Cílové trhy a partnerská spolupráce

Vsetínská společnost KS – program vznikla v roce 1991. V současné době zaměstnává 23 pracovníků a celkem obsluhuje 406 zákazníků v České republice i na Slovensku. V průmyslových podnicích zaujímají aplikace KS přibližně deset procent trhu. Největší podíl činí automobilový průmysl, kde je využívá asi patnáct procent všech podniků tohoto odvětví. KS má zastoupení také ve státní správě, používají jej tři z devíti krajských úřadů v ČR.
Pro společnost zabývající se HR (human resources) aplikacemi je velmi důležitá spolupráce s ostatními softwarovými producenty, zejména dodavateli ERP systémů. KS – program se v této oblasti zaměřuje na dodavatele světových řešení. Exkluzivní partnerství pro výhradní integraci aplikací KS do ERP systémů má uzavřené se společností Epicor Software Czech, otevřenou formu spolupráce pak například se SAP ČR, S&T CZ, Karat Software, Aquasoft nebo Webcom Axperience. Společnost dále uzavírá partnerství také s dodavateli docházkových a stravovacích systémů a poskytovateli outsourcingových služeb v oblasti účetnictví, mezd a personalistiky. Sama se zaměřuje výhradně na svůj hlavní předmět podnikání – vývoj a dodávku HR aplikací.

Produktové portfolio pro řízení lidských zdrojů

Společnost KS – program nabízí několik variant personálních a mzdových informačních systému, které se od sebe odlišují komplexností a mírou pokrytí jednotlivých oblastí řízení lidských zdrojů. Základní varianta systému KS mzdy v sobě zahrnuje tři klíčové moduly: Mzdy, Personalistika a Dokumenty. Na jednotnou datovou základnu pak lze dále navázat několik volitelných modulů pro potřeby efektivnějšího řízení lidských zdrojů, jako jsou například Systemizace organizace, Hodnocení a motivace, Sociální program, Adaptační proces a další. Podle svých požadavků zákazník může zvolit jednu ze dvou pokročilejších variant systému, tzn. KS mzdy Plus nebo KS mzdy Profi, případně může do základního řešení napojovat individuálně vybrané moduly.
KS – program nabízí rovněž „odlehčené verze“ svých aplikací. Produkty KS mzdy Start a KS mzdy Easy jsou určené zejména pro malé společnosti a KS personalistika zase pro organizace, které z určitých důvodů nepotřebují modul Mzdy (např. chtějí pro jejich výpočet využívat funkcionalitu ERP řešení). Všechny produkty podporují českou i slovenskou legislativu. Vlastní řízení lidských zdrojů lze v příslušné jazykové mutaci použít i v mnoha dalších zemích.

Pracovní poměry zaměstnance v náhledu přes KS Portál

Architektura a technologie systému

Informační systém KS mzdy je postaven na dvouvrstvé architektuře klient/server a podporuje všechny běžné databázové platformy, jako jsou DB2, Informix, Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase, PostgreSQL nebo MySQL. Na straně klienta i serveru je aplikace provozována v prostředí operačního systému MS Windows. Na straně serveru je možné provozovat databázi také na platformě Linux a Unix.
Zákazníci mají k dispozici také aplikaci KS portál, vybudovanou na třívrstvé architektuře, v níž jednu vrstvu tvoří webový klient, další pak aplikační a databázový server. KS portál umožňuje jednoduchý přístup k vybraným informacím prostřednictvím webového prohlížeče. Z obou výše uvedených klientských systémů uživatel vstupuje do téže databáze. Aplikace KS mzdy podporuje také terminálový přístup, který funguje na bázi MS Terminal Server nebo Citrix MetaFrame.
K vývoji KS aplikací slouží produkt Sybase PowerBuilder, který nahradil dříve používané prostředí Informix-4GL. Jedná se o vysoce efektivní nástroj, který programátorům značně zjednodušuje práci, poskytuje široké spektrum komplexních funkcí a umožňuje v rámci jediného prostředí souběžně provádět více různých činností, jako například vývoj klient/server aplikací, práci s databázovými objekty, tvorbu skriptů a šablon pro aplikace s HTML nebo XML uživatelským rozhraním atd.

Uživatelské rozhraní a ovládání systému

Ovládání aplikace je poměrně jednoduché, protože vychází z principů MS Office. Používá hromadné zpracování dat, a to tak, že uživatel nejprve vybere skupinu lidí, s nimiž chce pracovat, následně vstoupí do konkrétní agendy a upravuje údaje společné pro vybranou skupinu. Při práci lze přepínat mezi třemi možnostmi zobrazení a těmi jsou – pohled, editace a sestava.
Uživatel může v určité oblasti aplikaci uzavřít a zabránit tak komukoliv dalšímu měnit vybrané informace. Tato funkce je významným pomocníkem zejména pro mzdové účetní, které si mohou na nevyhnutnou dobu uzamknout například připravené podklady pro zpracování mezd a nikdo další tak nemůže tyto údaje měnit.
K filtrování údajů má uživatel k dispozici jednoduché i složitější verze filtrů. Ten nejjednodušší umožňuje přepínat mezi pohledem na všechny, na vybrané nebo na tzv. zaměstnance po výstupu. K dalším možnostem patří jednoduchý vícekriteriální nebo tzv. křížový filtr, který nabízí výběr údajů nad různými agendami.
Důležitým aspektem uživatelského komfortu je bezesporu kvalitní kontextová nápověda. Ta má v KS aplikacích podobu příručky a lze ji vyvolat z jakéhokoliv místa v systému. Pro nového uživatele existuje funkce průvodce, která jej provede aplikací a názorně předvede základní úkony – od zavedení nového zaměstnance a jeho rodinných příslušníků do systému až po vystavení pracovněprávních dokumentů.

Plánování a řízení kariéry

Možnosti přizpůsobení a nastavení parametrů

V informačním systému KS mzdy existuje téměř pět set různých parametrů pro nastavení požadovaného chování aplikace. Uživatel si například pro zjednodušení a urychlení své práce může sám sestavit pracovní plochu tak, aby obsahovala pouze nejpoužívanější agendy a vyhovovala jeho zvyklostem. Uživatelské úpravy lze provádět také na straně výstupů. Aplikace obsahuje více než šest set standardizovaných sestav a dalších výstupů, které je možné dále upravovat, například přidáváním nebo skrýváním sloupců. Uživatel si může pomocí tzv. generátoru sestav vytvořit také svou vlastní sestavu. Buď vybere připravené databázové položky a jednoduše je umístí do sestavy, nebo pomocí jazyka SQL vytvoří vlastní databázové dotazy. Společnosti s mezinárodní působností určitě ocení možnost vícejazyčných výstupů. Sestavy a další výstupy lze převést do přednastaveného jazyka použitím příslušného tlačítka.

Základní moduly a funkce systému

Informační systém KS mzdy je modulární řešení, které se skládá ze tří základních (Mzdy, Personalistika a Dokumenty) a několika nadstavbových modulů, které lze různě kombinovat dle přání zákazníka. Moduly Mzdy a Personalistika tvoří jádro celého systému a jsou obsaženy ve všech variantách KS aplikací. Výjimkou je pouze produkt KS personalistika, který neobsahuje funkcionalitu pro zpracování mezd.
Obsahem personální evidence jsou veškeré informace o zaměstnancích, od osobních údajů přes evidenci závazků a archivaci pracovně-právních dokumentů až po sledování cestovních příkazů nebo platového postupu. Personální evidence poskytuje údaje pro mzdové účtárny a personální oddělení a tvoří základnu pro personální informační systém podniku.
Modul Mzdy umožňuje zpracování všech typů mezd pro všechny druhy pracovních poměrů včetně výpočtu daní a odvodů sociálního a zdravotního pojištění. Umožňuje počítat mzdy dle informací z docházky, výroby nebo na základě dopočtu do časového fondu. Podporuje českou a slovenskou legislativu. Při zpracování mezd lze pracovat buď hromadně (tj. výběrem několika zaměstnanců najednou a postupným zpracováním všech náležitostí), nebo postupně po jednom osobním čísle. Ve druhém případě lze využít funkce tzv. express okna, v němž uživatel vidí najednou všechny potřebné informace o vybraném zaměstnanci (osobní údaje, mzdové údaje, informace o pracovním poměru, ošetření úrazu, pracovní neschopnosti atd.).

Evidence lékařských prohlídek

Užitečné vlastnosti pro praktické použití

Při pravidelné měsíční uzávěrce je potřeba pokaždé vytisknout celou řadu různých sestav a rekapitulací. Pro zjednodušení této pravidelně se opakující akce byla v systému vytvořena funkcionalita pro hromadný tisk vybraných dokumentů, který lze vyvolat pouze jedním tlačítkem. K hromadnému tisku je v základu určeno deset nejpoužívanějších sestav, jako jsou přehled zaplaceného sociálního pojištění, výkaz dávek nemocenského, soupis srážek ze mzdy apod. Zákazník si tuto funkčnost samozřejmě může upravit dle svého přání a výstupy určené k hromadnému tisku rozšířit či jinak upravit.
V praxi se často stává, že zaměstnanci zapomínají nahlásit změny o své osobě, které jsou důležité z hlediska personalistiky a výpočtu mezd (např. narození dítěte). Aplikace KS mzdy počítá i s touto situací a umožňuje dané informace dodatečně opravit prostřednictvím tzv. zpětných propočtů, kdy se změněné údaje zavedou do systému v aktuálním období a následnými korekcemi se opraví. Legislativní podmínky přitom zůstávají zachovány.
KS aplikace také obsahují tzv. systém varovných hlášení, který slouží k eliminaci chyb. Tento systém upozorňuje uživatele na důležité události a kritické stavy v termínech (např. dovršení 26 let a ztráta nároku na daňové úlevy, konec mateřské dovolené, konec platnosti osvědčení apod.), které si sám určí.

Tvorba a popis pracovních míst

KS aplikace poskytují nástroje pro tvorbu a systemizaci pracovních míst, a to v modulech nazvaných Popis pracovního místa a Systemizace pracovních míst. Prvně jmenovaný umožňuje evidovat a sledovat činnosti na daném pracovišti, včetně požadavků na kvalifikaci, praxi a vlastnosti zaměstnance, který má zastávat konkrétní pracovní pozici. Popis obsahuje celou řadu detailních informací, jako jsou například požadavky na kompetence, školení, lékařské prohlídky apod. Propojení s personální evidencí pak poskytuje přehled o zaměstnancích na vybraném pracovním místě, případně i o těch, kteří danou pozici zastávali v minulosti.
Systemizace pracovních míst slouží k uspořádání jednotlivých pozic do organizační struktury tak, aby odrážela skutečné nebo plánované uspořádání firmy. Přitom se nejedná pouze o grafickou vizualizaci organizační struktury, ale o komplexní personální plánování. Uživatel může přímo do organizační struktury zadat nové pracovní místo včetně požadavků na zaměstnance a prostřednictvím propojení s evidencí uchazečů vybrat nejvhodnějšího kandidáta, případně přeřadit na novou pozici některého ze stávajících pracovníků.

Sociální programy

Vzdělávání, ochrana zdraví a evidence pomůcek

Školení, vzdělávání a výcvik zaměstnanců je jednou z nejdůležitějších, ale často i podceňovaných součástí řízení lidských zdrojů. V aplikaci KS mzdy je k tomu účelu určen samostatný modul, který umožňuje sledovat plnění kvalifikačních požadavků na zaměstnance, evidovat a vyhodnocovat jednotlivé vzdělávací akce včetně jejich nákladů, automaticky plánovat školení a vzdělávání na celý rok a evidovat platnost průkazů a osvědčení. K naplánování vzdělávací akce stačí použít jedno tlačítko, které vyvolá proces prohledávání propadlých školení a certifikací u všech zaměstnanců, vytvoří skupiny lidí se stejným požadavkem a naplánuje pro ně adekvátní školící akci. Úkolem personalisty je pak pouze stanovit datum daného školení a zaslat účastníkům pozvánky. Pozvánky lze vytisknout přímo ze systému nebo okamžitě elektronicky rozeslat konkrétním zaměstnancům.
Podobným způsobem jako vzdělávání funguje i modul Ochrana zdraví při práci, v němž se mimo jiné plánují a evidují lékařské prohlídky (zákonné i specifické) a očkování při cestách do zahraničí, sledují se úrazy a drobná poranění, jejich příčiny a statistiky za jednotlivá střediska nebo pracoviště. Přímo ze systému je možné tisknout formuláře pro lékaře, případně jim zasílat potřebné informace elektronickou poštou.
S ochranou zdraví při práci úzce souvisí také funkčnost modulu Pracovní pomůcky, který eviduje pracovní a ochranné pomůcky na skladě a sleduje jejich příjem a výdej zaměstnancům. Výhodou je možnost sledovat pomůcky dle velkostí, rychlost jejich opotřebení u konkrétních zaměstnanců a na základě těchto údajů nakupovat správné ochranné prostředky v odpovídajících termínech. Jde zejména o oblečení, bezpečnostní prostředky nebo pracovní nářadí, další věci, jako například mobilní telefony nebo notebooky, se evidují v personalistice formou závazků.

Motivace zaměstnanců a řízení kariér

Hodnocení a motivace zaměstnanců je specifický modul zaměřen na tvorbu a evidenci hodnotících akcí. Firmy si ho většinou upravují podle svých představ a vlastních pravidel. Hodnocení je možné provádět jednorázově nebo periodicky, a to buď za jednotlivce, nebo celé pracovní skupiny. Zákazník si může vybrat z několika přednastavených možností hodnocení, případně požádat o zakázkovou úpravu.
Hodnocení zaměstnanců je provázáno jak s modulem Školení, vzdělávání a výcvik, tak i s modulem Plánování a řízení kariéry, který firmy obvykle používají při realizaci motivačních programů. Každému zaměstnanci je možné v systému vytvořit osobní kariérní plán, v němž jednoznačně vidí plán svého profesního růstu a požadavky nutné pro dosažení jednotlivých milníků. Personalistům zase slouží jako podklad pro plánování a přípravu lidí na jednotlivá pracovní místa.

Systemizace pracovních míst

Odměňování a sociální programy

S hodnocením pracovníků úzce souvisí i jejich odměňování. Modul Plánování mzdových prostředků umožňuje plánovat finanční prostředky určené pro odměňování a porovnávat vytvořený plán s jejich skutečným čerpáním. Konkrétní nastavení modulu závisí na zvyklostech a požadavcích daného zákazníka. Mzdové prostředky lze plánovat dle pracovních míst, za využití tarifů, nebo různých propočtových koeficientů.
Organizace může zaměstnancům kromě finanční odměny poskytovat i různé sociální výhody. Systém KS mzdy má pro evidenci a sledování těchto benefitů modul Sociální program. Každý zaměstnanec má vytvořen svůj vlastní účet s přiděleným počtem bodů (nebo korun), které pak může převádět na vybrané sociální výhody. Body do sociálního programu si stanovuje organizace sama dle vlastních předpisů. Mohou být rozdělené stejnou mírou mezi všechny zaměstnance, případně lze jejich přidělování provázat s jejich hodnocením. V sociálních programech se nejčastěji sledují penzijní připojištění, stravenky, permanentky na sportovní aktivity, vstupenky na kulturní akce nebo příspěvky na dovolenou.

Příjem a adaptace nových zaměstnanců

K vedení kompletní evidence uchazečů o zaměstnání i přijatých pracovníků disponují KS aplikace modulem Uchazeči o zaměstnání. Kromě získávání a shromažďování osobních údajů o uchazečích je uvedený modul významným pomocníkem při plánování a průběhu celého výběrového řízení. Usnadňuje jeho organizaci, administrativu a komunikaci s jednotlivými uchazeči. Systém dokáže na základě stanovených kritérií vybrat z databáze uchazečů nejvhodnějšího kandidáta na obsazované místo, nebo naopak vybranému uchazeči přidělit vhodnou pozici.
Pro práci s nově přijatými zaměstnanci je určen model Adaptační proces, který pomáhá s jejich začleněním do kolektivu a pracovního procesu. Jeho obsah závisí na zvyklostech a pravidlech organizace. Někdy se jedná o pouhé seznámení s pracovním prostředím, kolegy a vnitřními předpisy, v jiném případě jde o souhrn školení a kurzů, které musí nově příchozí zaměstnanec absolvovat. Základními výstupy aplikace v této oblasti jsou adaptační plán zaměstnance, typové plány, seznam požadavků nebo hodnocení adaptačního procesu.

Výběrová řízení

Specifika licenční politiky

Mzdové a personální informační systémy jsou typické tím, že je využívá jen malý okruh zaměstnanců. Ani systém KS mzdy se nevymyká tomuto faktu. Průměrný počet jeho uživatelů ve středně velké firmě do 250 zaměstnanců se pohybuje od dvou do deseti pracovníků (s výjimkou portálového řešení, které je dostupné všem zaměstnancům dané organizace). Existují však i případy, kdy jsou všichni pracovníci firmy zároveň i uživateli HR systému. Takovým zákazníkem je například společnost Servisbal Obaly.
Nelze se proto divit, že cena licence se odvíjí od počtu zpracovávaných osobních čísel, nikoliv od počtu uživatelů, jako je to obvyklé například u ERP systémů. Licencování je degresivní – čím více osobních čísel společnost zpracovává, tím nižší je cena za jedno osobní číslo. Licenci lze zakoupit jak v hotovosti, tak formou splátkového prodeje, případně dlouhodobého pronájmu. Servisní poplatek činí 18 procent z celkové ceny licence.
Zákazník má v ceně licence nárok na tzv. tříměsíční prázdniny. Tuto možnost uvítají zejména organizace, které nárazově nabírají brigádníky pro realizaci konkrétní zakázky nebo pro sezonní práce. Systém při náboru většího počtu pracovníků překračujícího počet licencí upozorní, že do určitého termínu je nutné tuto situaci vyřešit. Stanovený termín představuje právě zmiňované licenční prázdniny, během nichž může organizace zaměstnávat více pracovníků, aniž by musela rozšiřovat licenci. Pokud po uplynutí této doby společnost nově přijaté zaměstnance opět propustí, varovné hlášení se přestane zobrazovat. Typickým uživatelem tříměsíčních prázdnin v licenční politice aplikace KS mzdy je společnost Mora Moravia. Ta se zabývá výrobou bíle techniky a v předvánočním období, kdy pravidelně zaznamenává zvýšený zájem o své zboží, přijímá sezonní pracovníky.

Hana Klčová je šéfredaktorkou portálu CVIS.CZ, odbornou asistentkou Fakulty managementu a ekonomiky UTB ve Zlíně a analytičkou poradenské společnosti CVIS Consulting. Denisa Ferenčíková je asistentkou Fakulty managementu a ekonomiky UTB ve Zlíně.