Hlavní strana -> Časopis IT Systems -> Rok 2004 -> IT System 6/2004 -> Systém řízení výkonnosti podniku
IT SYSTEM 6/2004

Systém řízení výkonnosti podniku

Použití Dashboard Manageru pro realizaci metodiky balanced scorecard

Jakub Holubec
Za současného ekonomického klimatu se organizace stále více obracejí k moderním systémům řízení výkonnosti podniku - enterprise performance management (EPM). Ten má pomoci zajistit zprůhlednění a lepší zvládnutí financování, snížení nákladů a udržení zákazníků. EPM je aplikace typu business intelligence, a obsahuje metriky a metodiky, jejichž cílem je zvýšení výkonnosti podniku. Mezi často používané metodiky patří tzv. dashboards a balanced scorecards.





Obr. 1: Ukázka přehledného zobrazení finančního výhledu pomocí Dashboard Manager


Balanced scorecard je metodikou, kterou poprvé představili Kaplan a Norton v článku publikovaném v Harvard Business Review již v roce 1992. Jejich myšlenka spočívala v nasazení strategie přímo do srdce řídícího procesu pomocí stanovení cílů a opatření, jež mají přímý vztah k vizi a strategii organizace. Jejich strategie je posuzována a sledována ze čtyř zorných úhlů:
ˇ finanční - jak vnímáme naše akcionáře?
ˇ zákaznický - jak vnímáme naše zákazníky?
ˇ vnitřní procesy - v jakých procesech máme vynikat, abychom uspěli?
ˇ vzdělávání a inovace - jak si uchováme schopnost provádět změny a zlepšovat se?

Příkladem konkrétního nástroje pro rozvinutí metodiky balanced scorecard je BusinessObjects Dashboard Manager. Ten je součástí sady analytických aplikačních programů Application Foundation, která se skládá z integrovaného nástroje pro vytváření dashboards, aplikačních programů, katalogu analytických šablon a pěti integrovaných analytických enginů (sady, metrika, pravidla, prediktivní analýza a SPC).

Tam, kde má vrcholové vedení jasnou vizi, čeho musí dosáhnout, poskytne Dashboard Manager platformu ke sdělení společné vize a strategie všem zaměstnancům. Tím pomáhá zajistit jejich úspěšnou realizaci. Při správném použití odhalí balanced scorecard zdroje hnací síly podniku.


Možnosti Dashboard Manageru
BusinessObjects Dashboard Manager tvoří základ pro implementaci balanced scorecard ke sdělení společné vize podnikové strategie celé organizaci jasným a výstižným způsobem. Dokáže ale mnohem více, protože umožňuje odhalit rizika jakýchkoliv problémů. Představuje totiž strategický systém včasné výstrahy, upozorňuje zaměstnance, když se základní prvky strategie začnou odchylovat od plánu, a na tomto základě umožňuje přijmout nápravné opatření při nejbližší příležitosti - dříve než se problém rozvine v krizi. Dashboard Manager nabízí jako základna pro nasazení balanced scorecard následující možnosti:

ˇ Okamžitý přístup k informacím díky prezentování situace ze všech čtyř zorných úhlů balanced scorecard (každý na vlastní straně) přehledným a jasným způsobem, ve zvolené formě, jaká organizaci vyhovuje.

ˇ Personalizaci scorecardu pro zaměstnance na základě jeho rolí. To mu umožňuje soustředit se na relevantní informace, jež mu pomohou učinit správné rozhodnutí v souladu se strategickými cíli organizace.

ˇ Definování pravidel podnikání (obchodu) tak, aby bylo možno trvale sledovat klíčovou metriku každého ze čtyř úhlů pohledu balanced scorecard. Pokud by se metrika vychýlila mimo toleranci stanovenou uživatelem, je odpovídající zaměstnanec na svém scorecardu vyrozuměn prostřednictvím panelu výstrah.

ˇ Rozpoznání a analýzu prvotní příčiny jakéhokoliv problému při realizaci strategie proniknutím hlouběji k dostupným informacím, aby bylo možno určit, kde strategie selhává, a umožnit průběžné korekce.


Obr. 2: Informování pracovníků o kritických výstražných signálech


ˇ Pochopení skrytých směrů vývoje, které ženou podnikání (obchodování) vpřed, a to za účelem stanovení pravděpodobného úspěchu, či nezdaru určitých prvků strategie v samém zárodku. To poskytuje týmu vedoucích pracovníků cennou zpětnou vazbu, aby si mohli vybrat, ve které strategii pokračovat, a kterou opustit.

ˇ Schopnost rychle přeorientovat scorecard podle toho, jak se strategická vize vyvíjí, a sice v reakci na měnící se požadavky zákazníků a trhu. To umožňuje organizaci vystihnout změny s vědomím, že zaměstnanci mají vždy odpovídající a včasné informace a nemusejí "střílet naslepo".

ˇ Umožnění zaměstnancům hlouběji proniknout do podstaty věci. Tím je jim umožněno v období změn klást nové otázky týkající se metriky scorecardu s vědomím, že vždy dostanou odpovídající odpovědi, které podpoří jejich rozhodování.

ˇ Možnost vidět celkový obraz v širších souvislostech díky tomu, že jsou zpřístupněny podrobné informace z jiných systémů (např. ze systému řízení obchodního řetězce nebo systému řízení vztahu se zákazníky, pokud je to žádoucí pro potvrzení důležitých rozhodnutí).

Příklady nasazení dashboardu a balanced scorecards v různých odvětvích
Veřejný sektor: Strategií ministerstva je snížit náklady a zvýšit efektivitu zkrácením času stráveného vyřizováním stížností. Hlavní příčinou stížností je, když trvá příliš dlouho vyřizování odpovědi na dotaz. Při nepřetržitém sledování průměrné doby vyřizování odpovědi může dostat vedoucí administrativního útvaru přes svůj scorecard výstražný signál vždy, když toto měření přesáhne 3 dny, a tak mu umožní přijmout okamžité nápravné opatření.
Obchod: Maloobchodník hodlá zvýšit ziskovost řízením své hrubé marže. Když klesne pod plánovanou hodnotu, spustí se výstraha v u finančního analytika na centrále. Dashboard Manager umožní analytikovi odhalit jádro problému díky tomu, že má přístup k informacím z dalších systémů, což mu umožňuje vidět situaci v širších souvislostech. Tato analýza ho může vést ke zjištění, že marže klesají buď z důvodu rostoucích marketingových nákladů v určité oblasti, kvůli přebytku zboží v jednom ze skladů, nebo z důvodu jiné příčiny.
Finance: Jedním z prvků strategie banky je minimalizace jejího vystavení riziku tak, že omezuje hodnotu prostředků zapůjčených vysoce rizikovým zákazníkům na maximálně 50 milionů korun. Pro Dashboard Manager je přitom snadnou záležitostí, jak určit, kdo je rizikový zákazník, tak vést záznamy o příslušných skupinách zákazníků a jejich migraci mezi příslušnými skupinami v průběhu času. Sledování úrovně ohrožení v závislosti na tomto rozdělení do skupin umožňuje bance, aby si ověřovala úspěšnost své strategie pro snižování rizik na kontinuální bázi. Jakákoliv odchylka od plánu bude na scorecardu manažera rizik ihned viditelná. Ten pak bude schopen analyzovat jádro problému až do úrovně jednotlivých půjček, a na tomto základě se může následně rozhodnout pro vhodné nápravné opatření.


Autor článku, Jakub Holubec, pracuje jako Product Manager ve společnosti NESS CEE.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.


Inzerce

MPSV zvyšuje kybernetickou odolnost

s VR řešením Company (Un)Hacked

Ministerstvo práce a sociálních věcí (MPSV) je ústředním orgánem státní správy. Kybernetická bezpečnost je pro MPSV zásadní, nebo všechny agendové systémy jsou součástí kritické infrastruktury a musí naplňovat požadavky kybernetického zákona. Odbor kybernetické bezpečnosti vedený Janem Mikuleckým spravuje rozsáhlou ICT infrastrukturu včetně kritických systémů resortu, stejně jako citlivá data milionů občanů – sociální dávky, zaměstnanost – a musí odolávat stále rostoucím hrozbám v digitálním prostoru.