Heslo Document Management do každé firmy se ve světě pomalu omrzelo a nové slogany plynule přešly na Content Management. Podstata problému však zůstala - zpřístupnit informace z různých datových zdrojů, tedy hlavně dokumenty. Organizace a prezentace informací z různých informačních zdrojů dnes představuje základní požadavek na všechny typy informačních systémů - od nových verzí ERP systémů přes druhou generaci web aplikací až po podnikové portály. Každý si dnes uvědomuje, že sebelépe datově orientované aplikace nemají šanci na úspěch.

Důležitost nestrukturovaných dokumentů stále roste. Ukládání dokumentů do centrálního uložiště (repository) a jejich inteligentní správa se stává základní infrastrukturou všech moderních IS. Oblast Document/Content Managementu se více a více posouvá od technologií a dedikovaných aplikací k řešením. Nabídka technologických firem v této oblasti se v současnosti již neodlišuje funkčností, ale spíše architekturou a schopností integrace s ostatním světem IT. Trh dnes očekává základní funkčnost správy dokumentů v každém řešení IT. Dodavatele dnes nerozlišuje nabízená technologie či produkt, ale schopnost realizovat pomocí těchto produktů řešení, které pokrývá požadavky zákazníka. A ten dnes upřednostňuje řešení, která jsou schopna pokrýt celý životní cyklus dokumentu a podporují všechny potřebné procesy, od vstupu elektronických i papírových dokumentů a zpracování elektronických i papírových, ručně psaných formulářů přes workflow, stavové řízení, spisovou službu, evidenční agendy a změnové řízení až po následné zpracování dokumentů, jako je konverze do formátů PDF nebo XML, output management, mail management, web publishing a finální archivace dokumentů.

Vedle základní funkčnosti musí dodavatelé věnovat daleko větší pozornost dalším aspektům, které jsou v současnosti kritické pro úspěšné využití implementovaných řešení. Pro kvalitní využití informací dnes nestačí mít všechny dokumenty v nějaké repository či archivu. Důležité je mít nástroje na jejich agregaci a personifikaci, neboli mít nástroje na jejich shlukování podle momentálních potřeb. Laicky: potřebuji šanon, kde naleznu potřebné dokumenty o klientovi, bez toho, abych vhodné dokumenty do tohoto šanonu pracně zařazoval. A jsme u další potřebné funkce: vytváření virtuálních "šanonů" podle různých kritérií. To by neměl být zásadní problém v případě, že mám k dokumentům přiřazeny atributy, podle kterých je mohu seskupovat.

V případě velkého objemu dokumentů znamená přiřazování atributů uživatelem velký problém, na kterém často závisí úspěšnost celé implementace. Snížení pracnosti této operace a zjednodušení a automatizace hromadného vstupu všech druhů dokumentů tak představuje další vývojový trend - inteligentní vstup dokumentů. Cílem modulů pro inteligentní vstup je uložení příslušných dokumentů do repository/archivu včetně přiřazení příslušných atributů k dokumentům a tuto činnost co nejvíce automatizovat. V minulosti byl tento problém nejaktuálnější při dávkovém skenování papírových archivů. Díky existenci kvalitních a cenově přístupných technologií, jako Multifunkční vstupní zařízení, OCR, IMR, Barcode apod., již dnes není problém tento proces automatizovat pro papírové dokumenty.

V současnosti ovšem narážíme na obdobné problémy u všech typů zpracovávaných dokumentů. Stále větší pozornost je věnována právě elektronickým dokumentům. V dnešní době v Evropě vzniká přes 90 % informací v elektronické formě (text vytvořený na počítači či výstupní dokument z nějaké aplikace). Asi 60 % těchto dokumentů je elektronicky i dopravováno (v Evropě je odesláno každých pět minut 50 milionů e-mailů, očekává se nárůst na 120 milionů v roce 2005). Více jak polovina těchto dokumentů nemá pro organizaci informační hodnotu. Většina organizací však nemá strategii ani představu, jak tyto dokumenty/informace spravovat. Řešením není ani vše uchovávat, ani vše smazat. Opět i tady naleznou uplatnění moduly pro inteligentní archivaci.

Na těchto příkladech lze ukázat, že pro úspěšnou implementaci určitého řešení je základní funkčnost systémů pro správu dokumentů pouze nutným předpokladem. Důležitějším faktorem je snadnost a jednoduchost každodenního používání. Každodenní užitná hodnota je více závislá na způsobu implementace. Zkušenosti ukazují, že nelze implementovat DM/CM živelně. Použití krabicového řešení metodou pokusů a oprav nevede k cíli. Je nutné mít jasný implementační záměr. Pro formulaci jasného implementačního záměru je nutné kvalitně znát současný stav zpracování dokumentů, tedy provést klasifikaci a kvantifikaci dokumentů, identifikaci problémových oblastí a určit požadavky na integraci s existujícími systémy. Zárukou úspěšné implementace je participace případného dodavatele na zpracování těchto materiálů. Z těchto argumentů je zřejmá potřeba Solution Providera pro zajištění úspěšné implementace.

Otázkou je, kdo je vlastně Solution Provider v oblasti DM/CM? Je to dodavatel řešení na bázi jedné technologie či produktu? Zkušenosti ukazují, že není. Takový dodavatel je jednoznačně svázán ve své práci možnostmi a mantinely dodávaného produktu. Jeho know-how se většinou omezuje na to, jak využít konkrétní produkt u zákazníka. Potřeby zákazníka jsou ale jiné. Zákazník potřebuje prioritně řešit konkrétní problémy a očekává pro něj výhodný návrh řešení. V Evropě jsou v posledních dvou letech nejúspěšnější firmy, které na základě dlouholetého know-how nabízejí řešení na bázi řady DM/CM produktů. Dnes můžeme v Německu či Francii vidět v nabídce předních Solution Providerů vedle sebe řešení na bázi konkurenčních produktů, jako je FileNet, Documentum či Hummingbird. Tato skutečnost, v minulosti nevídaná, či dokonce nepředstavitelná, má pro zákazníka velký přínos. Právě taková firma, která má v nabídce více produktů a disponuje zkušenostmi s jejich implementací, je velmi dobře schopná navrhnout zákazníkovi nejlepší řešení nejen z pohledu jeho potřeb či priorit, ale i poměru cena/výkon.