :

. definice volitelných nositelů nákladů - dřívější běžní nositelé (účet, hospodářské středisko, zakázka) již nestačí a přistupují další (výrobek, činnost, akce, grant, zákazník, prodejce apod.).
. rozborování nákladů z různých dimenzí, a to jednotlivých nositelů nákladů a jejich kombinací.
. plánování a porovnávání plánu se skutečností na úrovni algoritmizovatelných metod.

V oblasti lidských zdrojů
Základní informace z oblasti personalistiky a výpočet mezd jsou také samozřejmostí. Ohnisko pozornosti se však nyní zaměřuje na proporcionalitu odměňování a pracovního výkonu. Zde odměňování stále více přechází k úkolové mzdě od časové, přičemž výpočet úkolových mezd je často korigován aktuálními měsíčními výsledky firmy. Ostatní možné části mzdy ("fond mistra", "prémie" apod.) zde nemají většinou významnou motivační roli.

V oblasti logistiky
Pokud se oblast logistiky zjednodušeně rozdělí na základní tři okruhy problematiky, kterými jsou skladování, doprava a nákup, tak snad největší nárůst požadavků manažerů je v poslední době zaznamenáván v oblasti nákupu. Tato skutečnost může být vnímána i jako důsledek vývoje managementu firem v uplynulých cca 10 letech, kdy se pozornost manažerů nejprve soustředila na oblast prodeje ("rychle a draze prodat") poté na oblast výroby ("rychle a levně vyrobit") a nyní je na nákupu jak "rychle a levně nakoupit" bez zbytečných investic do zásob. K tomu, aby příslušný manažer dostatečně správně vybral a oslovil dodavatele je právě užití internetu v posledních letech hnací silou vývoje IS v této oblasti. Nejčastěji vyskytující se požadavky na informační systém jsou záznam a vyhodnocení cenových nabídek sortimentů od jednotlivých dodavatelů, elektronická výměna ceníků, elektronické objednávání a v neposlední řadě "řízený" nákup ve firmě - tzn. nakoupit je dovoleno jen to, co je potvrzeno objednávkou - včetně hlídání ceny, termínu a ostatních dodacích podmínek.

V oblasti marketingu
Je to dříve dosti opomíjená oblast z hlediska implementace nástrojů IT. Dnes však jsou ve středně velkých společnostech hledány cesty především typu "heterogenní CRM". Jde tedy o poskytování informací z ostatních již implementovaných funkcí IS: Prodej, Kancelářský systém a Business Intelligence.

Kromě toho jsou individuálně vyvíjeny nástroje pro potřebu konkrétního zákazníka a to především za účelem získání konkurenční výhody.

Pozn. red.: Richard Bejr je jednatelem firmy ORIOL, Jiří Holcman zastává pozici generálního ředitele firmy ORTEX, Jan Vaněk působí jako vedoucí úseku systémové integrace téže firmy.