Úspory, úspory, úspory … To je dnes velmi často opakované slovo v managementech všech firem v ČR, které chtějí obstát v tvrdé konkurenci akcentované hospodářskou recesí zasahující prakticky celou Evropu. Úspěšné firmy hledají všechny dostupné cesty, jak snížit své náklady, jak optimalizovat své procesy, jak se zbavit všech činností, které přímo nesouvisí s jejich podnikáním a zbytečně komplikují život. Outsourcing - vyčleňování činností mimo vlastní firmu, je jedna z technik, která pomáhá řešit nikdy nekončící proces "ořezávání nákladů".

Tento trend se logicky nevyhnul ani oblasti lidských zdrojů. Prioritně se hledají cesty ke snížení počtu zaměstnanců na únosné minimum, jednotlivé položky nákladů na lidské zdroje procházejí výraznou redukcí, hledají se cesty k efektivní správě jednotlivých personálních agend.

V posledních letech jsme svědky, a to zejména u firem se zahraniční účastí, jak je jedna z kdysi typických personálních agend - výpočet mezd - svěřována dodavatelům této služby. V čem jsou výhody a nevýhody tohoto kroku a proč to někteří dělají a jiní o tom vůbec neuvažují.

Začněme od toho, co je pro organizaci v oblasti odměňování klíčové. Domnívám se, že to je schopnost utvářet svůj systém odměňování, sledovat jeho účinnost, řídit náklady na mzdy, vyhodnocovat trendy v okolí i ve firmě. Zjednodušeně řečeno, rozhodovat o tom, kolik a kdy který zaměstnanec dostane peněz. Manažerské rozhodnutí o tom "kolik kdo" však musí někdo přeměnit v reálný výstup. Soustředit potřebné podklady, zajistit výpočet respektující požadavky složité legislativy, odvést státu a dalším institucím, co jejich jest a zařídit, aby zaměstnanec včas dostal svoji mzdu. A zde je možnost zvážit varianty, zda vše dělat vlastními silami, nebo přesunout činnost na dodavatele.

Po zkušenostech z oběma variantami spatřuji v outsourcingu mzdové agendy tyto výhody a nevýhody:

. Snížíte počet zaměstnanců. Pravdou však je, že nijak významně.

. Snížíte si náklady s nimi spojené (mzdy, odvody, režie, vzdělávání atd.) Dodavatel to však také nedělá zadarmo.

. Nemusíte vlastnit hardware, software, prostory a vybavení. Nepracuje ale váš dodavatel na "šrotu" a v programu, který není spolehlivě podporován výrobcem?

. Snížíte riziko úniku citlivých informací (ty unikají nejvíce od vlastních lidí). Pracuje váš dodavatel s takovými systémy, které riziko naopak nezvýší?

. Zbavíte se starostí, kdo nahradí vaši mzdovou účetní, když onemocní. Musíte však mít dodavatele, který je schopen zajistit zastupitelnost vlastních lidí.

. Nestaráte se o to, jak je využita vaše mzdová účetní v období, kdy nepočítá mzdy. Neúčtuje vám dodavatel tento "mrtvý čas"?

. Nestaráte se o znalosti svých mzdových účetních. Vaším partnerem by měl být dodavatel, který je toto schopen zajistit a prokázat. Ve vašem týmu musí zůstat odborník, který celé problematice rozumí.

. Zbavíte se rizika z chyb vašich mzdových účetních. Znamená to však mít smluvně zajištěno, že sankce od kontrolních orgánů na sebe bere dodavatel a je schopen je uhradit, aniž by zkrachoval.

. Nemusíte vést a financovat nezbytný archiv. Jsou ale vaše doklady bezpečně uloženy a je dodavatel povinen a schopen vám je kdykoliv vrátit?

Jistě lze popsat ještě další méně významné plusy a mínusy outsourcingu této činnosti. Osobně jsem přesvědčen, že tento krok se vyplatí. Když budete mít šťastnou ruku při výběru dodavatele, tak sice neušetříte desítky zaměstnanců, náklady vám nepoklesnou o desítky procent, ale zbavíte se řady starostí a rizik, které přináší činnost, jež není vašim předmětem podnikání. Přesto máte dále v rukou klíčovou způsobilost. Rozhodujete o tom "kolik kdo".

A tady spatřuji základní problém při rozhodování, kterou variantu zvolit. Umíte správně vyjádřit v penězích starosti a rizika, která přenesete na dodavatele? Pokud ano, pak zbývá jediné. Dobře vybrat spolehlivého partnera.

Subjektů, poskytujících tuto službu, lze na trhu v ČR již najít docela dost. Při výběru partnera, a ono se opravdu jedná spíš o partnera, než o klasického dodavatele, bych doporučoval mít na zřeteli řadu důležitých aspektů. Především zkušenosti a zázemí. Jak technické, tak odborné. Nezanedbatelná je i finanční stabilita takového subjektu. Vždyť vybíráte dodavatele dlouhodobé služby, a ne jednorázové dodávky. Navíc by měl takovýto partner být schopen dostát svým závazkům, pokud by měl hradit sankci od kontrolních orgánů za chybu způsobenou ve vaší mzdové agendě. Důležitá je dle mého názoru i možnost rychlé a efektivní komunikace. Nemám tím na mysli to, aby váš partner sídlil blízko vaší firmy, ale aby disponoval kvalitním připojením k internetové síti a mohl vám tak nabídnout předávání dat v elektronické formě, samozřejmě chráněné kvalitním šifrovacím systémem.

Tak, jak budou stoupat vaše nároky na schopnosti dodavatele, bude zřejmě stoupat i cena za takové služby. Při tom budete znovu zvažovat, jaká je vlastně cena vašich starostí a rizik, která vás neživí, a poměřovat je s tím, co nabízí trh v této oblasti. Při konečném rozhodování vám přeji "šťastnou ruku".

Pozn. red.: Autor článku, Ivan Celizna, zastává pozici ředitele sekce zákaznické podpory ve společnosti Elanor, spol. s r.o.