Kvalita produktů i procesů organizace je dnes klíčová pro budování konkurenční výhody, a tedy i pro úspěšné prosazení na trhu. Jedním z nejužívanějších prostředků dosahování i "dokazování" kvality činnosti organizace je její certifikace podle některé ze skupiny norem systému řízení kvality. Zavedení a provoz systému kvality přináší kromě požadované kvality i nesmírně hodně administrativní práce. Množství této administrativy roste přímo úměrně s počtem zaměstnanců organizace (zvyšuje se počet zaměstnanců, kteří se podílejí na tvorbě norem, zvyšuje se celkový počet norem v organizaci, počet zaměstnanců, kterým je normy potřeba distribuovat atd.) a počtem udržovaných normativních dokumentů. Pokud chce společnost v takové situaci udržet a zlepšit kvalitu svých procesů, stává se pro ni elektronizace řízení norem a směrnic prostřednictvím vhodného softwarového řešení nevyhnutelností.

Softwarová řešení pro správu norem a směrnic

Důraz na kvalitu
Společnost Hoechst-Biotika Martin je jednou z nejvýznamnějších farmaceutických společností na Slovensku. Byla založena v roce 1992 jako společný podnik německé společnosti Hoechst a Biotiky Slovenská Ľupča. V roce 1999 se společnost stala součástí nadnárodní farmaceutické skupiny Aventis Pharma. Výrobní farmaceutický průmysl je charakteristický velkým důrazem na kvalitu podnikových procesů i produkce. Společnost Hoechst-Biotika jako první farmaceutická společnost na Slovensku i jako první společnost v rámci skupiny Aventis Pharma dosáhla integrovaného systému ISO certifikace skládajícího se z certifikátů ISO 9002 (systém řízení kvality), ISO 14000 (environmentální manažerský systém) a ISO 18000 (laboratorně bezpečnostní systémy). Kromě požadavků už uvedených ISO norem splňuje systém kvality společnosti Hoechst-Biotika i požadavky předpisů správné výrobní praxe (GMP) i požadavky globálních standardů kvality, které společnost dostává z centra Aventis Pharma.

Množství interních a externích norem, kterými se řídí činnost společnosti Hoechst-Biotika i velký počet jejích zaměstnanců přinášeli problémy s tvorbou, schvalováním a distribucí norem určeným zaměstnancům. Největší těžkosti způsobovala práce s papírovou formou dokumentů, zejména když se na ní podílelo více pracovníků. Tato situace si vyžádala řešení formou zavedení kompletní automatizace a elektronizace správy interní předpisové dokumentace, s cílem zabezpečit její zefektivnění, zprůhlednění a urychlení schvalovacího procesu, jakož i redukci administrativních nákladů.

Hierarchie procesů interní předpisové dokumentace ve společnosti Hoechst-Biotika Martin

Výběr vhodného řešení
Dodavatelem intranetového řešení pro správu norem a směrnic ve společnosti Hoechst-Biotika se stala společnost Dimano a po analýze a přizpůsobení řešení bylo nasazeno intranetové řešení NUNTIO pro správu a řízení interní předpisové dokumentace. Řešení automatizuje celý životní cyklus norem, od jejich tvorby přes schvalování a změnová řízení, distribuci, publikaci na intranetu až po automatické stahování neplatných norem a jejich archivaci. Implementovaný systém umožňuje řídit všechny typy interní předpisové dokumentace (organigramy, směrnice, standardní operační postupy, technologické reglementy, grafické návrhy, podnikové normy,...) a pokrývá všechny procesy spojené s interní předpisovou dokumentací (viz obr. 2).

Hlavní vlastnosti používaného řešení ve společnosti Hoechst-Biotika jsou:
. ukládání platných norem v hierarchickém členění
. udržování verzí norem, jejich historický přehled a možnost prohlížení
. udržování archivu neplatných norem
. publikace platných norem na intranetu
. automatická kontrola platnosti a stahování neplatných norem
. revize norem
. elektronická distribuce norem určeným pracovníkům
. připomínkování a schvalování návrhů norem více pracovníky včetně řízení celého procesu manažerem kvality prostřednictvím termínování úkolů a monitorování prací

Proces automatizovaného zpracování interní předpisové dokumentace v Hoechst-Biotika Martin

Přínosy řešení
Před nasazením nového intranetového systému byla většina procesů týkajících se interní předpisové dokumentace spojená s pohybem dokumentů v papírové formě. Dnes probíhají všechny procesy spojené s interní předpisovou dokumentací v elektronické podobě, což přispělo ke snížení administrativních nákladů společnosti (odbourání papírové dokumentace, zkrácení času potřebného k procesu schvalování, změnového řízení a distribuce norem). Tyto skutečnosti se pozitivně odrazily i ve zvýšení pracovní produktivity zaměstnanců podílejících se na správě a tvorbě norem. Neméně významným přínosem řešení je ulehčení realizace interních auditů a procesů recertifikace pro systémy ISO (ISO 9000, 14000, 18000).

Řešení pro správu interní předpisové dokumentace bylo v Hoechst-Biotice nasazeno spolu s dalšími pěti řešeními pro správu podnikových procesů - workflow (Služební cesty, Smlouvy, Receptury, Monthly Operation Report, Uživatelské složky IT), čímž bylo vytvořeno komplexní řešení pro administrativní procesy průřezově pokrývající téměř všechny organizační složky podniku.