Potřebujete informační systém a nevíte si rady? Nemáte vhodného zaměstnance, který by se o výpočetní techniku a informační systém vaší firmy staral a pomohl vám při vytipování informačního systému? Jak si poradit při výběru informačních technologií?

Řada firem podceňuje dopad zavádění informačního systému do firemních procesů, hodnotí pouze to, jak nový informační systém nahradí stávající zastaralý, zajímají se pouze o jeho funkcionalitu a v nejhorším případě jen o cenu. Existují firmy, které se nedívají do budoucna, věří své intuici a subjektivnímu dojmu. Zapomínají často zhodnotit dodavatele, jeho tradici, partnery, vývojové a servisní zázemí firmy, a hlavně konkrétní reference. To má za následek předčasné ukončení celého projektu implementace informačního systému a zbytečně vynaložené finanční prostředky. Pro správné zavádění komplexního informačního systému ve firmě je nutné probrat následující oblasti:

1. Ujasněte si ve firmě strategii a cíle, co od informačního systému očekáváte a jaké jsou cíle zavedení podnikového informačního systému. Nestačí definovat potřebu IS a IT jen na základě potřeby ekonomického nebo jiného útvaru vaší firmy. Pozor! Účetnictví nabízí dnes celá řada firem. Cílem určitě není zavést jen kvalitní ekonomický systém. Nedívejte se na informační systém jen z hlediska funkcionality, technologie zvoleného softwaru, databáze a způsobu komunikace, ale jako na nedílnou součást strategických záměrů (viz obr.1). Kam směřujete? Čeho chcete dosáhnout? Co k tomuto účelu potřebujete?

Obr. 1: Zavádění komplexního informačního systému - nezbytná součást strategie a života firmy

2. Zmapujte si konkrétní stav informací ve vaší firmě, jejich předávání a zpracování. Prověřte si i efektivnost jednotlivých procesů a míru předávání informací. Jsou informace předávány dostatečně? Nebo si je zaměstnanci nepředávají a chrání pro svou potřebu. Pokud už ve firmě využíváte nějaký software, je nutné zvážit: jeho aktuálnost, jak firmě vyhovuje, přenositelnost dat z tohoto softwaru, jak je software aktualizován a jaký je k němu poskytován servis. Velkou chybou je chtít tento původní software jen nahradit novým ve stejném rozsahu. V tomto případě se dá hovořit o neefektivní investici.

3. Zkontrolujte si stav techniky, tj. počítačů, serverů, tiskáren a jejich vybavení jak po stránce hardwaru, tak i vybavení operačním systémem a kancelářským softwarem. Porovnejte tento stav s vašimi požadavky na podnikový informační systém. Každý IS vyžaduje své vybavení hardwarem. Nikdy se neřiďte jen minimálními požadavky na hardware. Příklad: Nákup techniky dle vyhlédnutého softwaru v minimální konfiguraci. To může být problém pro firmu vybavenou zastaralými a neefektivními počítači. Při budování podnikového informačního systému je to vzhledem k trendům a vývoji komunikace ve světě zavádějící. I vy potřebujete komunikovat s okolím na příslušné technické a softwarové úrovni. Nezapomínejte rovněž na bezpečnost podnikových dat a sítě.

4. Důležitá je komunikace uvnitř firmy (vedení se zaměstnanci) o připravovaných změnách a jejich důsledcích. Informovaný zaměstnanec přistupuje k připravovaným změnám konstruktivně a aktivně se na nich podílí. Velmi pomáhá i vydání samostatné směrnice, která bude upravovat veškeré činnosti v rámci implementace a zkušebního provozu a přechodu na nový informační systém ve firmě. Velkou roli zde hraji i motivace zaměstnanců nejen ve formě finančního ohodnocení, ale i ve zlepšení pracovních podmínek. Příklad: Neinformovaný zaměstnanec může mít negativní postoj - nový IS ho obtěžuje, je nepotřebný, není tak dobrý jako starý, to co bylo předtím, mu stačilo.

5. Vzdělávejte své zaměstnance v oblasti IS/IT. Posílejte je na školení o kancelářském softwaru, o podnikových aplikacích, zkrátka o veškerém softwaru, který využívají ke své práci. Jen proškolený zaměstnanec pracuje se svěřeným softwarem efektivně. Není vhodné udělat ze zaměstnanců samouky pracující metodou pokusu a omylu.

6. Připravované změny řídí ve firmě člen vedení firmy - vedoucí projektu nejen s oficiální, ale i přirozenou autoritou. Tento člen vedení je vybaven příslušnými pravomocemi v oblasti přechodu firmy na nový informační systém. Změny bez podpory vedení nejsou efektivní. Vedoucí s odporem k informačním technologiím je horší než chřipka. Pak všem zaměstnancům musí stačit v lepším případě Word a Excel.

Dodržení těchto základních šesti bodů při přípravě firmy na zavedení celopodnikového informačního systému vám poskytne dobrou vyjednávací základnu s dodavatelskými subjekty, které poskytují služby v oblasti informačních technologií a informačních systémů. Podle objemu finančních prostředků, které můžete investovat do celopodnikového informačního systému, si můžete vybrat z několika variant:

Sami si vytipujete informační systém, který přichází pro vaši firmu v úvahu a vybrané firmy oslovíte výběrovým řízením, nebo si vyžádáte cenové nabídky těchto firem, a pak dle předem zvolených kritérií rozhodnete o firmě, jež bude vašim dodavatelem služeb v oblasti informatiky.

Využijete služby odborného nezávislého poradce, který vám pomůže orientovat se v prostředí IS/IT a objektivně a nezávisle vám poradí při výběru dodavatele služeb v oblasti IS/IT. Odborný poradce by měl být znalý v oblasti informačních technologií, systému řízení firem a firemních procesů.

Kvalita nabídky je také dána kvalitou poptávky z vaší strany.

Důležitá jsou pak nastavená kritéria výběru vhodného podnikového informačního systému. Mezi základní kritéria pro posouzení dodavatele informačního systému patří:

. Cena, která je vhodným kritériem jen v případě, že vybíráte mezi kvalitativně a funkčně srovnatelnými systémy. V opačném případě vás může svést k nákupu sice levného informačního systému, u kterého však zjistíte závažné nedostatky ve vývojových trendech a v přínosu pro další vývoj firmy.

. Tradice, kvalita, zkušenost, vývojové a servisní zázemí dodavatelské firmy. I sebelepší informační systém nemusí fungovat, nebude-li kvalitně naimplementován a jeho uživatelé řádně vyškoleni, pokud s ním zaměstnanci nebudou umět rutinně pracovat a plnit své úkoly.

. Strategičtí partneři dodavatelské firmy.

. Četnost upgrade nabízeného softwaru a jeho zpoplatnění v průběhu vámi stanoveného období s výhledem 1-3 roky. Důležitá je schopnost informačního systému dynamicky reagovat na změny ve firmě i vně firmy.

. Služby zahrnuté do servisní smlouvy, např. u některých firem je součástí servisní smlouvy i pravidelný upgrade softwaru, jinými dodavateli je zpoplatňován zvlášť.

. Reference firmy a návštěva konkrétních referenčních míst, rozhovory s uživateli, počet úspěšných implementací u firem obdobného zaměření. Podají vám konkrétní obraz o zvažovaném informačním systému. Počty konkrétních úspěšných implementací a rozhovory s konkrétními uživateli jsou velmi užitečné.

Můžete využít i tzv. outsourcing IT, tj. software, případně i hardware zůstává ve vlastnictví poskytovatele, který se tak stává vašim strategickým partnerem. Outsourcing má převážně význam pro firmy úzce specializované nebo střední a velké. Ve firmách poskytujících tyto služby jsou soustředěni odborníci, kteří dobře rozumějí informačním technologiím i firemním procesům. Jedním ze základních cílů outsourcingu IT je úspora a lepší kontrola nad operativními náklady, uvolnění investičních prostředků firmy, soustředění se na hlavní činnost firmy a odblokování vnitřních firemních zdrojů pro jiné účely. Ovšem i tato forma nese svá rizika. Například může být hodnocena ze strany zákazníka jako přílišná závislost na dodavateli. Dodavatelé si mohou zase postesknout nad nepřesnou definicí požadavků ze strany zákazníka, nerealistickými očekáváními aj.

Také je možno využít služeb ASP (Application Software Providing), což je dodavatelský model, ve kterém zákazník řeší potřeby automatizace svých procesů nájmem aplikací formou vzdálené služby. Zákazník nenakupuje žádný hardware, nemusí disponovat IT odborníky, jeho data jsou spravována a administrována vzdáleně přes internet, nenakupuje softwarové licence - platby za pronájem licencí jsou určeny délkou času, po který je k dané aplikaci přihlášený daný počet uživatelů. O tento způsob služeb projevují zájem podnikatelé a malé firmy (IT System 11/2001, str. 8, Ing. Pavel Učeň: Outsourcing, nebo ASP?).

Jak se rozhodnout?
Rozhodování o výběru informačního systému vyžaduje individuální přístup dodavatelské firmy ke každému zákazníkovi. Proces specifikace požadavků zákazníků vybírajících informační systém trvá od 3 do 6 měsíců. Vhodné je nechat si zpracovat úvodní studii, která dále lépe specifikuje samotnou náročnost zavedení informačního systému jak po stránce finanční, časové, tak i vývojové pro případné speciální činnosti firmy. Následovat by měla detailní analýza, jež popíše také datové přenosy a strukturu dat, která ve firmě vznikají. Na základě takovýchto podkladů pak přistoupí firma vybírající IS k rozhodnutí o implementaci informačního systému za přímé účasti zaměstnanců společnosti.

Pozn. red.: Autorka článku, pracuje jako poradce v oblasti systému řízení a informatiky.