Informační systémy podporují v současnosti všechny stěžejní firemní procesy. Některé z těchto informačních systémů dorazily do firem již před lety (podpora účetnictví a financí, skladování, řízení výroby), jiné vstoupily na scénu až nedávno (komplexní řízení projektů, řízení dodavatelských vztahů, řízení vztahů se zákazníky, obchodování mezi firmami). Vyplatí se integrovat starší, zaběhnutá řešení s moderními technologiemi? Je vhodnější podstoupit "velký třesk" a vynaložit nemálo úsilí i finančních prostředků na zavedení nového, komplexního systému? Existují vůbec takové systémy, nebo je výhodnější vyvinout speciální řešení složené z tzv. best-of-breed? Následující tři případy naznačují, že odpověď na tyto otázky může být pokaždé jiná.

Případ 1. - Interface mezi systémy

Výchozí stav
Strojírenský podnik působící na trhu s velkými obráběcími stroji používá starší, ale přesně parametrizovaný informační systém s řadou vlastních úprav určený pro řízení a plánování výroby na principu MRP II. Systém nemá integrovaný účetní modul a modul financí, ale do speciálního žurnálu zaznamenává všechny účetní transakce spojené s výrobou - zápis došlých faktur, veškeré příjmové a výdajové pohyby ve skladovém hospodářství, veškeré zápisy operací ve výrobě.

Účetní a finanční agenda je zpracovávána v jednoduchém lokálním programu, který byl vyvinut malou firmou poskytující účetní poradenství. Mezi oběma produkty neexistuje žádné propojení, potřebné vstupy se ručně přepisují na úrovni měsíčních souhrnů.

Se změnou vlastnických poměrů se dostavuje nutnost okamžitého a velmi přesného sledování takových ukazatelů jako jsou například hodnota skladových zásob, jejich obrátka, stav nedokončené výroby a celé řady dalších, a to na úrovni účetní osnovy.

Řešení
Jako řešení byly navrženy dvě alternativy. Náhrada obou původních systémů komplexním ERP systémem, ve kterém by byly integrovány výroba i finance, nebo zachování původního systému řízení výroby doplněného o progresivní otevřený finanční systém schopný importovat všechny potřebné údaje. Z důvodu nutnosti rychlé a nekomplikované implementace, ochránění investic speciálně navržených řešení v původním systému řízení výroby a nižší pořizovací ceny byla zvolena druhá varianta.

Implementační tým složený z pracovníků strojírenského podniku a dodavatele finančního systému detailně analyzoval transakce probíhající v obou systémech a navrhl model přiřazení prvků z jednoho systému do druhého až na úroveň jednotlivých analytických účtů v účtové osnově. Každý ze systémů měl odlišnou filozofii zápisu jednotlivých účetních operací, generoval různý počet řádek pro jednotlivé doklady apod. Model přiřazení a následné programové řešení, které muselo stoprocentně vyřešit všechny eventuality, včetně řady odchylek, bylo mimořádně náročné a procházelo neustálou revizí a řadou úprav. Z důvodu zásadní rozdílnosti hardwarových a databázových platforem nebylo možné navrhnout způsob přenosu pomocí řízení událostí, kdy událost v jednom databázovém systému generuje spuštění transakce v systému druhém. K přenosu byl použit dávkový způsob s periodou jeden den. Samozřejmou součástí každého přenosu jsou oboustranné integritní kontroly a automaticky generovaný protokol s detailním popisem jednotlivých transakcí.

Výsledek
Navržené řešení bylo spuštěno v původně plánovaném termínu a po zkušebním provozu se ukázalo jako plně funkční. Po doladění některých detailů se zaběhl automatický režim přenosu jedenkrát denně, který je ale možné spustit kdykoli za současného běhu obou systémů. Řešení zůstává v rukou IT oddělení podniku, které je může libovolně upravovat a přizpůsobovat například při změnách účtové osnovy vyplývající ze začlenění společnosti v holdingovém uspořádaní. Společnost má k dispozici aktuální účetní, finanční a nákladové informace o svém předmětu podnikání. Systém pro řízení výroby, který má desítky koncových pracovišť, slouží pro každodenní sběr dat. Každá odepsaná operace i příjem do skladu se objeví na příslušných účtech s jednodenním zpožděním od zápisu, což je pro výrobu s dodací dobou výrobku 8-12 měsíců zcela dostačující. Ve finančním a účetním systému pak dochází kromě správného zaúčtování i ke generování řady reportů a grafů. Systém je zcela transparentní, což potvrdil i účetní audit. Podařilo se dodržet dobu implementace a ochránit původní investice, což je pro výrobní podnik vždy velmi podstatný argument. Školení zaměstnanců se zúžilo na ekonomický úsek se zhruba 15 pracovníky s poměrně značným potenciálem pro absorbování změn.

Takřka stovka uživatelů původního systému plánování a řízení výroby nezaznamenala ve své práci žádnou změnu. I tímto způsobem došlo ke snížení nákladů na výsledné řešení.

Případ 2. - Stará data novým pohledem

Podnik z oblasti hutní výroby používal pro účely plánování a řízení výroby speciálně vyvinutou síťovou aplikaci s obvyklým modelem - sběr dat na jednotlivých koncových pracovištích a jejich centrální vyhodnocování ve formě tiskových výstupů a souhrnných tabulek. Charakteristické pro tento systém byla zejména celá řada termínových údajů (12) pro jednotlivé fáze výrobního cyklu odlitků. Systém byl původně určen k hrubému sledování produkce, přičemž vyhodnocovanými charakteristikami byly měsíce, týdny a současně tuny a miliony korun za tato období. Po razantním průniku na zahraniční trhy získal podnik řadu významných zákazníků s odlišnými, rozumějme mnohem detailnějšími nároky na sledování svých dodávek. Pokud chtěl podnik existenčně obstát v takto fungujícím dodavatelském řetězci, musel okamžitě změnit svou filozofii při plánování a řízení výroby. Počet sledovaných termínů na jednom odlitku se zvýšil z 12 na 58 a zároveň došlo i k požadavku přesného plánování a vyhodnocování kapacit podle nejrůznějších kriterií.

Řešení
Času k vyřešení tohoto problému bylo minimum - řádově týdny. Po okamžitém analyzování situace byl původní systém vzhledem ke své flexibilitě rozšířen tak, aby bylo možné přes jeho vstupní formuláře okamžitě zadávat všechny potřebné údaje. Zároveň byl zdvojnásoben počet pracovníků, kteří do něho zadávali data. Jako koncový systém byl navržen standardní produkt Microsoft Project 2000. Vzhledem k tomu, že ve verzi MS Project 2000 je již plně integrováno vývojové prostředí Visual Basic for Application, bylo možné velmi rychle navrhnout kompaktní řešení, které přímo z prostředí MS Project on-line přistupuje k databázi sběrného systému dat a importuje je do příslušných struktur MS Project.

Také zde musely být definovány přesné vazby pro nafázování obou databázových modelů. Po importu dat se v režimu off-line využívá všech předností tak robustního produktu, jakým MS Project 2000 je. Předdefinované pohledy na termínové a kapacitní vytížení, filtry podle nejrůznějších kriterií, názorné grafické výstupy, simulování nákladů pro různé typy pracovišť a řada dalších pomůcek poskytuje mimořádně komfortní nástroj pro řešení vzniklých požadavků.

Výsledek
Značného posunu v oblasti termínovaného a kapacitního plánování bylo dosaženo v minimálním čase (několik týdnů) díky propojení se standardním produktem, jehož využitím získaly informace zcela nové kontury. V dalším kroku se uvažuje o efektivní optimalizaci těchto údajů v pohodlném uživatelském prostředí MS Project a jeho zpětném přenosu do základního systému pro příslušné tabulkové souhrny a grafy. Plynoucí poučení - nikdy, skutečně nikdy neztrácejte čas programováním toho co již dříve a mnohem lépe navrhly a zrealizovaly profesionální vývojářské týmy. Ušetřený čas věnujte činnostem, které i ty nejlepší programy prostě nezvládnou.

Případ 3. - Integrované řešení

Výchozí stav
Strojírenský podnik velmi podobného charakteru jako v prvním případu implementoval řadu systémů, jejichž nutnost si vynutily postupné změny vlastníků, výrobního programu, organizace i obchodních modelů. V několika posledních letech podnik využíval 3 typy CAD systémů, systém pro technickou přípravu výroby, systém pro plánování a řízení výroby, postupně 2 účetní a finanční systémy, nezávislý personální a mzdový systém ve dvou verzích, speciální systém pro sledování nákladů a systém pro řízení vztahu se zákazníky. Je zřejmé, že v řadě těchto systémů figurují zcela shodné nebo velmi podobné číselníky, databázové tabulky i funkce. Mezi těmito systémy také vznikla řada více či méně zdařilých interfaces, převodních můstků, periodických přenosů, ale také řada duplicit, chybných interpretací a neošetřených možností, z nichž se rekrutovaly chybné, nebo chybně chápané výstupy.

Řešení
Zmíněná společnost, která v poslední době prošla razantním zeštíhlením, a chce se stát moderní i v oblasti informačních technologií, včetně e-commerce, velmi vážně uvažuje o nahrazení když ne všech, tak určitě drtivé většiny výše uvedených systémů komplexním a integrovaným standardem světového jména. V tomto případě poskytuje nový integrovaný systém zřetelné výhody. Jeho implementace, spojená s komplexní analýzou procesů a převodem dat tak, aby nebyla ohrožena schopnost produkce podniku bude, ale podle všeho mimořádně složitou a finančně i časově náročnou záležitostí.

Závěr
V současné ekonomice platí více než kdy jindy princip okamžitého přizpůsobení se okolním dynamickým změnám. Řešení je v drtivé většině úspěšné jen v tom případě, kdy přichází rychle.

Pozdní řešení znamená ztrátu příležitosti, a tím se samo stává zbytečným. Z tohoto důvodu bude určitě ještě mnoho problémů řešeno pomocí propojení mezi jednotlivými již existujícími informačními systémy.

Implemenatce nového komplexního systému je totiž tak masivní změnou, že při jejím špatném naplánování může dojít nejenom ke ztrátě nových příležitostí, ale i ke zhoršení současného stavu (byť jen krátkodobému). Pokud je například firma ve fázi, kdy má dostatek, případně přebytek zakázkové náplně a všechny své kapacity používá k tomu, aby tento nápor zvládla a neodradila své zákazníky skluzem v termínech dodání či nízkou kvalitou, je velmi nevhodná chvíle pro radikální změnu. Ztratit v takovém okamžiku přehled o objednávkách, nebo o distribuci výrobků je jistě noční můrou všech IT manažerů. Vhodnějším momentem pro implementaci je paradoxně období, kdy je zakázek méně a klíčoví uživatelé ve firmě se mohou věnovat nově nasazovanému systému. Takové období je ale samozřejmě napjatější s hlediska redukce pracovních míst i z hlediska možností investovat.

Blízká budoucnost by měla představit vysoce flexibilní, stavebnicové systémy, složené z objektových komponent, které bude možné kombinovat, vzájemně propojovat a samozřejmě vytvářet nové. Z těchto komponent bude možné sestavovat integrovaná řešení na míru, která budou snadno modifikovatelná a budou vyhovovat výše zmíněným změnám. Takové produkty již na trhu existují a mají před sebou zřejmě velmi slibnou budoucnost.