Pro úspěšné nasazení a provozování řešení ECM je dle našich zkušeností velmi výhodné vytvořit společně se zákazníkem projektovou studii nasazení systému. Projektová studie popisuje nejen současný stav práce s dokumentací a informacemi ve firmě, ale také prezentuje firemní procesy, které v nynější době jsou již většinou popsány v příručce jakosti ISO. Vypracovaná a odsouhlasená studie následně výrazně ovlivňuje úspěch realizace nasazení systému DMS (document management system), případně komplexního řešení ECM. Vypracovaná studie proveditelnosti vychází ze základních firemních postupů a pokrývá všechny oblastí dané společnosti:

Jak fungují stávající procesy? Jaké jsou jejich silné a slabé stránky?
Zde je potřeba odpovědět na otázky, zda používané firemní procesy odpovídají současné firemní a výrobní strategii, dále musí být dán zřetel na budoucí rozvoj společnosti. Nasazení komplexního ECM/DMS řešení není otázkou dní, ani týdnů, následně investice vložené do tohoto projektu musí počítat i s výhledem na budoucí směřování výrobní kapacity zákazníka. Popis jednotlivých procesů dává odpověď i na otázky nynější práce s dokumenty, jejich ukládání, schvalování, řízení verzí, publikování, obousměrné vazby na oblasti CRM, SCM a další.

Jaké procesy by bylo dobré nasazením DMS zlepšit a jak?
DMS přináší správu a řízení veškerých informací a dat, která nejen ve společnosti vznikají, ale také do společnosti "přicházejí". DMS systém spravuje veškeré nestrukturované informace (data). Firemní informace existují v mnoha digitálních podobách: textové dokumenty, tabulky, obrázky, fotky, skenované formáty, různé CAD formáty (výkresy, modely) a další typy souborů a formátů, jako jsou stránky internetu a intranetu.

Jaké přínosy lze očekávat?
Tuto otázku není možné vyloučit ze studie proveditelnosti. Zde je nutné zvážení všech aspektů: jak firma pracuje, jakou má organizační strukturu, kolik informací vytváří, jaké jsou procesy workflow, jaké jsou výhledy do dalšího rozvoje výroby. Pro tuto otázku nezískáme podrobnější definicí priorit a očekávaných změn jednoznačně měřitelnou hodnotu odpovědi. Ale když vezmeme v úvahu aspekty jako ochrana firemního know-how, vyšší konkurenceschopnost, snížení času na přípravu výroby, větší průhlednost procesů, tak to jsou přínosy rozhodně akceptovatelné.

Jaká hlavní rizika lze očekávat?
Nasazení nového informačního systému do zaběhnutých procesů vždy pro někoho znamená negativní zásah do tzv. zaběhnutých kolejí. Co vlastně znamená nasazení DMS systémů? Správná informace podaná ve správný čas správným lidem. To znamená, že informace jsou nejen dohledatelné, ale také kontrolovatelné a zveřejnitelné. Je potřeba určitých, možná i restriktivních, zásahů při uvedení systémů do života. Mohla jsem tuto část vynechat, ale zkušenosti mi radí, uveřejnit i tyto možnosti.

Vyplatí se nasadit nový informační systém?
Je třeba zjistit stav informačních technologií v podniku, v jaké podobě jsou získávána výstupní data a samozřejmě možnost propojení stávajících systémů do komplexní systémové integrace. I zde se musí jednotlivá oddělení vyjádřit s výhledem na další rozvoj v jednotlivých oblastech IT.

Jaké náklady lze očekávat?
Vždy záleží na rozsahu projektu. Řešení ECM je modulární a vždy záleží na zákazníkovi, jaký rozsah nasazení zvolí. V porovnání s celkovými náklady jsou však náklady na studii proveditelnosti obvykle podstatně nižší. Kromě užitečných informací a definice předpokládaných přínosů tak může být studie v krajním případě i nástrojem, který za přijatelné náklady doporučí ukončení celého projektu ještě před tím, než budou do projektu bezhlavě nainvestovány prostředky s minimální šancí na efektivní zhodnocení.

Závěr
Řešení problému sdílení dat a informací mezi jednotlivými odděleními společnosti a všemi firemními aplikacemi, dále mezi pobočkami, dodavateli a zákazníky, i v návaznosti na řízení jednotlivých projektů, je velmi rozsáhlý komplex činností, kde vypracování studie proveditelnost se zdá být výchozí podmínkou pro úspěšné fungování systému DMS. Ještě i dnes, ve firmách vybavených nejmodernějšími technologiemi, dochází k řadě činností bez přidané hodnoty - různé přepisování, vyhledávání, porovnávání elektronického výkresu s platným dokumentem na papíru, hledání rozdílů v několika verzích téhož souboru atd. Cest ke komplexnímu řešení správy dat vede několik. Ať již zákaznicí zvolí jakoukoli cestu implementace DMS/ECM, musí vidět konečnou vizi a realizaci komplexního řešení a tou je prostředí týmové spolupráce s celoživotní správou firemních informací.

Autorka článku, Tamara Mazlová, je konzultantem systému Documentum ve společnosti Efcon.