Zákon nám ukládá vést u služebních vozidel knihu jízd. Jednou z možností, jak této povinnosti dostát, je vést knihu jízd v elektronické podobě, a to nejlépe s využitím vhodného software. Programů pro vedení knihy jízd, nebo přesněji, pro správu dat souvisejících s provozem vozidel užívaných v podnikání, je na českém trhu hned několik. Mezi velmi oblíbené a rozšířené patří program SPZ 2004 společnosti Milk Computers, jehož aktuální verzi jsme vyzkoušeli v redakci.


Kde jsou výhody elektronické formy knihy jízd? A proč ji vést ve specializovaném programu, když jednoduchá tabulka by mohla stačit? Důvodů je hned několik. Specializované programy pro správu dat souvisejících s provozem vozidel, jako je například SPZ 2004, totiž kromě samotného splnění zákonné povinnosti vedení knihy jízd nabízí několik velmi užitečných funkcí:

Ale dost už obecných tvrzení, pojďme se podívat konkrétně na software SPZ 2004. Ten nabízí všechny výše popsané funkce, přičemž novinkami ve verzi 2004 je možnost evidence motohodin a tankování plynu. Dále možnost zpracování daňového přiznání na silniční daň za rok 2003 včetně posledních legislativních změn, jako například zrušení desetihaléřů. A nyní trochu podrobněji k jednotlivým funkcím a ovládání programu.

Po jeho spuštění se zobrazí dialogové okno pro výběr možnosti přihlášení (Přihlásit nebo Administrátor). Tato volba je užitečná, pracuje-li s programem více uživatelů. Administrátor pak může přidávat a odebírat vozy, střediska, uživatele, archivovat data, načítat data od firem CCS, Shell a dalších. V případě, že program požívá jen jeden uživatel, lze v nastavení tuto volbu vypnout a nadále se přihlašovat pouze jako administrátor, neboli uživatel se všemi právy.

K ovládání programu je třeba uvést, že většina funkcí je skryta pod pravou klávesou myši, nebo je lze spustit klávesovou zkratkou. Marně byste totiž hledali například základní funkci „zadat jízdu“ v menu programu.

Při prvním spuštění programu je nutné zadat několik základních údajů. Informace o firmě – název, adresa, IČ. Následně je možné v rámci firmy vytvořit střediska. Pokud tuto možnost nevyužijete, je nutné mít vytvořené alespoň jedno středisko. Pod každé středisko si pak přidáváte jednotlivé řidiče a vozidla. Každému řidiči lze přidělit oprávnění využívat různá vozidla. Je tedy možné, aby vůz využívalo více řidičů. Do karty vozu se zadává SPZ (správně registrační značka – RZ), druh a model vozidla, jeho průměrná spotřeba, používané palivo, číslo karoserie, motoru a další evidenční údaje z technické průkazu. Tato evidence je velice užitečná, obzvláště pro správce větších vozových parků. Uživatel nemusí, pokud hledá nějaké údaje o vozidle, prohlížet pokaždé šanony a hledat technické průkazy. Dále se zadávají podklady pro silniční daň, pojištění a případný leasing. Jako poslední je možné zadat termíny STK a emisí. Díky tomu má uživatel dokonalý přehled o každém vozu. Nyní můžeme přejít k samotné funkci programu.

Dvě knihy jízd
Lze využívat dvou různých knih jízd. Jedna je „běžná kniha jízd“. Zde si zcela standardně zapisujete cesty. Kam, kdy, za jakým účelem jste jeli, zda jste cestou tankovali. Na kartě zadání trasy je jedna velice příjemná funkce. Jedná se o tabulku vzdáleností mezi jednotlivými městy. To pro případ, že jste si zapomněli opsat přesné údaje z tachometru vozu. Je zde pamatováno i na možnost tankování plynu. Jako poslední, kromě poznámek k jízdě, lze zadat i kód zakázky. Jedná se o velice užitečnou funkci například pro společnosti, které si potřebují hlídat jízdy vzhledem k určité zakázce, také aby je mohly dodatečně vyúčtovat zákazníkovi, a měly tak úplný přehled, k jaké zakázce (nebo přímo zákazníkovi) se jízda vztahovala.

Protože jsem zvyklý zkoušet programy na odolnost vůči lidské chybě, i zde jsem narazil na jednu perličku. Při prvotním zadávání informací o vozidle jsem uvedl, že vůz má obsah nádrže 60 l. Přesto se mi podařilo „natankovat“ 500 l. Možná, že program nemá limit kvůli možnosti čerpání do kanystru, ale pak by bylo vhodné při zadání většího počtu litrů tankování, než je v definici vozu, zobrazit varovnou hlášku.

Záznamy je možné v databázi třídit podle potřeby. Například dle data, místa, nebo třeba účelu jízdy.

Jízdy je možné zobrazit i v grafické podobě pomocí grafů. Další z příjemných funkcí při zadávání cesty je mapa. Zde si přímo v mapě označíte místa cesty. Ta jsou pak zanesena do karty jízdy včetně vzdálenosti. Dále je možné importovat informace o jízdách do programu získaných pomocí GPS.

Tím se pomalu dostáváme k druhé verzi knihy jízd a tou je „testovací kniha“. Název zní trochu podezřele, ale ve skutečnosti se za ním skrývá jedna z nejužitečnějších funkcí celého programu. Je jí zpětná rekonstrukce knihy jízd. Pokud patříte mezi skupinu řidičů, kteří knihu jízd znají pouze z pohádek od účetních a jiných svědomitých bytostí, možná vás tento program zbaví strachu potkat v kanceláři účetního s dotazem typu “Kde máš knihu jízd?“. Vymýšlet knihu jízd za půl roku zpět, nebo ještě déle dá opravdu práci. Je nutno počítat s několika probdělými nocemi. Jak vlastně zpětná rekonstrukce knihy jízd funguje? Především je třeba do testovací knihy jízd dosadit určité údaje, a to:

Při zadávání těchto tras zadáváte minimální a maximální počet možných jetých kilometrů. Tím je trase dodána větší věrohodnost, vzhledem k tomu, že ne vždy musíte jet úplně stejnou trasou. Uživatel si také může (nebo spíše musí) definovat zakázaná období, ve které nelze jet, což jsou víkendy, svátky, dovolená, nemoc a další eventuality.

Pokud máte tyto vstupní informace zadané, stačí již jen spustit funkci „sestavit“. Objeví se tabulka, která vás vyzve k zadání období, za které chcete knihu sestavit, počáteční a konečný stav tachometru a data, která chcete do sestavy zahrnout. Těmi může být běžná kniha – to je ta první, o které jsem se zmiňoval v první části. Pokud jste si do ní občas něco zapsali (např. skutečné jízdy kontrolovatelné dle stvrzenek od tankování a dalších dokladů), můžete ji použít. Dále zahrňte pravidelné a doplňkové trasy. Je zde možné zadat určitý denní limit kilometrů a rozložení doplňkových jízd. Rozložit je lze rovnoměrně, nebo podle skutečného čerpání pohonných hmot. Poslední možností je nastavit prodlevu mezi jednotlivými jízdami. Na závěr již jen potvrdíte a kniha jízd za půl roku zpátky je během pár sekund hotová. Hotová data pak můžete exportovat do Excelu, nebo rovnou vytisknout.

Závěrem
Celkově bych program zhodnotil jako nadmíru prospěšný, zahrnující velké množství užitečných funkcí spojených s provozem motorového vozidla. V některých sekcích by se tvůrci programu měli více zaměřit na uživatelskou přívětivost a předcházení možným špatným vstupům, neboli lidskému faktoru.