Stále častěji se setkávám u zákazníků s následující otázkou: jak vzájemně využít možností dvou relativně nezávislých systémů, z nichž jeden je již nasazen a o druhém uvažujeme? Jedná se o systémy řízení jakosti (QMS) a data management systém (DMS), všeobecně pojímané jako systémy, které slouží k definování a sledování firemních procesů a ke správě veškeré (papírové i elektronické) firemní dokumentace.








Prakticky každá firma vytvářející, archivující a sdílející rozsáhlé množství elektronických i papírových dokumentů (nabídek, objednávek, kalkulací, technických zpráv, výkresů v CAD systémech, předpisů, směrnic, norem, výpočtů apod.) se potýká s problémy:

· udržení pořádku ve firemních dokumentech, jejich kompletní archivací (možnosti rychlého vyhledávání, přehled o jednotlivých revizích daného dokumentu, historie záznamu o sdílení dokumentů),

· způsobem schvalovacího, připomínkového, změnového řízení v procesu životního cyklu dokumentu,

· zajištěním maximální bezpečnosti dokumentů jak z hlediska přístupu oprávněných uživatelů, tak z hlediska archivace firemních dokumentů,

· řešením přístupových práv k firemním dokumentům v rámci projektů,

· toku dokumentu v rámci firmy - workflow,

· pro firmy pracující (nebo připravující se) dle standardu jakostních norem ISO9001 navíc přistupuje potřeba jednoznačně definovaných postupů a procesů práce s dokumentem a zaznamenávání všech jeho změn (kdo, kdy, co, kdo smí atd.).

QMS systém přináší konkurenční výhodu
Jedná se o proces, jehož výstupem by neměl být pouze samotný udělený certifikát, ale hlavně efektivně zmapované firemní procesy, které vedou ke zvýšení efektivity jednotlivých procesů. Jasné definování odpovědnosti, delegování pravomocí a v neposlední řadě i více spokojených zákazníků. Výsledkem zavedení systému řízení jakosti tedy musí být efektivně fungující společnost. Jednotlivé popsané firemní procesy představují souhrn všech činností, ze kterých se skládá fungování celé společnosti. Jedná se o popsání procesů, které zahrnují tyto oblasti: obchod, nákup, řízení dokumentů a záznamů, personalistiky, vývoj, kalkulace, kontrola, zkoušení a v neposlední řadě tzv. změnové řízení. V případě, že se tyto procesy provádí řízeným způsobem, to znamená, že se odstraní možnost výskytu nedostatků v těchto procesech, vylučuje se možnost chyb. Organizace, která má zaveden QMS systém má konkurenční výhodu, protože mnozí zákazníci již požadují spolupracovat pouze s organizacemi, které splňují normy ISO. Je to v podstatě kruh na sobě závislých objektů, které pro možnou spolupráci potřebují kooperující prostředek - ISO normy. V neposlední řadě je to rovnocennost a standardizace českých společností s certifikovanými společnostmi na celém světě.





Zpracovaná firemní dokumentace v příručce jakosti
Základem pro využití příruček jakosti je zpracovaná dokumentace, která slouží k podrobnému popisu činností prováděných ve společnosti, jež mají zásadní vliv na jakost výsledného produktu, ať už se jedná o výrobek, nebo poskytující službu. Tato dokumentace může být zpracována ve čtyřech základních oddílech:
· I. oddíl: Příručka jakosti,
· II. oddíl: Systémová dokumentace - popis směrnic systému řízení jakosti,
· III. oddíl: Pracovní dokumentace - pracovní pokyny pro popis jednotlivých činností,
· IV. oddíl: Záznamy o prováděné činnosti, záznamy o jakosti.

Řízení dokumentů znamená v pojetí ISO norem následující fáze:
· vznik dokumentů, schvalování a přezkoumávání dokumentů,
· změny dokumentů, nové vydání dokumentů, revize dokumentů,
· identifikace aktuálního stavu dokumentů,
· distribuce a stahování dokumentů, používání dokumentů,
· uchovávání dokumentů po ukončení doby jejich platnosti.

Nedílnou součástí je i vybudování změnové služby pro zajištění neustálé aktualizace řízení dokumentace systému jakosti.

Počítačová podpora firemních procesů
Když jsou popsány všechny firemní procesy a jsou definována pravidla řízení dokumentace, další důležitou částí je vypracování archivace této dokumentace, tak aby i tato část odpovídala požadavkům ISO norem. To znamená, že součástí budování systému řízení jakosti je i vybudování počítačové podpory řízení jakosti. Prvním krokem je vytvoření adresářové struktury na serveru, která ovšem plně neodpovídá nárokům ISO norem. Přístupová práva jsou omezena, a není tedy plné zabezpečení všech uložených dat. Může dojít k neoprávněným procesům jako vymazání, přepsání, přenesení dokumentů apod. Další otázkou je, zda existují při takovém stylu práce záznamy o tom, kdo dělal změny, kdo si co vypůjčil, kdy vrátil a zda vůbec, která verze směrnic je platná? Při tomto stylu vedení archivu nelze zachovat obsáhlé záznamy vlastností uložených dokumentů typu: kdy byl použit, doba platnosti, vazby k jiným dokumentům, revize, varianty, schvalovací, změnové řízení atd.

Jak využít popsaných procesů při zavedení systémů správy dat.
Velký počet tuzemských firem je již certifikován, následně se tedy zajímají o správu firemní dokumentace - nasazení DMS/PDM systémů. Základní funkce, které musí splňovat každý DMS systém jsou:

· Archivace dokumentů do zabezpečené oblasti na serveru tak, aby nemohlo dojít k neoprávněné manipulaci s daty.

· Klasifikace dokumentů a vyhledávání. Vznikající a zatříďované dokumenty jsou tříděny podle předem daných atributů a popisů. Na základě těchto atributů je následně možné efektivně vyhledávat daný dokument bez zdlouhavého prohledávání strukturovaných adresářů. Každý typ firemního dokumentu může být popsán rozdílnými atributy. Systémy správy dat je zabezpečeno používání firemních šablon všemi uživateli.

· Prohlížení a zobrazení dokumentů bez nutnosti spuštění patřičné aplikace.

· Životní cyklus dokumentu - kontrola aktivního přístupu, tj. v daném momentě má aktivní přístup k dokumentu pouze jeden člověk (check-in/check-out - vyjmout/vložit, release - schválení), ostatní uživatelé mají možnost pouze náhledu (read only) k dokumentu. S tím je spojena funkce kontroly revizí, verzí - hledisko historie dokumentů.

· Workflow je technologie řízeného toku elektronických dokumentů, která umožňuje oprávněným uživatelů vložit vybrané dokumenty do koloběhu automatického řízení definovaných procesů. Umožňuje procesy (úkoly) zadávat, zobrazovat a kontrolovat jejich průběh a úlohy, definovat účastníky jednotlivých firemních procesů, přístupová práva pro účastníky.

· Podpora internetu umožňuje systémům DMS/PDM poskytovat okamžité a průběžně upravované informace zákazníkům, klientům, obchodníkům atd. na různých místech světa, nebo třeba jen ve vedlejší kanceláři, přičemž je zajištěna ochrana proti neoprávněnému nahlížení či zasahování do přenášených dat.

Pro úspěšné nasazení systému pro správu dokumentace je potřeba jako první krok zpracovat vstupní technickou analýzu, která musí obsahovat:

· rozbor současného stavu správy dokumentace (typů dokumentace, s jakými se ve firmě pracuje; popis atributů definující daný dokument; strukturu ukládání dokumentů na servery; přístupová a uživatelská práva jednotlivých uživatelů k dokumentům; rozsah archivu - digitálního, papírového),

· požadavky na uživatelské rozhraní,

· požadavky na bezpečnost, systémovou integraci,

· rizika řešení a návrh na jejich minimalizace,

· návrh řešení komplexní správy dokumentace (strukturu dat v úložišti dokumentů - datový sklad; definice typů dokumentů; strukturu atributů definující jednotlivé dokumenty; definice verzí, revizí; integrace do systému, např. MS Office, CAD systémů, e-mail; uživatelské přístupy pro definované skupiny uživatelů vycházející z organizační struktury dané společnosti).

Výstupním dokumentem této analýzy je vypracování dokumentů představujících metodickou přípravu pro úspěšnou implementaci SW systému správy firemních dat. Značná část těchto základních podmínek je popsána v příručce jakosti, a proto je následně snazší projektování datového modelu DMS systémů, protože firemní procesy jsou již vyzkoušeny v praxi a testovací doba při nasazování DMS systémů je tedy kratší.

Závěrem poznatek z praxe
Tento model nasazení jsme si vyzkoušeli u našich zákazníků, kde jsme v rámci vstupní analýzy vycházeli pro projektování systému z popsaných firemních procesu, jednalo se zvláště o číslování technické dokumentace, struktury ukládání, integrace mezi CAD systémem a meta-daty systému PDM, definovanými přístupovými právy. Druhým úkolem bylo souběžné nasazení obou systémů, kde ovšem musím podotknout, že jako výchozí a prvotní stav se prováděla analýza pro certifikaci a následně se definovaly typy dokumentů, struktura dat, jejich šablony, zatříďování a další atributy. U tohoto zákazníka vstoupily do procesu ještě aspekty provázanosti na již používaný ERP systém, které se v tomto okamžiku neřešily, ale v podkladech jsou popsány, a tím bude usnadněna i další etapa - propojení PDM a ERP vše pod dohledem popsaných firemních procesů v celém životním cyklu výrobku. Samozřejmě se vždy vyskytnou úskalí při nasazování informačních systémů ve společnosti. Ale mohu říci, že popsané firemní procesy usnadňují nasazení DMS/PDM systémů.

Autorka článku, Tamara Mazlová, je analytikem projektů PDM společnosti Sova Systems Č.R.