Správa podnikového obsahu (Enterprise Content Management, někdy jen Content Management - CM) je dnes často probíraným tématem nejen u odborníků na informační technologie. A o co vlastně jde? Co je to vlastně ten "podnikový obsah" (content)?


Zjednodušeně řečeno, podnikovým obsahem jsou myšleny nestrukturované informace.

Nestrukturovanou informací je obvykle dokument, který je ovšem třeba chápat velmi obecně. Nemusí se jednat pouze o smlouvu napsanou ve Wordu nebo oskenovanou fakturu - do podnikového obsahu zahrnujeme opravdu veškeré nestrukturované informace, tedy například i webové stránky (i když právě ty dnes mohou být do značné míry strukturované), mapy, zvukové sekvence nebo digitální video a podobně. Obsahem ("dokumentem") se tedy může stát jakákoliv nestrukturovaná informace, kterou je možné uložit na disk počítače jako soubor.

A proč Content Management dnes zajímá čím dál více uživatelů? Těch důvodů je samozřejmě víc, ale jako hlavní vidím následující dva:

1. Podniky a organizace si v průběhu uplynulých let většinou už uspokojivým způsobem vyřešily správu strukturovaných dat, tedy informací uložených v databázích. Využívá se k tomu informačních systémů označovaných nejčastěji Enterprise Resource Planning (ERP), které obvykle zahrnují škálu funkcí, od finančního účetnictví (a případně controllingu) přes skladové hospodářství, řízení výroby a logistiku až po personalistiku. To je jistě zcela nezbytné pro každodenní rutinní činnost organizace, ale opravdové firemní know-how většinou leží jinde - ve výrobní dokumentaci, smlouvách, standardních operačních postupech apod. Jedná se tedy o nestrukturované informace - dokumenty - a i ty je třeba "dostat pod kontrolu" a racionálně využívat intelektuální bohatství v nich obsažené. Tahle oblast je většinou označována jako "tradiční" správa dokumentů (Enterprise Document Management - EDM, nebo také DMS, IDM a podobně).

2. Čím dál více podniků se dnes (po prostálé "internetové horečce" minulých let) začíná velmi seriózně zabývat vzhledem a obsahem svých webových prezentací, ať už se jedná o vnitrofiremní intranety nebo o internetové stránky a portály. A nejen jejich obsahem, ale především garancí jeho správnosti a přesnosti a také snadností a rychlostí tvorby webových stránek, jejich řízením a administrací. Tahle oblast je obvykle označována jako správa obsahu webu (Web Content Management - WCM) a je dnes jednou z nejdůležitějších součástí správy podnikového obsahu.
 

Obr. 1: Multi Channel Publishing

Z výše zmíněného vyplývají i dvě základní a zřejmě nejdůležitější oblasti správy obsahu, tedy (tradiční) správa dokumentů a správa obsahu webu. Jsou nejzásadnější, ale ne jediné. Na pokročilý systém pro správu celopodnikového obsahu je dnes kladeno množství požadavků, z nichž nejčastěji jsou uváděny následující:

. Imaging - skenování papírových podkladů a další zpracování digitalizovaného obsahu (vylepšování obrazu, rozeznávání písma a znaků, vytěžování získaných dat apod.),

. tradiční Document Management - řízená tvorba všech typů dokumentů, centralizované nebo distribuované ukládání, správa životního cyklu dokumentů, publikování dokumentů při zajištění příslušné úrovně zabezpečení a s různými možnostmi autentizace tvorby dokumentů i jiných operací,

. Web Content Management - pomocí workflow řízená tvorba webových prezentací na základě přednastavených šablon a uživatelských rolí (Web Publishing), personalizace obsahu webu, správa vytvořeného obsahu webu a jeho dodání s možností rozložení zátěže na více webových serverů (serverové farmy),

. Electronic Records Management - speciální podpora pro ukládání "statických" dokumentů, jako jsou e-maily, faxy, skenované dokumenty, reporty z ERP systémů apod.,

. Digital Asset Management (DAM) - podpora pro ukládání a zpracování velkých digitálních souborů (videozáznamů, zvukových záznamů, velkých grafických souborů apod.),

. Work Process Management - automatizace obchodních procesů s využitím výkonného workflow systému a další.

K výše zmíněným základním oblastem pak obvykle přibývají ještě další specifické požadavky, typicky například:

. Collaboration Management, tedy nástroje pro podporu týmové spolupráce a sdílení projektových informací,

. schopnost vnitropodnikové integrace se stávající infrastrukturou a využívanými informačními systémy - počínaje kancelářskými aplikacemi typu MS Office a poštovními systémy a konče ERP systémy typu SAP R/3, nebo CRM či CAD systémy,

. schopnost integrace s nejrozšířenějšími webovými aplikačními servery a portály.

Správa obsahu je v této době výsostně zajímavé téma pro většinu (potenciálních) zákazníků a na to samozřejmě velmi pružně reaguje trh. S trochou nadsázky se dá říci, že téměř každý softwarový výrobce se dnes s velkou chutí a elánem staví do pozice dodavatele Content Management řešení. Řada firem dosud operujících na poli tradičního document managementu urychleně rozšiřuje funkčnosti svých řešení v oblasti web content managementu a naopak firmy zbývající se dosud pouze správou obsahu webu se snaží své produkty "naučit" i správě dokumentů. Tato situace vede samozřejmě také k řadě akvizic a strategických aliancí a situace na trhu začíná být poněkud nepřehledná.

Jako klasický příklad výše zmíněných trendů může posloužit jeden z momentálně nejsilnějších "hráčů" z oblasti CM, kalifornská společnost Documentum, které se z pozice zástupce klasického EDM podařilo "přirozeným" rozvojem obsadit přední místo i v oblasti WCM, efektivní průnik do dalších odvětví však již nebyl možný bez akvizic:
 
. akvizice společnosti Bulldog umožnila integrovat do jednotné platformy CM také Digital Asset Management (mezi nejznámější dosavadní uživatele systému Bulldog patří např. i Microsoft),

. podpora nástrojů celopodnikové spolupráce (Collaboration Management) byla řádově zlepšena nákupem společnosti eRoom a integrací jejích produktů (eRoom byl např. jedním z klíčových nástrojů využitých při integraci společností HP a Compaq),

. nedávnou akvizicí společnosti TrueArc byla pokryta také speciální oblast správy elektronických záznamů (Electronic Records Management).

Strategie ECM vychází z faktu, že spravovaný obsah je totožný jak pro uživatele EDM systému (tedy většinou interní), tak pro uživatele WCM systému (tedy interní pro intranet i externí pro internet). Poskytuje tak veškeré funkčnosti EDM a WCM systémů a rozšiřuje je o další výhodné vlastnosti plynoucí z jednotné platformy, jako je například publikování více kanály (Multi Channel Publishing), ve kterém je jednotný podnikový obsah uživatelům doručován nejrůznějšími způsoby - přes web v rámci intranetu nebo internetu, formou tištěných publikací (katalogy, smlouvy, příručky,…), e-mailem nebo faxem, ale například i přes WAP, na PDA zařízení nebo vypálením na CD ROM. Nejdůležitější je ale asi schopnost dodávat řízený podnikový obsah (např. elektronické katalogy výrobků/služeb) jiným internetovým serverům a tak "pohánět" e-business aplikace.

Jednou z výhod filozofie jednotné správy podnikového obsahu je možnost přímého spojení řízené tvorby a správy dokumentů (s využitím jejich životních cyklů a workflow) s jejich automatizovanou publikací na webových stránkách. To umožňuje provázat interní schvalovací procesy s externí publikací výsledných informací a zajistit tak tzv. "zaručený obsah" webu - existuje řada případů z nedávné minulosti, kdy mnohdy i velmi renomovaným společnostem vinou chybného obsahu webu prezentovaného na Internetu vznikly nemalé (nejen) finanční škody.
Takže vítejte v novém světě správy podnikového obsahu!

Pozn. red.: Autor článku, Ing. Ivan Stuchlík, je LoB manažerem společnosti Efcon, a. s.