Podnikový portál představuje odpověď na problém, který přináší bouřlivý rozvoj informačních technologií v podniku - problém informačního zahlcení. Změny ve fungování podniků, jako je přesun pravomocí na "provozní" pracovníky, rozšiřování nabídky služeb nebo fúze a akvizice, zvyšují počet informačních systémů, databází a aplikací provozovaných v podniku. Navíc souběžně s tímto trendem dochází také ke změnám pravomocí pracovníků a vyrovnávání organizačních struktur. Tam, kde v minulosti rozhodoval o cenové politice výhradně obchodní ředitel, mají nyní tyto pravomoci jednotliví obchodní zástupci. Toto rozšiřování pravomocí a činností jednotlivých pracovníků pak z pohledu informačních technologií znamená, že tito zaměstnanci nyní musí při svých rozhodnutích pracovat s více informacemi, které získají z mnohem většího počtu aplikací než v minulosti. A zde vzniká problém informačního zahlcení - pracovníci ke své činnosti potřebují přistupovat k více informačním zdrojům, databázím a aplikacím a stráví mnohem více času získáváním informací než jejich samotným vyhodnocením a zpracováním.





Podnikový portál

Problém informačního zahlcení v podnicích je velmi podobný pohybu v informačním moři tvořeném sítí internet, a proto se vzorem pro podnikové portály staly internetové informační a vyhledávací portály. Podnikové portály se ale pohybují v poněkud odlišném prostředí - musí zajišťovat přístup nejen k informacím uloženým ve webových systémech, ale také k informačním bázím (Lotus Notes, MS Exchange, …), dokumentovým systémům (Stellent, Documentum, …) nebo relačním databázím. Zároveň, a to je jedna z výrazných odlišností podnikových portálů, musí zpřístupňovat vedle prostých informačních zdrojů také nejrůznější podnikové aplikace a informační systémy (SAP R/3, PeopleSoft, Siebel, …). To vše musí být zaštítěno odpovídajícím řešením bezpečnosti. Podnikový portál tak vedle personalizovaného přístupu k organizovaným informacím musí poskytovat ještě široké spektrum dalších funkcí a služeb sloužících ke zpřístupnění heterogenního IT prostředí podniku. Namátkou lze zmínit služby jednotného přihlášení a správy identity uživatelů nebo rozsáhlou oblast technologií pro podnikovou aplikační integraci a integraci podnikových procesů, které využívají portály pro zpřístupnění aplikačních balíků. Tyto požadavky na podnikový portál se pak odráží na použitých technologiích. Ilustrací může být podnikový portál jednoho z největších výrobců, který je dostupný na celkem 55 CD s instalacemi jednotlivých modulů portálu. Bohužel tato složitost podnikových portálů má negativní dopad na celkové náklady na vlastnictví podnikového portálu, a to jak v oblasti investic do software, tak zejména u nákladů na implementaci, rozvoj a údržbu portálového řešení.

Náklady a přínosy podnikového portálu
Co tedy očekávat od podnikových portálů po stránce jejich přínosů a nákladů? Především obtíže. A to jak na straně nákladů, ze kterých tvoří pevné položky (cena za software/hardware) pouze malou část, tak i v případě přínosů, které jsou obdobně nejisté a mohou se skládat z řady "měkkých" údajů. Obezřetnost je tedy namístě a při rozhodování o portálových projektech je nutné kombinovat více postupů včetně výpočtu návratnosti investice, cash flow, shody se strategií podniku nebo hodnocení čisté současné hodnoty.

Hardware portálového systému	$
Vývojové nástroje	$
Náklady na komunikační infrastrukturu	$-$$
Vlastní licence portálu (může obsahovat více modulů)	$$
Dodatečný software (například aplikační server, vyhledávací stroj, EAI, bezpečnostní infrastruktura, …)	$-$$$
Licence na obsah portálu	$-$$
Technická podpora	$

Tab. 1: Náklady na hardware a software, $ - nízké, $$ - sřední, $$$ - vysoké

Vývoj obsahu portálu	$$-$$$
Administrace portálu	$$$
Vývoj portálu – interní zdroje	$$
Obecná administrace (například databází, sítí, …)	$$$
Vývoj portálu – externí zdroje	$$
Školení	$$
Obchodní konzultace	$$$

Tab. 2: Náklady na služby, $ - nízké, $$ - sřední, $$$ - vysoké

Přínosy podnikových portálů
Jedním z prvních přínosů podnikových portálů je samozřejmě řešení problému, který stál u jejich vzniku - řešení informačního zahlcení. Podnikové portály zpřístupňují podnikové informace a aplikace personalizovanou a organizovanou formou. Uživatelé portálu vidí pouze ty informace a služby, které jsou relevantní k jejich organizační pozici, úkolu na kterém pracují a aktuálnímu kontextu (dalším zobrazeným informacím apod.). Pomocí těchto a dalších technik pomáhá portál svým uživatelům lépe se orientovat v podnikových informacích a tím zvyšuje jejich produktivitu. Neboli uživatelé portálu používají informace a o jejich vyhledávání se stará portál. Podnikový portál dále poskytuje jednotný přístupový bod ke všem podnikovým informačním zdrojům (informacím, databázím, aplikacím, …) a z tohoto konceptu vycházejí i jeho další přínosy. Jednotný bod přístupu umožňuje aplikovat jednotnou bezpečnostní politiku - ať jde o služby jednotného přihlášení (single sign-on), distribuovatelnou identitu uživatelů nebo o robustní auditovací systém. Dalším přínosem podnikových portálů je samotné sjednocení uživatelského rozhraní k heterogenním zdrojům v podniku a zajištění jednotného pohledu na podniková data, aplikace a procesy. Navíc jsou v portálu umístěné podnikové informace přístupné všem uživatelům v reálném čase a portál tak může pomoci eliminovat náklady spojené s chybami uživatelů nebo s jejich školením a informováním. Podnikové informační zdroje sjednocené v podnikovém portálu mohou být portálem zpřístupněny nejen přes "klasické" webové rozhraní, ale také z mobilních systémů, jako jsou PDA zařízení nebo mobilní telefony. Podnikový portál tak může efektivně zpřístupňovat podnikové informace skutečně odkudkoliv a rozšířit tak oblast dopadu podnikových informačních systémů i mimo podnik. Výsledkem je zvýšení produktivity "pracovníků první linie" (obchodníci, servisní pracovníci, …) nebo i objevení zcela nových produktů a služeb. Vedle sjednocení podnikových informačních zdrojů přispívá podnikový portál také k vyššímu pracovnímu výkonu jednotlivých zaměstnanců. Tím, že (všichni) uživatelé přistupují ke (všem) podnikovým informacím v portálu, může portál zajistit přímo komunikaci mezi uživateli. Pomocí portálu lze efektivně zavést správu znalostí v podniku a další podpůrné aplikace. Portál může pomoci v komunikaci mezi jednotlivými, i geograficky vzdálenými, pracovníky, nabídnout diskusní skupiny zaměřené na řešení specifických problémů, organizovat virtuální pracovní týmy či pomoci nalézt (a kontaktovat) experta v podniku na danou problematiku. To vše přispívá jednak ke snížení nákladů (na cestování, telefony, …), jednak ke zvýšení produktivity jednotlivých pracovníků. Podnikový portál tedy nabízí řadu rozličných přínosů, které ale může být velmi obtížné identifikovat a kvantifikovat. Přesto je ale nutné nalézt očekávané oblasti přínosů portálu, a podle těchto oblastí pak volit mix portálových služeb, které implikují použité portálové technologie, a tedy i potřebné investice do hardware a software.


Podnikový portál - architektura

Náklady na podnikové portály
Jaké jsou tedy náklady na podnikový portál? Odkud pocházejí a v jaké výši je lze očekávat? Nejjednodušší složkou ceny portálu jsou potřebné investice do hardware a softwarových licencí. Skladba software pro podnikový portál je pak předurčena náplní konkrétního portálu. Portál podporující mobilní uživatele potřebuje modul pro PDA zařízení a mobilní telefony, kdežto systém sloužící mimo jiné k on-line přístupu do systému pro řízení výroby SAP R/3 bude vyžadovat implementaci integračních adaptérů a dalších produktů pro podnikovou aplikační integraci. Další softwarové moduly portálu mohou obsahovat podporu jednotného přihlášení, workflow, správy dokumentů a další služby - zvolené (a zaplacené) vždy podle aktuálních potřeb portálového projektu. Studie společnosti META Group ale ukazuje, že jasně čitelné investice do portálového software tvoří pouhých 10-20 % celkových nákladů na vlastnictví portálu. Většina nákladů na portál je pak generována v oblasti prvotního a následného vývoje, údržby a administrace portálu. Tak jako se neustále mění IT prostředí podniku, vznikají nové aplikace a staré systémy zanikají, je stejně "živý" i vlastní portál, který není nikdy dokončen. Je nutné neustále do portálu přidávat nový obsah, zapojovat do něj nové databáze a právě tento následný vývoj a údržba tvoří hlavní složky celkových nákladů na vlastnictví portálu. Tento fakt je dále umocněn tím, že portálové technologie jsou stále nové a v této oblasti prakticky neexistují zavedené standardy. Normy Web services for remote portals (WSRP) a Java portlet specification (JSR 168) jsou sice po náročném schvalování na světě, ale zatím příliš krátkou dobu. Pro vývoj a úpravy podnikových portálů se tak musí vývojáři až na výjimky učit specifická rozhraní a programovací postupy, což dále prodlužuje a prodražuje portálové projekty. Pokud se podíváme na strukturu a poměr výše zmíněných nákladů, pak společnost META Group uvádí srovnání uvedené v tabulce 1 a 2.

Výsledky studie společnosti META Group tak poskytují i tipy na oblasti a přístupy, jak náklady na portálové projekty snížit, nebo alespoň udržet na uzdě.


Dynamika nákladů a přínosů

Cesty ke snížení nákladů na portál
Oblasti, kde lze snížit náklady na podnikový portál, lze rozdělit podle společnosti META Group do dvou skupin - na úspory dosažitelné při přípravě portálového projektu a na úspory při jeho (první) implementaci a následné údržbě a rozvoji.

Fáze plánování
Prvním doporučením je požadavek na jasnou a střízlivou vizi podnikového portálu, jeho funkcí, informací a služeb, které má poskytovat. Je vhodné stanovit rozsah požadované funkcionality a na jejím základě investovat pouze a jen do těch softwarových modulů, které budou skutečně využity. Pokud použijeme příklad podnikového portálu zmíněného výše, můžeme z 55 CD s nejrůznějšími produkty a technologiemi potřebovat pouze čtyři disky. Druhé doporučení zní: maximální využití stávajících systémů v podniku. Portál by si neměl vynucovat výměnu nebo úpravy exitujících aplikací a databází, má sloužit k jejich zpřístupnění, a nikoliv výměně. Proto by jedním ze základních požadavků na portálovou platformu měla být maximální otevřenost technologie a podpora existujících průmyslových standardů, jako je Java 2 Enterprise Edition (J2EE) nebo XML. Zatřetí je nutné vyhnout se následným změnám portálového projektu pomocí opatrného plánování, které zahrne všechny dotčené skupiny uživatelů portálu. Zde je značnou výhodou, pokud je dodavatel portálové technologie schopen nabídnout také vývojovou metodologii, která usnadní cestu k cíli. A závěrem je nutné chytře volit licenční modely portálového software. U vysokého počtu občasných portálových uživatelů je vhodné zvolit licenční model založený na počtu CPU serverů, kdežto v opačné situaci může být licencování podle vyjmenovaných/současných uživatelů portálu výhodnější. Také je nutné se předem informovat a zahrnout do kalkulací ceny různých přídavných modulů k portálu, které dodavatel software nabízí.

Fáze implementace
Při implementaci portálového projektu je prvním pravidlem pro snižování nákladů centralizace. Infrastruktura a běh podnikového portálu by měla být co nejvíce centralizována tak, aby došlo k minimalizaci nákladů na administraci jednotlivých modulů portálu (databází, aplikačních serverů, …). Druhé pravidlo snižování nákladů pak naopak zní: decentralizace. Je vhodné plnění, úpravy a administraci portálového obsahu co nejvíce delegovat na jednotlivé organizační jednotky podniku. Dojde tak k využití "nejlevnějších" pracovníků pro výkon jednotlivých činností spojených s každodenním životem portálu. Jinými slovy, k publikaci nové podnikové směrnice o čerpání dovolené není potřeba programátora se znalostmi J2EE, když stejnou činnost zvládne pracovník oddělení lidských zdrojů. Závěrečným doporučením pro snižování nákladů na podnikový portál při jeho běhu je zajištění metrik a zpětné vazby podnikového portálu. Stejně jako se mění informační prostředí podniku, mění se s ním i požadavky na portál. Proto je nutné, aby podnik měl k dispozici údaje o využívání podnikového portálu tak, aby mohl efektivně směřovat další investice do jeho rozvoje.

Autor článku, Jan Kotek, je product manažerem společnosti Sybase Software.