Hlavní strana -> Časopis IT Systems -> Rok 2004 -> IT System 1-2/2004 -> Správa a publikace webového obsahu
IT SYSTEM 1-2/2004

Správa a publikace webového obsahu

Patrik Šálek
V poslední době se ve světě informačních technologií stále více diskutuje oblast content managementu. Jedná se o oblast IT, jejímž cílem je především správa a distribuce informačního obsahu rozličných firemních dokumentů a jiných zdrojů (dále o nich budeme hovořit jako o „obsahu“).


Důvodem, proč se firmy začaly o content management více zajímat, je několik.
  • Uvnitř firem existuje velké množství dokumentů – tyto dokumenty mají zpravidla nestrukturovaný charakter, jako je volný text, obrázky, schémata, tabulky apod. Dokumenty se navíc vyskytují v nejrůznějších formátech. Není výjimkou, když jedna „zpráva“ existuje například ve formátu DOC, PDF a HTML.
  • Kromě dokumentů představují zdroje informací různé části informačního systému – jedná se např. o CRM, SCM, ERP atd. V těchto systémech (nebo aplikacích, chcete-li) existuje spousta dat, se kterými pracují nejen uživatelé těchto systémů, ale prostřednictvím různých výstupů také jiné osoby.
  • Strana příjemců je velmi různorodá – každý z příjemců často vyžaduje informace trochu jiné, nebo stejné v jiné formě. Například dokument, který vznikl jako report z CRM systému, obsahuje informace o získaných nových zákaznících za poslední rok a je generován ve formátu RTF, je zaměstnanci používán ve formě wordovského dokumentu, vedení z něj potřebuje vytáhnout jen některé údaje do prezentace nebo přehledné tabulky a pro potenciální investory je dále zpracován a vystaven na odpovídající části webu jako PDF dokument ke stažení.
  • Strana příjemců komunikuje různými kanály – obsah je poskytován e-maily, prostřednictvím webových stránek, jako papírové dokumenty či jiným způsobem.
  • Stále větší důraz je ve firmách kladen na marketing – už jsme se zmínili o tom, že se obsah poskytuje různými kanály v různé formě, a nelehkým úkolem marketingu firmy je, aby při tom bylo vždy podpořeno jméno a značka společnosti (nebo se alespoň nepoškozovalo). Dokumenty by měly mít navzájem kompatibilní úpravu, aby bylo patrné, že se jedná o stále stejnou společnost.
  • S rozšiřováním trhů přichází i rozšiřování podniků a může dojít ke tříštění způsobu, jakým se firma prezentuje – není výjimkou, když nadnárodní společnost mající pobočky v různých zemích používá v jednotlivých lokalitách zcela odlišná loga a další prvky prezentace společnosti. Pro zákazníky nebo třeba potenciální investory je pak velmi těžké zjistit, zda se jedná stále o tutéž firmu, nebo je to někdo, kdo využívá název firmy ke svému prospěchu. Navíc opakovaně vytvářet grafický manuál je nejen zdlouhavé, ale také dost nákladné. Totéž se týká nejen lokálních poboček, ale také například holdingů (u nás typicky skupina, ve které je banka, pojišovna, penzijní fond, případně další instituce).
K uvedeným důvodům můžeme navíc přičíst fakt, že dnes nejde jen o to, nějak obsah zpřístupnit jednotlivým skupinám uživatelů, ale pokud možno jim tento obsah poskytovat aktivně. Toto je také jeden z prvků, který odlišuje content management od document managementu.

Dnešní obvyklá situace by se dala nazvat jako tzv. content spaghetti, tj. stav kdy se každá část systému snaží každému typu uživatele nabídnout různé informace v různé formě sama.

Content spaghetti

Pro podporu při řešení content managementu se na trhu postupně objevují nástroje různých kategorií. Tyto nástroje pomáhají například vytvářet, spravovat a publikovat obsah na webové stránky a jednoduše tak vytvářet weby odpovídající potřebám jednotlivých skupin uživatelů – zákazníků, dodavatelů, zaměstnanců národních poboček atd. (pak hovoříme o web content managementu, dále jen WCM). Konkrétní podobu si můžeme představit například na nástroji Tridion R5, který podporuje několik fází WCM:

  • Tvorba obsahu (content creating) – nástroj poskytuje prostředky pro definici struktury dat (šablony) stejně jako prostředky pro jejich pořizování, případně import. To lze realizovat pomocí vestavěných formulářů (jejichž strukturu si uživatel definuje), pracovat je možné s dokumenty ve formátu DOC, XLS, PDF a mnohých dalších.
  • Správa obsahu (content management) – tato část má u obdobných nástrojů asi nejvíce společného s již zmíněným document managementem. Nástroj umožňuje udržovat historii jednotlivých položek a verzovat je. K jednotlivým objektům lze řídit přístup na základě definovaných oprávnění. Pro každou položku lze definovat dobu platnosti a řadu dalších vlastností podporujících správu.
  • Poskytování (publikování) obsahu (content delivery) – podstatnou vlastností nástroje je způsob, jakým je obsah publikován. Nástroj umožňuje vytvořit strukturu webu, pro jednotlivé stránky definovat jejich šablony a propojit je patřičným způsobem s vlastním obsahem. Informace tak může mít na hlavní stránce formu nadpisu článku a jeho anotace s odkazem na podrobnější informace, kde se uživateli zobrazí PDF dokument. Stejný obsah může být na jiném místě publikován jako HTML stránka.
  • Přitom lze pracovat se statickým, nebo dynamickým obsahem. Dynamický obsah se vytváří na základě dat udržovaných v jiných systémech. Lze tak pracovat například s ceníky, databází pracovníků či jinými zdroji dat.
  • Informace mohou být nejen publikovány na webu, ale například také tisknuty na tiskárnách a dále distribuovány jako papírové dokumenty.
  • Velmi mocnou částí nástroje je vlastnost zvaná blueprinting. Stručně řečeno jde o možnost, jak vytvářet a spravovat weby firem, které mají například národní pobočky. Blueprinting umožňuje udržovat jednotný vzhled, strukturu a obsah více webů, přitom však ponechává prostor pro specifika jednotlivých míst – lokální informace, překlady do národního jazyka apod. Firma tak může vytvořit jednotný vzhled stránek a používat pro ně lokální obsah, případně skládat celofiremní a lokální informace dohromady.
Schéma WCM od Tridionu

Jedním z hlavních důvodů, pro které je Tridion R5 používán, je zjednodušení a zrychlení spolupráce tvůrců obsahu s marketingovými pracovníky a webovými administrátory. Každá z uvedených rolí se tak může soustředit na činnosti, za které je odpovědná a které nejlépe ovládá. Spolupráci je navíc možné podpořit definicí různých workflow, které se využívají například při schvalování. Z dalších vlastností lze jmenovat přístup prostřednictvím webDAV, kdy lze pracovat s částmi repository jako se složkami a soubory operačního systému, nebo SiteEdit pro editaci obsahu přímo z webové stránky. API nástroje zpřístupňuje snad každou funkci aplikace, což pomáhá při integraci různých aplikací s nástrojem.

Autor článku, Patrik Šálek, je ředitelem odboru analýzy společnosti Komix.

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.


Inzerce

Co byste měli očekávat od svého dodavatele síových řešení?

Výběr správného dodavatele síových komponent může zásadně ovlivnit úspěch vašich projektů, stejně jako celkový provoz a spolehlivost vaší síové infrastruktury.