facebook LinkedIN LinkedIN - follow
IT SYSTEM 9/2003

Počítačová podpora systémů jakosti podle norem ISO řady 9000:2000

Jiří Jašek





Žádný systém managementu jakosti se v současné době již neobejde bez softwarové podpory. Jaká by ale měla moderní počítačová podpora být, aby uspokojila požadavky norem ISO řady 9000:2000? Tyto požadavky lze shrnout do následujících oblastí.

Procesní řízení
Nový procesní směr v organizování a řízení podniků vychází ze skutečnosti, že každý produkt (výrobek nebo služba) vzniká určitým sledem činností, tedy procesem. Procesní uspořádání snižuje potřebu řídící práce, protože pracovníci jsou organizováni mezi sebou a řešení řady situací je vyznačeno předem. Jsou stanoveny rozhodovací činnosti a pracovníci zodpovědní za jejich řešení. Všechny procesy ale musí tvořit kompaktní nepřerušenou procesní síť. Žádný proces nesmí mít konec, musí pokračovat dalším procesem, jinak by neměl smysl. Zavedení procesního řízení je v současné době nezbytným předpokladem pro použití progresivních metod řízení (včetně řízení jakosti) a neobejde se bez počítačové podpory.

Cíle jakosti
Dalším požadavkem, který vznikl s novou verzí norem řady ISO 9000:2000, je nový přístup k cílům jakosti, kde se stanoví, že " Vrcholové vedení musí zajistit, aby byly pro příslušné organizační jednotky a úrovně v organizaci stanoveny cíle jakosti ...". Z toho vyplývá, že již nestačí cíle pro organizaci jako celek, ale musí být rozvrženy do všech vnitřních útvarů organizace. A k tomu se nejlépe hodí metoda Balanced Scorecard, pochopitelně s počítačovou podporou. Pomocí několika jednoduchých ukazatelů výkonnosti nejdříve naplánuje a potom sleduje plnění cílů organizace. Je to tedy nástroj velmi vhodný pro stanovení a rozpracování cílů podle norem ISO 9000:2000.

Dokumentování
V systémech managementu podle norem ISO řady 9000 hraje důležitou roli dokumentace. Uvedené normy vyžadují dokumentování a zaznamenávání všech důležitých údajů, a přitom ještě řízeným způsobem. To znamená tak, aby nedošlo k žádné ztrátě údajů a také, aby ze všech údajů byly vyvozeny důsledky vedoucí ke zlepšení celé činnosti organizace.

Tyto požadavky však s sebou také přinášejí řadu obtíží a velkou administrativní náročnost. Rozbor této situace ukazuje, že řešení je možno hledat v několika směrech:

. Grafické zpracování dokumentů - protože vytváření grafiky je úspornější a mnohem rychlejší než vytváření textu a je také čitelnější a snáze pochopitelné pro uživatele.

. Databázové zpracování dokumentů - tzn. že jednotlivé části dokumentů nejsou ukládány do textových souborů, ale do databázových položek. Praktickým důsledkem je pak mnohem snadnější a variabilnější sestavování dokumentů pro různé skupiny uživatelů a také lepší možnost analyzování údajů obsažených v dokumentech.

. Použití jiných nosičů informací - a to nosičů elektronických místo papírových a z toho vyplývající snazší šíření dokumentů elektronickou cestou pomocí e-mailu a intranetu, místo dosavadních poslíčků vnitropodnikové pošty.

V moderním systému řízení je také třeba připustit různé typy dokumentů ukládaných v různých souborech (např. .doc, .xls, .mdb atd.). Dokumentace musí být efektivně spravována, tzn. že originál se musí vyskytovat jen na jediném místě a musí být odstraněno šíření papírové dokumentace v mnoha výtiscích a jeho obtížná správa.

Integrování
Počítač musí podporovat integraci jednotlivých prvků, minimálně systémů jakosti, životního prostředí a bezpečnosti, v budoucnu i ekonomiky. Zkrátka všech, na které lze aplikovat princip neustálého cyklického zlepšování. Současně se zaváděním výše uvedených systémů vzniká také potřeba jejich propojení a integrování. Je to dáno tím, že všechny jsou založeny na podobném principu neustálého zlepšování a k integrování přímo vybízejí. Přestože principy jsou stejné, byly mezinárodní normy pro jejich použití připravovány různými pracovními skupinami, a tím mají i rozdílnou strukturu.

Do integrace mohou být v budoucnu zařazeny další systémy, např. finanční a logistický, a tím může dojít k dalšímu sjednocení a úspoře pracnosti a nákladů. Při integraci je však třeba od počátku dodržet jistá pravidla o struktuře a postupu budování celku. Je také třeba zvolit správný okamžik jejího zahájení, zpravidla při větší přestavbě. Vhodným okamžikem je zavedení nebo transformace systému jakosti podle ISO 9001:2000.

Organizování
Zavedením procesního řízení podle ISO řady 9000:2000 vznikl nový problém. Protože nelze zcela vyloučit řízení funkční, vzniká potřeba existence obou soustav v jedné organizaci vedle sebe.

Procesní řízení (horizontální) musí být provázáno s řízením funkčním (hierarchickým, vertikálním), které v každé organizaci je. Funkční řízení sice v současnosti ustupuje do pozadí, ale nelze jej v praxi zanedbat. Prozatím se v organizování vnitřních činností podniků používá především funkční řízení vyjadřované pomocí organizačního schématu. Tento způsob řízení a organizování zachycuje jenom menší část pracovníků podniku tzv. pracovníky technicko-hospodářské, kteří tvoří jen asi 10-25 % osazenstva podniku. Vůbec v něm není uvažováno s pracovníky dělnických profesí, kteří tvoří většinu zaměstnanců a aktivně se podílejí na procesech. Tento stav se musí změnit.

Současná existence obou soustav však přináší také problémy, které je nutno řešit:

. Kolize v řízení a zodpovědnosti mezi vedoucími organizačních jednotek a správci (vlastníky) procesů.
. Problémy v podřízenosti pracovníků k vedoucím organizačních jednotek a ke správcům (vlastníkům) procesů.

Pokud tyto problémy nejsou zvládnuty, může procesní řízení místo očekávaného zlepšení přinést naopak zhoršení výkonu organizace. Řešení opět není možné bez využití výpočetní techniky.

Komunikace
Požadavkem je zajistit okamžitý přístup ke všem dokumentům a záznamům v systému jakosti, ať již vstupem do tabulek a databází nebo spuštěním specializovaných programů. Musí se zajistit přenos zpráv mezi pracovníky systému jakosti. V důsledku pokroku v komunikačních technologiích je také třeba zajistit komunikaci se vzdálenými pracovišti. Naprostá většina dokumentů a údajů je vytvářena elektronickou cestou na počítači a teprve následně vytištěna. Elektronická komunikace a dokumentace zdaleka není jen otázkou technickou, ale také organizační s ohledem na utajování zpráv.

Metasystém
Při rozsáhlém integrovaném systému řízení, jaký vyplývá z popsaných požadavků, je třeba vytvořit nad všemi prvky počítačové podpory nadřazený systém (metasystém), který musí propojit všechny informační systémy dříve zavedené, nastartovat odpovídající programy a být základnou pro další prvky, jako je sledování nákladů ABC, rozvržení a sledování cílů BSC a další analýzy.

Autor článku, Ing. Jiří Jašek, působí ve firmě ARIS, řídící systémy, která dodává Integrovaný systém řízení qARIS, jehož součástí je systém řízení jakosti.
Chcete získat časopis IT Systems s tímto a mnoha dalšími články z oblasti informačních systémů a řízení podnikové informatiky? Objednejte si předplatné nebo konkrétní vydání časopisu IT Systems z našeho archivu.


Inzerce

Fortinet představil první bezpečné síťové řešení s podporou Wi-Fi 7

FortiAP 441KNový přístupový bod Wi-Fi 7 a 10gigabitový switch s podporou napájení PoE nabízí 2x vyšší rychlost a zvýšenou kapacitu v rámci integrovaného portfolia bezpečných pevných a bez­drá­to­vých řešení společnosti Fortinet.