Výběr dodavatele
Další částí postupu přípravy společnosti na zavádění a inovaci IS/IT je důkladná příprava managementu firem a institucí na výběr dodavatele. Nestačí pouze výběr dodavatele organizačně připravit a zajistit, ale je také potřebné poznat principy moderních informačních systémů a informačních technologií z pohledu efektů, které přinášejí. Znalost těchto principů může usnadnit řídícím pracovníkům hodnocení nabídek dodavatelských firem (úvodních studií) a tím i samotný výběr dodavatele. Kvalita výběru má značný dopad na kvalitu informačního systému firmy i na celkovou účinnost procesu jeho zavádění.

Vybraná dodavatelská firma by měla zaměstnávat široké spektrum specialistů na různé oblasti informačních systémů a informačních technologií, mít kvalitní zázemí technických prostředků i základního a aplikačního software, nabízet kvalitní poprodejní servis a mít podporu stejně spolehlivých subdodavatelů.

Kooperace s takovým dodavatelem - systémovým integrátorem (ať již půjde o dodávku či outsourcing) přinese do firmy i nejnovější znalosti o vývoji a využívání nových komponent IS/IT tak, aby vše směřovalo k vytvoření komplexního informačního systému.

Krok první - příprava výběrového řízení
Je všeobecně známo, že výběr systémového integrátora lze uskutečnit na základě výběrového řízení, doporučení třetí strany nebo doporučení poradenské firmy. V současných podmínkách ČR lze k výběru systémového integrátora jednoznačně doporučit výběrové řízení (tender), neboť značně snižuje riziko ovlivnění výběru dodavatelskou firmou.

Má-li však výběrové řízení přinést očekávaný efekt, tedy zajistit kvalifikovaný výběr budoucího dodavatele, musí být důkladně a zodpovědně připraveno. Jedná se o zajištění srovnatelnosti nabídek, o zabudování specifik firmy či instituce vypisující tender do výběrových kritérií a vah a o zajištění nezávislých konzultantů pro posuzování nabídek.

Závažným krokem je následující vyhodnocení prvního kola nabídek. Vyhodnocení by měli provádět vybraní zástupci odběratelské firmy, v čele s informačním manažerem a dalšími zástupci vrcholového managementu spolu s externími konzultanty. Složení výběrové komise je velmi důležité, především vzhledem ke kvalifikaci, kompetentnosti a stupni odpovědnosti jejich členů.

Součástí vyhodnocení by mělo být také ověřování u referenčních aplikací (u zákazníků, kde je podobný systém již provozován). Ověření referenční aplikace u zákazníka s podobnou orientací může informovat o funkčnosti celého řešení i přístupu dodavatele k zákazníkovi v průběhu vývoje i užívání systému.

Krok druhý - posouzení celkové koncepce řešení IS/IT
Pro hodnocení úvodních studií se musí vedení firem mimo jiné připravit na posuzování kvality celkové koncepce řešení informačního systému.

Cílem tohoto kroku je:

. získat pro řešení informačního sytému takové složení programových a technických prostředků, které nejlépe odpovídá potřebám firmy či instituce,

. dosáhnout vhodným výběrem optimálního poměru cena/výkon z hlediska dodávky celého informačního sytému a informačních technologií (potřebný výkon za odpovídající cenu).

Z hlediska celkové koncepce řešení informačního systému se posuzuje:

. zajištění přístupu k externím informačním zdrojům
. ochrana systému před zastaráním
. výše nákladů na informační systém a informační technologie
. pravděpodobná rychlost budování aplikací
. pravděpodobná rychlost modifikování aplikací v souladu s podnikatelskými příležitostmi
. možnost propojovat aplikace s jinými systémy
. využití již vynaložených hardwarových a softwarových investic firmy do stávajícího IS a IT ve firmě
. bezpečnost informačního systému

Z pohledu současných potřeb řízení je důležité umožnit vstup externích informací do informačních systémů firem a institucí, což znamená zpracovávat informace zevnitř i zvenčí a prezentovat je formou čitelnou a přístupnou těm, kteří s nimi ve firmě pracují. Dále pak využívat i nadále dat zpracovávaných často celou řadu let a umístěných na různých počítačích uvnitř i vně firem a institucí, spolu s informacemi přibývajícími do nových databází. To vyžaduje propojování nových a starých databází stejně jako nových a starých počítačových systémů.

Krok třetí - posouzení projektového přístupu
Volba přístupu k projektování, vhodného pro konkrétní podmínky v dané firmě či instituci, hraje také významnou roli. Právě zvolený přístup k projektování informačního systému může ovlivnit konkurenceschopnost firmy, protože rozhoduje o rychlosti zavedení změn.

Vhodným doplněním klasického přístupu k projektování informačních systémů a datového modelování je prototypový přístup podporující výše uvedené principy inženýrství. Prototypový přístup k projektování lze za určitých předpokladů s výhodou použít pro tvorbu informačních systémů v aktuálních podmínkách ČR. (Další současné přístupy jako např. Rapid Application Development a Inkrementální vývoj IS vycházejí z jeho principů).

Předpokladem pro uplatnění prototypového přístupu je ze strany dodavatele zkušený kvalifikovaný tým projektantů, řešení na bázi client-server architektury a užívání kvalitních vývojových nástrojů.

Zde je vhodné připomenout výhodu pořízení IS/IT dodavatelským způsobem, kdy se zúročí několikanásobné zkušenosti systémového integrátora se zaváděním informačních systémů, neboť rychlost vyvíjení prototypu je důsledkem zkušeností členů týmu z vývoje předchozích systémů.

Je třeba vycházet z toho, že projektování IS/IT je inženýrská činnost, a mělo by proto respektovat inženýrský přístup k řešení problémů - hledat nejjednodušší řešení, uvažovat celistvě, chápat inženýrství jako kompromis a respektovat, že inženýrské produkty musí sloužit lidem.

Krok čtvrtý - kontrola ošetření lidského faktoru v návrhu
Vzhledem k žádané účinnosti informačního systému je potřebné sledovat také ergonomickou kvalitu navrhovaného technického řešení, se kterým budou zaměstnanci firmy či instituce pracovat a ergonomickou úroveň aplikačního software. Zahraniční zkušenosti ukazují, že mnohé informační systémy neuspěly právě proto, že nerespektovaly lidské schopnosti a omezení.

Potřeba kontroly ošetření lidského faktoru vyplývá z charakteru současného období, označovaného jako období změn. Lidé užívající výpočetní systémy jsou stále nuceni se těmto změnám přizpůsobovat. Nikdy dříve nedošlo k tak mohutnému vlivu nové technologie na různorodou populaci jako v současném období, nazývaném "informační éra".

Kvalita ošetření lidského faktoru v návrhu ovlivňuje produktivitu člověka, který pracuje s informačními technologiemi, a spolehlivost celého informačního systému, rozhoduje o jeho celkové pružnosti a adaptabilitě. Účinný informační systém musí efektivně využívat obou svých složek, automatizované i neautomatizované, a tak přispívat ke zvýšení kvality řízení.

Shrnutí druhé části postupu
Příprava na výběr dodavatele IS/IT je důležitá zejména z pohledu zvýšení informovanosti vrcholového vedení firmy či instituce o vývoji a možnostech informačních systémů a informačních technologií, a tím zajištění kvalifikovaného výběru jejich generálního dodavatele - systémového integrátora.

V závěru této fáze by mělo vedení firmy mít hotový poptávkový dokument, spolu s kritérii a vahami pro jeho vyhodnocování a být teoreticky připraveno na vlastní akt výběru. Pak je teprve vhodné přípravu na změnu informačního systému ukončit a jednoznačně určit dodavatele, se kterým firma či instituce uzavře kontrakt na dodávku informačního systému.

Závěr
Obecně se má za to, že účinný informační systém může pomoci od mnoha potíží, se kterými se musí vedení firem potýkat. Problémem ale zůstává, jak jej efektivně budovat a provozovat, zejména v současné době, kdy zpracování informací začalo být nástrojem konkurenčního boje mezi firmami a možností získat určitou konkurenční výhodu. Navíc je každá firma jiná a jiná bude i její cesta k úspěšné realizaci a využívání informačního systému. Přesto lze doporučit určitý přístup k zavádění a inovacím informačních systémů a informačních technologií, a upozornit tak vedení firem na činnosti, jejichž realizace podpoří dobrou kvalitu budoucího informačního systému, a které nelze při zavádění a inovacích IS/IT zanedbávat.

Vysoké investice do moderních informačních systémů a informačních technologií nejsou automatickou zárukou jejich efektivnosti. Zavádění IS/IT bez jasného cíle a bez cílevědomého vytváření podmínek pro jejich rozvoj a efektivní užívání nemá smysl. Při současném tempu rozvoje informačních technologií a ve specifických podmínkách České republiky, kde změny v ekonomice, legislativě a celé společnosti přinášejí na jedné straně neustále nové podnikatelské příležitosti a na straně druhé spoustu rizik, je rozhodování o dalším vývoji informačních systémů firem pro vedení těchto firem obtížným úkolem, k jehož řešení by mohl uváděný postup přispět.

Po realizaci uváděných činností se značně zvyšuje pravděpodobnost, že investice vložené do informačního systému a informačních technologií přinesou očekávaný efekt, že informační systém firmy bude pružný a efektivní, přispěje ke zvýšení kvality řízení ve firmě a posílí její konkurenceschopnost. To by ve svém důsledku mělo vést ke spokojenosti jak vedení firmy či instituce, tak všech jejich zaměstnanců.

V současné situaci firem v ČR může být obtížné nalézat kapacity na v práci doporučované činnosti, které zdánlivě nejsou produktivní. Je však potřebné vnímat, že právě tyto činnosti zajišťují udržení celého vývoje informačního systému pod kontrolou. Zavedení těchto činností do života firem vyžaduje značnou změnu v myšlení lidí ve firmách.

Literatura:

. Donovan,J.J.: Business Re-engineering with Information Technology, Prentice hall, 1994

. Lacko,B., Veselý,V., Hajkr,J.: Současné bariéry zavádění informačních technologií v ČR, Systémová integrace, roč.3.,č.2., Praha, 1996

. Tvrdíková,M.: Zavádění a inovace informačních systémů ve firmách, GRADA Publishing, 2000

Autorka pracuje ve VSB - Technické univerzitě Ostrava, Ekonomické fakultě Katedry informatiky v ekonomice.