Příkladem velmi pružného stavebnicového řešení pro modelování, automatizaci a řízení podnikových procesů může být systém WOIS (Workflow Oriented Information System), který jsme několikrát úspěšně nasadili v praxi. Tento systém umožňuje maximální přizpůsobení požadavkům jak pro řízení agend, které svým charakterem k nasazení automatizovaných postupů přímo vybízejí, tak i pro agendy, které zdánlivě zautomatizovat nelze. Typickým příkladem tohoto typu je vyřizování právních případů. Je v nich mnoho manuálních operací, postup vyřizování se zdá pokaždé jiný a vyžaduje při každém kroku lidské rozhodnutí. Přesto i zde se řada kroků neustále opakuje a ty, co jsou výrazně odlišné, základní linii postupu řešení případu nikterak nenarušují. Jinak řečeno, pracovní postupy nejsou zdaleka tak jedinečné, jak to na první pohled vypadá. Typový pracovní postup může být libovolně složitý a efektivně kombinovat automatické kroky s manuálními činnostmi a individuálním rozhodováním. Tím je umožněno jak hromadné zpracování obvyklých případů, tak i řešení výjimek. WOIS je systém řízený událostmi a postup zpracování jednotlivých agend je definován a následně řízen prostřednictvím struktur uložených v databázi metadat. Definice životního cyklu každého typu objektu (případu, dokumentu) jsou uloženy v databázi jako posloupnost stavů, událostí a akcí, které daný cyklus charakterizují. Například kupní smlouva, pojistná smlouva, vymáhání pohledávky, stavební řízení apod., mají vždy přiřazen odpovídající proces, na jehož základě jsou nad případem vykonávány konkrétní akce. Procesy může metodik snadno upravovat pomocí grafického návrhu, kdykoliv je to potřeba. Běžný uživatel si pak může tento grafický popis procesu zobrazit, takže např. nový pracovník rychleji pochopí "zúřadování" i procesně složité agendy.


Obr. 1: Grafický návrh procesu

Systém WOIS respektuje vysokou frekvenci změn v organizaci práce a různorodost způsobu práce v jednotlivých agendách. Změny lze provádět přímo v produkčním prostředí a je zajištěno zachování běžících procesů. Případný přenos definice procesu mezi prostředími je řešen pomocí XML rozhraní. Oprávnění k operacím nad případy je přidělováno jednotlivým pracovníkům dle jejich rolí v systému. Počet rolí není omezen a v roli lze libovolně kombinovat oprávnění k aplikacím, datům a procesům, či jejich částem. Jeden uživatel může být zařazen do více rolí. Role mohou tvořit hierarchické stromové struktury. Počet rolí a práva jim přidělená závisejí pouze na administrátorovi systému. Uživatel má zobrazena data ve stavech, které má právo vidět, a nabídku postupu, která odpovídá jeho roli v systému.


Obr. 2: Ukázka rozhraní Web klienta systému WOIS

WOIS umožňuje snadno zavádět, sledovat a řídit administrativní procesy libovolné složitosti a věcné náplně. Může nahradit nebo doplnit úzce specializované aplikace typu podatelna, document management, CRM apod. Na základě volného definování pravidel v systému lze vybudovat řešení na míru, takže uživateli jsou poskytovány právě jen potřebné funkce. Jednotné prostředí pro správu procesů zcela různorodých agend je nespornou výhodou z hlediska správy a rozvoje řízení v rámci organizace.

Autorka článku, Blanka Hrušková, působí jako projektový manažer ve společnosti Komix.