facebook LinkedIN LinkedIN - follow
IT SYSTEM 12/2000

Průmyslový podnik po implementaci informačního systému

Jiří Löffelmann





Projekt implementace informačního systému je ukončen, pracovní stanice svítí novotou, uživatelé jsou vyškoleni a faktury dodavateli zaplaceny. Zbývá pouze začít sbírat smetanu a využít všech výhod plynoucích z používání informačního systému. Leckdo by si možná pomyslel, že je čas na to aby si projektový tým trochu vydechl, vybral stovky hodin přesčasů a dospal probdělé noci. Tento dojem je ale zcela mylný. Ta pravá práce teprve začíná. Nevěříte? V následujících bodech je popsáno několik oblastí, kterým se vyplatí věnovat pozornost po spuštění právě naimplementovaného informačního systému.

Změna procesů
Jak již bylo řečeno v předešlém článku, informační systém mění dlouholeté, v podniku zažité zvyklosti.

Tento moment může být od samého začátku zdrojem problémů. Argumenty typu : "Takhle se to u nás dělalo vždycky, tak proč bychom to teď měli dělat jinak", jsou opravdu velice časté. Zde je třeba si uvědomit, že kvalitní informační systém je navrhován se značnou, byť zobecněnou znalostí procesů v daném oboru a že obsahuje značné know how, které je obecně platné. Pokud něco funguje u celosvětového výrobce letadel, mělo by to dostačovat i pro řízení české firmy na výrobu elektrických sekaček. Výjimky jsou samozřejmě možné, ale jsou to skutečně jen výjimky.

Následuje konkrétní příklad z praxe českých výrobních podniků. U zakázkové výroby ještě často přežívá princip tzv. skladování na zakázku. Ve všední realitě to často znamená, že ve skladu je na zemi křídou označené místo, kam je ukládán materiál potřebný k výrobě konkrétní zakázky číslo jedna.

Vedle je jiné místo určené pro zakázku dva atd. Důsledkem je, že ve skladu leží řada stejných součástí (jinak řečeno skladové zásoby utěšeně narůstají) a žádnou z těchto součástí nelze jednoduše použít pro jinou zakázku než byla původně určena, pokud nemáte zcela náhodou důvěrný vztah se skladníkem. Informační systém, který se řídí předem definovanými požadavky na jednotlivé materiálové položky a prioritami danými termíny jednotlivých zakázek, minimalizuje skladové zásoby i nepostradatelné skladníky. Výsledný efekt je jednoznačný, znamená totiž snižování zásob jen na ty položky, které někdo objednal a které jsou skutečně momentálně zapotřebí.

Dalším krokem může být řízení dodávek těchto položek přímo k montážní lince metodou just in time s předpokládanou skladovou zásobou na 6, 12 nebo 24 hodin. Informační systémy mají zakomponovány celou řadu těchto logistických strategií, které v drtivé většině směřují k jedinému a tím je ekonomická efektivita.

Vyplatí se tyto strategie, kterým se také někdy říká best practises, přijmout za vlastní a odolat vábení sirén, které volají po neměnnosti starých zvyklostí.

V této souvislosti se můžeme u řady informačních systémů setkat s tzv. workflow. Co toto anglické slovo znamená? Velmi zjednodušeně je to řízené a kontrolované předávání informací v rámci informačního systému z jednoho místa na druhé, od jedné události k další tak, aby celý proces proběhl co nejrychleji a s minimální možností chyby. Klasickým příkladem je vyřizování dodavatelské faktury, nebo nákupní objednávky. Od zapsání jednotlivé faktury, nebo objednávky do informačního systému je další postup dokladu elektronicky sledován, včetně všech časových údajů u jednotlivých událostí, které se s dokladem dějí.

Při definování workflow je možné nastavit celou řadu podmínek, omezení a rozhodovacích mechanismů. Například je možné definovat, že doklad nepostoupí dál pokud nemá vyplněny všechny povinné údaje, že nákupní objednávku přesahující 100 000 Kč může vystavit jen určitý, přesně definovaný počet uživatelů v systému, že není-li doručený doklad otevřen do určité doby, dojde k upozornění na jiném místě systému apod. V této souvislosti se také definováním minimálních a maximálních dob, kdy se doklad může zdržet v jednom procesním uzlu může určit minimální a maximální doba vyřízení daného dokladu v podniku. Správné nastavení procesního toku pro workflow mnohdy odhalí naprosto zbytečné vytváření mnohačetných papírových kopií, jejich zbytečné potvrzování ve strnulých administrativních cyklech a dlouholeté skladování v šanonech, které už nikdy nikdo neotevře. Odstraněním těchto překážek se celý procesní tok maximálně zrychlí a zefektivní.

Změna kvalifikace
Všechny výše popsané změny vyplývající z podstaty informačních systému vyžadují, chtělo by se napsat pohříchu, kvalifikovaného a počítačově gramotného pracovníka. Obecně platí následující zásada.

Pracovník si musí být podvědomě jist, že používáním výpočetní techniky neudělá chybu. Musí být vnitřně přesvědčen o tom, že systém funguje správně a soustředit se pouze na obsah práce a ne na její technickou stránku. Nevěří-li někdo tomu, že kliknutím na symbolu suma pod sloupcem čísel obdrží správný součet, pak nemůže svoji práci s výpočetní technikou vykonávat plnohodnotně. Cesta k této sebejistotě je dlouhá a složitá. Vždy se vyskytnou lidé, kteří se výpočetní techniku správně ovládat nenaučí, ať již z jakýchkoliv důvodů. Zde stojí vždy za zvážení, zda by tito lidé neměli dělat práci, ke které využijí jiné dovednosti a k výpočetní technice posadit například jejich mladšího kolegu.

V otázce školení pracovníků je většinou možné se rozhodnout mezi dvěma alternativami - interní a externí školení. Obě dvě metody mají svá pro i proti.

Interní školení, prováděné například kvalifikovaným kolegou, je psychicky přijatelnější pro oba zúčastněné. Probíhá ve známém prostředí, obě strany se obvykle znají a pro většinou mladšího školitele to znamená vítanou příležitost pocvičit se v koncepčním výkladu problému a upevnit si své sebevědomí. Na druhou stranu se v tomto případě lze málokdy úplně odpoutat od všedních pracovních problémů a není zajištěno úplné vyčerpání dané problematiky.

Externí školení by mělo zaručit vysokou profesionalitu školitele a rovněž úplné soustředění na problém.

Protože však ceny za tato školení nejsou nijak nízké, využívají se většinou jen ve velmi opodstatněných případech. Obecně je možné doporučit provádět základní školení vlastními silami a speciální pokročilá školení zajišťovat u externích poskytovatelů.

Přesná data
Všechny předcházející body - správné procesní postupy, workflow i kvalifikovaní uživatelé vyúsťují v jediný, někdy ne zcela zřejmý efekt. Údaje zapisované do informačního systému musí být správné.

Tato věta může být považována za zbytečnou, možná i hloupou, ale praxe bohužel ukazuje zcela něco jiného. Odhaduje se, že proto aby výstupy z informačních systémů mohli být považovány za vypovídající, musí být přesnost vstupních údajů alespoň 95%, samozřejmě čím přesnější tím lepší.

Zajištění této přesnosti vstupů je jedním z nejdůležitějších momentů po implementaci informačního systému. Je to obtížné také z toho důvodu, že kontrola v případech, kdy systém má desítky a někdy i stovky koncových pracovišť a desetitisíce denně vykonávaných transakcí je mimořádně náročná. Cesta ke správným údajům vede přes někdy až misionářskou činnost implementátorů systému. Je třeba neustále zdůrazňovat, že každý zapsaný údaj, ať je to cena jedné pérové podložky, nebo čas potřebný k vyvrtání jednoho otvoru o průměru 2 mm má smysl jen potud, je-li přesný.

Pokud se chyby i u takto zdánlivých drobností znásobí větším počtem kusů, nebo například opakovaným použitím technologického postupu, mohou zvýšit či snížit plánované náklady o desetitisíce korun. Informační systém, který výsledný výpočet provádí je sice velmi rychlý, ale vůči chybně zadané hodnotě většinou zcela nevšímavý. S klidným svědomím započte, že tabule plechu stojí milion korun a na sražení hrany je zapotřebí tisíc minut. Každý uživatel by si měl tento fakt uvědomit pokaždé, když se přihlašuje do systému. Informace totiž mají cenu jen když jsou opravdu správné a každá pyramida se skládá se zrníček písku, která nanosili malí mravenečci.

Agregované informace
Pokud jste schopni zajistit přesné vstupy dat do informačního systému po určitou dobu (například několik měsíců, nebo let) je možné přistoupit k další fázi jejich využití. Obecně lze mluvit o agregovaných informacích. Každý den se z mnoha koncových pracovišť informačních systémů sbíhají jednotlivé údaje do centrálních databází. Teprve souhrnné, nejrůznějším způsobem slučované, filtrované a tříděné pohledy na tyto informace přináší kýžený informační efekt. Tyto výsledky se mohou prezentovat v řadě nejrůznějších tiskových sestav, tabulek a grafů.

Je dobré si uvědomit, že například vrcholový manažer má málokdy čas a trpělivost probírat se stohy potištěného papíru. Velmi se osvědčují až na úroveň samostatné ikony předdefinované grafy, které na kliknutí myši přehledně zobrazí vývoj hlavních trendů, které jsou pro manažery zajímavé. Namátkou lze jmenovat například stav zásob, stav rozpracované výroby, vývoj prodeje, závazky a pohledávky a mnoho jiných, závisejících na typu výroby, způsobu řízení, metodách prodeje a různých dalších faktorech. Pro tyto účely existuje řada speciálních aplikací typu MIS - manažerský informační systém (někdy také EIS), které mohou fungovat jako nadstavby bázových informačních systémů, popřípadě i samostatně. Jejich účelem je zabránit tomu aby výstupy z informačního systému zůstaly jen na úrovni referentů, případně středního managementu. To by totiž znamenalo, že efekt implementace informačního systému nebude nikdy úplný.

Následnou kapitolou může být dolování informací z tzv. datových skladů, kde je možné například pomocí metod OLAP vysledovat nejrůznější souvislosti. Datový sklad může být naplněn z řady heterogenních a historicky nesouvisejících zdrojů, které po příslušném přezkoumání mohou vydat netušená tajemství. Využití informací získaných za historicky delší úsek je velkou konkurenční výhodou, kterou má každý podnik jen ve svých rukou.

Závěr
Formálně dokončený projekt implementace informačního systému ještě nezaručuje plnohodnotné naplnění původně definovaných cílů. Využití všech best practises informačního systému, zrychlení toku dokladů, informačně gramotní uživatelé, co nejpřesnější vstupní údaje a správně definované výstupní pohledy na informace jsou základními stavebními kameny pro úspěšné a dlouhodobé využívání informačního systému.

Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.


Inzerce

Konec papírování, digitalizujte a usnadněte si práci!

IT Systems 3/2024V aktuálním vydání IT Systems jsme se zaměřili na vývoj digitalizace ve světě peněz, tedy v oblasti finančnictví a pojišťovnictví. Dozvíte se například, proč je aktuální směrnice PSD2 v inovaci online bankovnictví krokem vedle a jak by její nedostatky měla napravit připravovaná PSD3. Hodně prostoru věnujeme také digitalizaci státní správy a veřejného sektoru, která nabírá obrátky.