Jaký je vztah mezi ERP systémy a nástroji na řízení projektů? Mohou se tyto produkty navzájem zastoupit, nebo řeší úplně odlišnou problematiku? Jaký je rozdíl mezi projektem a klasicky pojatou zakázkou? Tyto a řada dalších otázek nás mohou napadnout, pokud absolvujeme v kratší době několik tzv. "předváděček" s tématem moderní informační systémy. V následujícím článku se pokusím odpovědět alespoň na některé z nich.

ERP systémy
Většina ERP systémů, které jsou nasazeny pro podporu řízení výrobních nebo kompletačních činností obvykle definuje dvě základní informační oblasti. První oblastí je výrobek (produkt). Druhou oblastí je konkrétní zakázka. Výrobek, nebo lépe řečeno struktura výrobku velmi úzce souvisí s vývojem a návrhem, je to struktura toho, co chceme aktivně uplatnit na trhu. Každý výrobek se dá obecně popsat následujícími atributy:

· položky, které nakupujeme jako hotové,
· položky, které sami vyrábíme, nebo kompletujeme,
· strukturní (hierarchické) vazby mezi položkami, ze kterých se výrobek skládá,
· pracovní (technologické) postupy, které se vážou k vyráběným a kompletovaným položkám,
· pracoviště, případně zdroje činností, na kterých se budou pracovní postupy odehrávat tak, aby byl produkt vyroben, smontován, postaven.

Všechny výše popsané atributy jsou stavebními kameny nejen ve všech standardních ERP systémech, ale některé z nich (položky a jejich strukturní vazby) i v systémech, které většinou ERP předchází, ať už jsou to CAD, nebo PDM systémy. Na své pouti těmito systémy absorbují tyto jednotlivé prvky celou řadu informací z různých zdrojů a tyto informace pak přispívají maximální měrou k popisu výrobku, ať už z hlediska konstrukčního, plánovacího, výrobního, montážního a v neposlední řadě nákladového.

· Pro nakupované položky jsou nepostradatelnými informacemi slovní popis, jakostní a rozměrové normy, hmotnost, řada cenových údajů (ceníková, průměrná, poslední cena), doba dodání položky od různých dodavatelů, nahraditelnost jinými položkami atd.

· Vyráběné položky nesou informace o materiálu, ze kterého jsou vyráběny nebo montovány a odkazy na výkresovou a jinou dokumentaci.

· Vazby mezi položkami se vyjadřují ve formě strukturních kusovníků, které určují konstrukční a montážní vztahy mezi jednotlivými součástmi od celkových sestav až k jednotlivým detailům, s přesným definováním vazeb směrem nahoru i dolů.

· Pracovní postupy určují na jakých pracovištích, jakým způsobem a za jakou dobu lze danou součást vyrobit nebo smontovat, včetně přesunu mezi jednotlivými pracovišti nebo náběhového času pro přípravu k montáži.

· Pracoviště ať už vlastní nebo externí mají přiřazeny údaje o produkčních možnostech a o svých sazbách.

Zakázka (někdy také obchodní případ) je dalším pojmem z oblasti ERP systémů. Zakázka dává prozatím anonymnímu výrobku, často sotva vzniklému na návrhářských pracovištích, zcela nový kontext. Zakázka zcela jasně sděluje : "Tento konkrétní výrobek dodáme v této kvalitě, v těchto termínech a za takovouto cenu našemu zákazníkovi". Zakázka je extraktem podnikání, kdy za svoje myšlenky a schopnost jejich realizace následně inkasujeme platbu a vytváříme zisk.

ERP systémy ve vztahu k zakázce dělají to podstatné - podle různých kritérií, která jsou závislá na řadě faktorů zakázku naplánují (rozvrhnou). Způsobů plánování, které vycházejí z různých teorií (MRP, úzká místa, APS) je tolik, že by mohly být tématem na samostatný článek, ale to podstatné mají společné - po dokončení plánovacích funkcí ERP systému by mělo být pro konkrétní zakázku exaktně vyřešeno:

· naplánování materiálových požadavků,
· naplánování termínů,
· naplánování kapacit,
· naplánování nákladů.

V tomto okamžiku mohou uživatelé ERP systému požadovat souhrnné informace o rozplánované zakázce a to z řady pohledů. Tyto pohledy jsou většinou vyjádřeny jako tiskové sestavy, případně tabulky v určitém formátu. Jaká je společná vlastnost těchto pohledů? Většinou vznikají na základě SQL dotazů nad databází daného informačního systému, a tím je dán i jejich charakter - jsou to dotazy statické vzhledem k času, tzn. že vyjadřují odpověď na nějaké zadání v jednom časovém okamžiku.

Tyto sestavy a tabulky mají samozřejmě své uplatnění a svou vypovídací schopnost, ale stejně tak mají své hranice a svá omezení. V určitých případech je nutné se na věci podívat zcela jiným pohledem.

Projekt manažer
Co je to vlastně míněno termínem projekt? Projekt je souhrn koordinovaných činností, které mají za cíl zrealizování předem naplánovaného cíle v předem stanovené kvalitě, termínech a nákladech. Při projektu dochází k časové návaznosti jednotlivých dílčích fází, které musí následovat za sebou v určeném pořadí. Obvykle dochází k využití celé řady zdrojů, které jsou sdíleny s dalšími projekty. V čem se tedy projekt liší od pojmu zakázka definovaném v první části? Na první pohled je definice skoro totožná. Rozdíl spočívá v následujícím:

· Projekt bývá jedinečnou záležitostí, zakázka obvykle realizuje opakované činnosti
· U projektu je rozhodující posloupnost dílčích fází
· U projektu je důležité efektivní vytěžování zdrojů, které jsou většinou externí a tudíž nasmlouvané na určitý termín
· U projektu je nutné velmi rychle reagovat na změny
· U projektu se mnohem častěji ptáme : "Co se stane, když…?"

Z těchto potřeb vychází i produkty na podporu projektového řízení. Výchozím momentem u těchto systémů je definice jednotlivých, obvykle dále nedělitelných úkolů, určení jejich vzájemných závislostí ve smyslu předcházející a následující, dále definice termínů počátků a konce, případně definice dalších, nepovinných údajů. Samostatnou kapitolou je definice naplánování zdrojů, přiřazených k jednotlivým úkolům. Základní metodou, kterou projekt manažeři využívají je CPM - metoda kritické cesty. Jako výstupy jsou obvykle předdefinovány Ganttův diagram, síťový diagram a diagram zdrojů, všechny v celé řadě modifikací.

Nástroje na řízení projektů vnášejí do hry velmi zřetelným způsobem časové hledisko. Na první pohled je jasné jak se má projekt podle plánu vyvíjet. Stejně snadno je rozeznatelná kritická cesta, která je určena milníky na něž je zapotřebí se maximálně soustředit. Je velmi jasně patrné, které úkoly je možné posouvat, jaké je okamžité využití zdrojů a jak se zdroje změní, pokud dojde k posunutí úkolu.

V tomto smyslu je možné uživatelsky velmi příjemným způsobem testovat řadu variant a nakonec vybrat tu optimální. Je možné definovat sazby pro jednotlivé zdroje a následně vyhodnocovat náklady. Stejně jako ERP systémy mají i projekt manažeři předdefinovanou celou řadu výstupních sestav jako jsou například:

· Souhrny za projekt
· Kritické úkoly
· Milníky
· Probíhající úkoly
· Úkoly ve skluzu
· Rozpočty
· Přetížené zdroje

Nejnovější verze projekt manažerů, přinášejí velké možnosti pro sdílení projektů pracovními skupinami, kde má každý člen skupiny přiděleny svoje úkoly, včetně přesně škálovatelného oprávnění ke změnám na projektu.

Závěr
Z výše uvedeného vyplývá, že ERP systémy a produkty pro podporu projektového řízení řeší podobné problémy v poněkud odlišných oblastech. ERP systémy jsou zaměřeny spíše na optimalizaci procesů s určitou periodicitou - charakteristické jsou různé typy výrob. Projekt manažeři se naproti tomu zaměřují na neopakované a koordinačně složité činnosti - velké stavby, vývoj software apod. V řadě informačních systémů dochází v současné době k integraci ERP principů a principů projektového řízení.

Namátkou je možné jmenovat komplexní informační systém SAP/R3 a informační systém PSI Penta určený pro řízení podniků s diskrétní výrobou. Oba dva systémy mají ve svých modulech integrovánu vlastní podporu řízení projektů. Z druhého konce spektra produktů určených pro řízení spíše menších podniků lze jmenovat například tuzemský informační systém K2, který má svůj modul výroby integrovaný s MS-Project, a to na úrovni oboustranného přenosu informací. Další možností je vytvoření vlastního propojení mezi produkty, viz článek Slepovat, nebo integrovat v minulém čísle IT System.

Dá se předpokládat, že další sbližování obou přístupů bude probíhat na úrovni co nejpřesnějšího sběru detailních údajů v ERP systémech, které tomuto účelu lépe vyhovují. V oblasti podpory projektů by mělo docházet ke zvyšování komfortu při vlastním řízení a vyhodnocování projektů nad shromážděnými daty. Dá se očekávat rozšiřování nabídky nejrůznějších přístupů k řešení problémů, včetně využívání báze znalostí z již zrealizovaných projektů.