1. Zabezpečení dokumentů
Studie týkající se případů zneužití dat ukazují, že nejčastější problémy nastávají u bývalých, ale i stávajících zaměstnanců společnosti. Moderní DMS systémy přináší výrazné zvýšení bezpečnosti dat. Dokumenty jsou automaticky archivovány na administrátorem definovaném zařízení, kterým může být dokumentový server, databáze nebo například jukebox. Uživatelé tedy nemohou ovlivnit uložení souboru a lze striktně nastavit též pracovní adresáře, takže je vedle bezpečnosti zaručeno i dodržení pořádku. Uživatelský účet aplikace ověřuje buď samostatně, nebo s návazností na OS, administrátor přiřazuje vedle standardních také speciální práva ke kontrole, schvalování, revizi, předávání úkolů atd. Pro minimalizaci úniku dat lze řešit i například potlačení tisku nebo zákaz kopírování.

2. Řízení změn
Sofistikované DMS řídí také úpravy jednotlivých dokumentů. Například v systému TreeINFO je uživatelům s právem modifikace umožněno pro editaci použít tzv. vydání z archivu, čímž dojde k vytvoření duplikátu do pracovní složky z aktuální archivované verze. Vznikne tak automaticky verze nová (způsob značení nastavuje administrátor), jež bude po finalizaci opět vložena do archivu. Dokončí-li se úpravy jednotlivými zaměstnanci, osoba s právem podpisu může provést schválení, čímž uzavře řadu verzí a redukuje další změny pro uživatele oprávněné revidovat. Kliknutím na ikonu dokumentu se poslední verze zobrazí prostřednictvím asociované aplikace nebo interního prohlížeče, systém samozřejmě nabízí i seznam, odkud lze prohlížet verze předchozí. Přístup pouze ke čtení může být omezen na prezentaci schválené podoby.

3. Delegace procesů
Přímo ke konkrétnímu dokumentu lze definovat procesy různého typu. Jde o řízenou editaci pouze vybranými uživateli, proces schvalování faktur, objednávek, revize výkresové dokumentace, skartační mechanismy po uplynutí doby archivace, přezkoumání dokumentace ISO, oficiální notifikace o změně směrnic atp. K tomu slouží moduly správy úkolů, workflow aj., které prezentují stav procesu. Neobíhají zde vlastní soubory, ale pouze informace s nimi spojené, přičemž uživatelé disponují různými možnostmi týkajícími se například přeposílání na jinou osobu, ukončení procesu, pověření jeho správou, ...
Samozřejmostí je upozorňování na požadavek (i pomocí el. pošty), ale i na nesplnění za určitý časový interval. Pracuje se s funkcemi podle organizační struktury včetně zastupitelnosti rolí. Základním nastavením pro odesílatele program zabezpečí striktní dodržení předepsaného procesu, nebo naopak volnost při tvorbě cesty a podmínek pro jednotlivé pozice ve workflow.

4. Rychlé vyhledání
DMS produkty poskytují řadu nástrojů pro rychlé vyhledání požadované informace. Vedle několika variant dotazů nad tzv. metadaty (atributy) evidovanými k dokumentu, které se zadávají prostřednictvím jednoduchých formulářů nebo pomocí SQL jazyka, je možné vyhledávat též na základě názvu a popisu objektu. Tato zapisovaná kritéria systémy dokáží ukládat, čímž vznikne vlastně aktualizovaný seznam dokumentů splňujících předepsanou podmínku. Význam je ten, že na jedinou verzi, například smlouvy, někteří zaměstnanci přistoupí v podsložce celého projektu, a naopak jiní ji otevřou ze seznamu všech smluv. Pracuje se i s dotazy časovými, typu všechny naskenované faktury (většina DMS nabízí skenovací modul) se splatností maximálně do tří dnů. Pro dokumenty s netypickým obsahem znamená přínos fulltextové vyhledávání.

5. Efektivnější práce uživatelů
Pokročilejší aplikace mají možnost přizpůsobit klientskou stanici uživateli „na míru“. V případě produktu TreeINFO se konfiguruje jednoduchý soubor, kde bez znalostí programování dosáhne administrátor tohoto cíle. Jsou potom k dispozici tlačítka, která přímo založí novou košilku zakázky s podsložkami pro nabídky, objednávky, výkresy aj., včetně již nastavených přístupových práv, a dokonce třeba i předpřipravených vzorů dokumentů, na skenovacím pracovišti dojde jedním klikem k digitalizaci... DMS obecně nabízejí nástroje pro odesílání elektronickou poštou, tisk, vytváření zástupců a jiné operace, které se tak provádějí pohodlněji a rychleji.

6. Reporty a monitoring
Pomocí dotazů, ale i systémových nástrojů získají uživatelé, nebo pouze správce systému seznam všech položek podle zadaného kritéria – například nabídky pro požadovanou společnost, přijaté objednávky v konkrétním období, výpis procesů ukončených nebo nesplněných v termínu určitou osobou. Sledovat lze i kompletní činnosti prováděné s dokumentem.

Závěr
Vedle potřeby zdokonalování a rozšiřování nástrojů pro práci s dokumenty, podporovaných formátů, platforem a zvyšování bezpečnosti existuje trend vytvářet celopodnikový informační systém s vazbou na účetní, případně jiné aplikace, v němž je stěžejním objektem dokument.

Autor článku, Ing. Zbyněk Lebeda, je product managerem společnosti Syconix.